Case Cloetta

Mobiilisovellus tuo nopeutta ja laatua menekinedistäjien työhön

 

 

Cloettalla oli tarve saada keikkaa tekevien henkilöiden asiakaskohtaiset tekemiset automatisoituun raportointiin. Digia Ote-mobiilisovellus mahdollistaa nyt työajan ja tehtävien raportoinnin ja seurannan nopeasti ja helposti työlään lomakkeiden täyttämisen sijaan.

Hyödyt:

  • Digitaalinen raportointiratkaisu säästää aikaa ja manuaalista työtä.
  • Keikkatyöläisten työajan, tehtävien ja asiakastietojen seuraaminen on helpompaa.
  • Ratkaisu tukee työnlaatua ja asiakastyytyväisyyttä.
  • Käyttäjät voivat keskittyä olennaiseen työhön.
  • Menekinedistäjien työn kokonaiskuva pysyy digitaalisesti hallinnassa.


Palvelumme ja ratkaisumme:

Digialla oli ratkaisu, joka vastasi vaatimuksiimme hyvin pienellä räätälöinnillä. Yhteistyö on sujunut saumattomasti sekä käyttöönottoprojektin aikana että sen jälkeen.

Merja Kujala, järjestelmäasiantuntija, Cloetta

 

Mobiilisovellus tuo nopeutta ja laatua Cloettan menekinedistäjien työhön

Kukapa ei huokaisisi helpotuksesta, jos saisi vaihtaa paperilomakkeen täyttämisen tai excelin pyörityksen mobiilisovellukseen, joka hoitaa saman asian muutamalla painalluksella. Cloetta hankki digitaalisen raportointiratkaisun keikkatyöntekijöilleen, jotka vastaavat myymälöissä tuotteiden esillepanosta.

Digian Cloettalle toimittama Digia Ote-ratkaisu on mobiilisovellus, jonka avulla myymälöissä työskentelevät menekinedistäjät voivat kirjata ylös asiakaskäynteihin liittyvää tietoa.  Cloettan makeisten ja Karkkikadun irtokarkkien esillelaitosta sekä kampanjoiden rakentamisesta myymälöissä vastaa noin 70 vakituista menekinedistäjää. Heidän lisäkseen kentällä työskentelee saman verran ”keikkamenekeiksi” kutsuttuja tuuraajia ja kiireapulaisia.

Toisin kuin vakituiset työntekijät, keikkamenekit eivät käytä Cloettan tietojärjestelmiä. Uusi menekinedistäjien Digia Ote-mobiilisovellus hankittiin pääasiassa heitä varten.

”Ennen Digia Ote-ratkaisua keikkamenekit ilmoittivat tekemänsä työtunnit konttorille paperisilla tuntilapuilla, jotka HR käsitteli manuaalisesti palkanmaksua varten”, kertoo myyntijohtaja Oskari Vidman Cloettalta.

”Myöskään kuluja ei saatu allokoitua eri asiakkuuksille ja tuoteryhmille, koska meillä ei ollut ratkaisua myymäläkohtaisten käyntien kirjaamiseen.”

Cloettalla oli selkeä tarve sekä talouden, myynnin että henkilöstöhallinnon näkökulmasta saada keikkaa tekevien henkilöiden asiakaskohtaiset tekemiset automatisoituun raportointiin. Samalla voitiin yhtenäistää käytäntöjä siten, että kokonaiskuva pysyy hallinnassa.

Käyttäjien vaihtuvuus ei ole este

Keikkaa tekevien menekinedistäjien joukko vaihtuu tiuhaan ja Digia Ote-ratkaisulla on jatkuvasti uusia käyttäjiä. Tärkeä lähtökohta mobiiliratkaisulle olikin erittäin selkeä käyttöliittymä, jota kuka tahansa osaa käyttää saman tien. Sovellus toimii kaikilla päätelaitteilla.

”Ratkaisu ja käyttöliittymä ovat niin helppokäyttöisiä, että ohjetta ei käytännössä edes tarvita. Sovellus ohjaa tekemään asiat oikeassa järjestyksessä ja virheellinen käyttö on kyetty estämään tarkkaan harkitulla suunnittelulla”, sanoo Vidman.

”Sovellus on käytettävissä ilman aikaa vievää perehdyttämistä.”

Käyttäjä merkitsee sovellukseen asiakkaan tiedot, käytetyn työajan, päivän tehtävät ja muut tiedot käynnistä. Kirjaukset tehdään joko Cloettan tai Karkkikadun puolelle.

Cloettan palkkalistoilla olevien henkilöiden tiedot ylläpidetään yhtiön omassa CRM-järjestelmässä, josta on yhteys Digia Ote-ratkaisuun. Vuokrafirmat hallinnoivat omien työntekijöidensä tietoja itse suoraan ratkaisussa ylläpitoa varten tehdyllä web-lomakkeella.

Uusi menekinedistäjien Digia Ote-mobiilisovellus hankittiin pääasiassa keikkatyöntekijöitä varten.

Laatua ja ajansäästöä

Ensisijaisesti Cloettalla haluttiin saada myymälätehtävät jaettua eri asiakkuuksille ja tuoteryhmille ja siten seurata kustannusten kulurakennetta paremmin. Samalla Digia Ote-ratkaisu tukee yhtiön keskeisiä tavoitteita: parasta mahdollista työnlaatua, asiakastyytyväisyyttä ja oikea-aikaista myymälätäydennystä.

Oskari Vidman kertoo, että Cloettan alkuperäinen tavoite ei ollut saada massiivisia rahallisia säästöjä. Kuitenkin työaikaa ja vaivaa on säästynyt runsaasti sekä itse keikkatyöntekijöiltä että hallinnollisesta työstä.

”Keikkamenekkien aikaa säästyy, kun kirjaukset voidaan tehdä työpäivän aikana parilla klikkauksella erikseen täytettävän paperisen tuntilapun sijaan. Hallinnossa lomakkeita ei tarvitse enää manuaalisesti käsitellä ja myös henkilötietojen avaamisprosessi sujuu nopeammin”, Vidman selittää.

Menekinedistäjien mobiilisovelluksen myötä työajan seuraaminen ja kustannusten kohdistaminen onnistuvat helposti. Integrointi Cloettan CRM-järjestelmään mahdollistaa tietojen sujuvan välittymisen.

”On myös lämmittävää huomata käyttäjien hyvä fiilis”, sanoo järjestelmäasiantuntija Merja Kujala Cloettalta.

”Nyt he tuntevat olevansa tärkeä osa Cloettan organisaatiota.”

Joustavasti käyntiin

Loppukäyttäjät ovat kokeneet Digia Ote-ratkaisun alusta alkaen työtä helpottavaksi välineeksi eikä muutosvastarintaa ole ilmennyt keikkamenekkien tai toimistonhenkilöstön keskuudessa.

”Hanke etenimäärittelystä käyttöönottoon asti kiitettävän nopeasti ja joustavasti”, kiittää Merja Kujala.

”Digialla oli ratkaisu, joka vastasi vaatimuksiimme hyvin pienellä räätälöinnillä. Yhteistyö on sujunut saumattomasti sekä käyttöönottoprojektin aikana että sen jälkeen.”

Ratkaisu mahdollistaa tarvittaessa sujuvan jatkokehityksen. Jotain ideoita tulevasta Cloettalla jo on.

”Harkitsemme ainakin mahdollisuutta käyttää ratkaisua myös tilausten tekemisessä hyödyntämällä älypuhelimen kameraa EAN-koodien lukemisessa”, miettii Oskari Vidman.

Takaisin ylös