Case SOK

Työvuorojen tarjonta helpoksi ja tehokkaaksi




S-ryhmän työntekijöistä yli puolet työskentelee osa-aikaisesti. SOK halusi tehostaa työvuorosuunnittelua ja helpottaa esimiesten arkea. Digian Tempus -henkilöstönohjaus tarjosi helppokäyttöisen ratkaisun, joka huomioi myös TES-säännöt.

Hyödyt:

  • Vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
  • Helppokäyttöinen palvelu on aina ja kaikkialla käytettävissä.
  • Työvuoroon löytyy tekijä nopeasti ja kustannustehokkaasti.
  • Varmistaa työn tarjoamisvelvoitteen toteutumisen osa-aikaisille työntekijöille.
  • Tasa-arvoistaa viestintää ja sitouttaa työntekijöitä.
  • Edistää työvoiman liikkuvuutta ja oppimista yrityksen sisällä.


Palvelumme ja ratkaisumme:

Pyrimme henkilöstöyksikössä kehittämään esimiesten arkea helpottavia työkaluja, ja tässä olemme Tempuksen kanssa onnistuneet hyvin.

Anna-Kaisa Hakala, HR-asiantuntija, SOK Henkilöstöyksikkö



Työvuorojen tarjonta helpoksi ja tehokkaaksi

Helppokäyttöinen Digia Tempus helpottaa S-ryhmän työvuorosuunnittelua ja tarjoaa ajantasaisen näkymän työvuorotilanteeseen.

 

S-ryhmän työntekijöistä yli puolet työskentelee osa-aikaisesti. Esimerkiksi ruuhkahuippujen tasaamisessa halutaan käyttää oman talon tekijöitä, ja työntekijälle halutaan usein tarjota lisätyötunteja myös oman osuuskaupan muista yksiköistä. Työhön kutsumiseen on käytetty useita erilaisia menetelmiä: joissakin toimipaikoissa työntekijöille on tarjottu lisätyötä massatekstiviestein, toisaalla esimiehet ovat soittaneet tai lähettäneet viestejä omista puhelimistaan.

Tehokkuutta työvuorojen tarjontaan

S-ryhmä päätti tehostaa ja yhtenäistää menetelmiä työvuorojen tarjoamisessa. Digian Tempus henkilöstönohjaus tehostaa työhön kutsumista ja parantaa mahdollisuutta todentaa osa-aikaisten lisätyöntarjoamisvelvoitteen toteutumista.

Tempuksen käyttöönottovaiheessa kartoitetaan työntekijöiden osaaminen sekä kiinnostus työskennellä eri toimipisteissä. Työntekijät pääsevät näin työskentelemään useissa eri toimipaikoissa ja oppimaan uutta työn kautta.

Tempus on ollut käytössä S-ryhmässä syksystä 2010 alkaen.

Apua esimiehen arkeen

Digian Tempus -palvelun avulla esimiehet voivat tarjota työvuoroja sopiville työntekijöille helposti ja tehokkaasti. Kun esimies valitsee Tempuksessa työpisteen ja tarjottavan vuoron ajankohdan, Tempus etsii automaattisesti ne työntekijät, jotka ovat kiinnostuneita työskentelemään kyseisessä työpisteessä, joilla on tehtävään tarvittavaa osaamista ja jotka ovat juuri silloin käytettävissä. Työtarjoukset pystytään näin kohdentamaan juuri niille työntekijöille, jotka voisivat ottaa vuoron vastaan.

Esimies voi määritellä työvuoron edellyttämään osaamisen lisäksi työsopimustyyppejä, joiden perusteella lista sopivista työntekijöistä tarkentuu. Tempus tarkistaa myös TES-sääntöjen sekä suunnittelujaksojen tai tasoittumisjaksojen tunnit ja ilmoittaa, mikäli esimerkiksi lyhyt vuorokausilepo uhkaa jollain työntekijällä jäädä liian lyhyeksi.

Tempus lähettää työtarjouksen työntekijöille tekstiviestillä. Viesti on määrämuotoinen, mutta esimies voi liittää siihen myös oman viestinsä. Viestissä on ohjeet työvuoron hyväksymiseen joko tekstiviestillä tai web-linkin avulla, joten viestiin voi vastata myös tilanteessa, jossa puhelimeen vastaaminen ei onnistu.

Kun esimies on valinnut sopivat työntekijät, lähetetään vuoron saaneille työntekijöille vahvistus. Muut vuorosta kiinnostuneet työntekijät saavat tekstiviestillä tiedon siitä, etteivät tulleet valituksi.

Tempuksen avulla esimiehet voivat tarjota työvuoroja sopiville työntekijöille helposti ja tehokkaasti.

Ajantasaista tietoa henkilöstöstä integraation avulla

Tempus on integroitu Digia iSuiten avulla S-ryhmän käyttämään työvuorosuunnittelujärjestelmään. Siitä tuodaan Tempukseen ajantasainen tieto työntekijöistä ja työvuoroista. Vastaavasti esimiehen vahvistaessa työvuoron työntekijälle Tempuksessa, siirtyy vahvistettu vuoro suoraan työvuorosuunnittelujärjestelmään. Esimiehen ei siis tarvitse tehdä samaa työtä kahdesti. Myös virheiden mahdollisuus pienenee olennaisesti.

Tempuksen avulla voidaan myös lähettää yleisiä tekstiviestejä kaikille järjestelmässä mukana oleville henkilöille.

”Olemme panostaneet Tempuksessa helppokäyttöisyyteen, esimerkiksi tekemällä S-ryhmän kanssa käyttäjätutkimuksia, jotka nyt kantavat hedelmää. Helppokäyttöisyys tuo mukanaan myös tehokkuuden”, kertoo Janne Ojala Digiasta.

Tempus tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä automatisoimalla lisätyön tarjoamisen.

”Esimiesten ei tarvitse enää tutkia erikseen työvuorosuunnittelujärjestelmää ja sen perusteella pohtia kenelle vuoroja voitaisiin tarjota, sillä Tempus tekee tämän kaiken esimiehen puolesta”, Ojala lisää.

Kiitosta helppokäyttöisyydestä

Tempusta käytetään web-selaimella, jolloin esimiehet voivat käyttää palvelua mistä ja milloin vain. Tempuksen raportointi antaa hyvän näkyvyyden tehtyihin työtarjouksiin ja vahvistettuihin työvuoroihin. Tasapuolisuuskin paranee, kun työtarjous voidaan lähettää useille henkilöille yhtä aikaa.

”Pyrimme henkilöstöyksikössä kehittämään esimiesten arkea helpottavia työkaluja, ja tässä olemme Tempuksen kanssa onnistuneet hyvin”, kertoo HR-asiantuntija Anna-Kaisa Hakala SOK Henkilöstöyksiköstä.

Järjestelmän helppokäyttöisyys oli tärkeää alusta alkaen, ja siitä Tempus onkin saanut esimiehiltä kiitosta.

”Myös työvuorotietojen siirtyminen automaattisesti työvuorosuunnittelujärjestelmään on tehostanut esimiesten ajankäyttöä selvästi”, Hakala kiittelee.

Takaisin ylös