Henkilöstönohjaus

Modernilla työvuorosuunnittelulla hyvinvointia ja tehokkuutta

 

Toimivalla henkilöstönohjauksella varmistat, että organisaatiossasi on oikea määrä henkilö-kuntaa oikeaan aikaan oikeassa paikassa tekemässä oikeita asioita.

WFM (Work Force Management) -järjestelmät mahdollistavat faktoihin perustuvan henkilöstösuunnittelun. Erilaisiin tietojärjestelmiin ja arkistoihin tallentuu yrityksissä valtava määrä tietoa esimerkiksi asiakkaiden käyttäytymisestä, koneiden ja resurssien käytöstä sekä markkinointikampanjoista. Historiatiedon lisäksi käytössä on tilauskanta ja tulevaisuuden suunnitelmat. 

Samaa tietoa, jota käytetään tuotannon ja toiminnan suunnittelussa, voidaan käyttää myös henkilöstön määrän ja osaamisen suunnittelussa. Älykkäästä henkilöstönsuunnittelusta hyötyvät niin työnantaja kuin työntekijä.

Työvuorosuunnittelun automatisointi ei siis tarkoita säästöjä työntekijän kustannuksella. Päinvastoin. Tasapuolisen ja läpinäkyvän työvuorosuunnittelun edut ovat kiistattomat – eikä varmasti kellään ole mitään sitä vastaan, että samalla tuottamaton työ vähenee.


Modernin työvuorosuunnittelun hyödyt

Tehokkuuden kannalta olennaista on toimia tarvelähtöisesti. Työtä suunnitellessa on tärkeää tunnistaa, mikä organisaatiossa aiheuttaa työtä. Näin voidaan ennustaa työmäärän vaihtelua eri ajanhetkinä. Tällöin työvuorot voidaan suunnitella ennustetun tarpeen pohjalta. Tasoittumisjaksoa hyödyntämällä vuoroja voidaan painottaa ison työmäärän päiville. Hiljaisemmille ajankohdille taas voidaan käyttää vuoroja vähemmän. Samoin työvuorojen vapaalla ajoittamisella työpäivän sisällä voidaan varmistaa, että vuorot vastaavat asiakaspaineen hetkiä. Suurin osa hyödyistä saadaan huomioimalla riittävän pitkä ajanjakso ja hyödyntämällä sen tuomat mahdollisuudet.

Keskitetty työvuorosuunnittelu tekee työvuorosuunnitelmista tasaisia. Hajautetussa työvuorosuunnittelussa jokainen esimies tekee omalla tasollaan (ehtimisellä, osaamisella ja mielenkiinnolla) vuorosuunnitelmia, jolloin erot eri yksiköiden välillä voivat olla suuria. Työntekijöiden käytettävyydet huomioidaan raportoidun mukaan, ja myös vuorotoiveet toteutuvat enemmän sen mukaisesti, mikä suunnitelman kannalta onnistuu. Lisäksi läpinäkyvyys paranee, kun samat yrityksen määrittelemät säännöt pätevät kaikille.



Historia- ja ennustedatan hyödyntäminen

Työvoimatarve perustuu todelliseen tietoon • Tarve on ennustettavissa jopa 12 kk etukäteen • Tarkkuus ja ennakoitavuus paranevat huomattavasti • Parantaa suunnittelun laatua tasaisesti joka puolella organisaatiota

Automatiikka

Vähentää työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa jopa 90 % • Vähentää inhimillisiä virheitä • Mahdollistaa TES:n noudattamisen aukottomasti • Tasaa ylityöt • On ehdottoman tasavertainen • Mahdollisuus simuloida erilaisten henkilöstörakenteiden ja sopimusmallien budjetäärisiä vaikutuksia

Läpinäkyvyys

Työvuorosuunnittelun periaatteet saadaan ymmärrettäviksi ja läpinäkyviksi läpi organisaation • Työvuorojen tasavertainen suunnittelu ja toteuttaminen on helposti nähtävissä suoraan järjestelmästä • Työntekijä voi itse vaikuttaa työvuorosuunnitelmaansa itsepalveluportaalin työvuorotoiveiden kautta


Hyvän työvuorosuunnittelun periaatteet


Onnistunut modernin työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönottoprojekti alkaa aina huolellisella valmistelulla, jossa yhdessä asiakkaan kanssa määritellään kyseisen yrityksen hyvän työvuorosuunnittelun periaatteet:

1. Mikä on toivottu lopputulos, ja mitä halutaan optimoida?

Optimoidaanko kuluja? Asiakaspalvelua? Työhyvinvointia? Järjestelmä toteuttaa juuri niitä tavoitteita, joita sille asetetaan. Projektin onnistuminen on käytännössä mahdotonta, mikäli toivottu lopputulos ei ole selvillä tai siitä on monta erilaista näkemystä eri puolilla organisaatiota.

2. Mitä tietoa toivotun lopputuloksen saavuttamiseen on käytettävissä?

Esimerkiksi suurimmat kustannussäästöt muodostuvat, kun työvuorot suunnitellaan niin, että paikalla on aina juuri oikea määrä ihmisiä – ei liikaa eikä liian vähän. Työvoiman tarve on ennustettavissa hyödyntämällä esimerkiksi historiatietoa ruuhkapiikeistä.

3. Miten työvuorot jaetaan, ja mitkä ovat työntekijän vaikutusmahdollisuudet?

Työntekijät esittävät nykyään työvuorotoiveitaan usein sanallisesti, lippulapuilla tai sähköpostitse, ja toiveiden toteutumisesta sovitaan paikallisesti ja tapauskohtaisesti. Tämä on työlästä, ja läpinäkyvyyden puuttuessa tasapuolisuutta on vaikea todentaa. Modernit järjestelmät antavat mahdollisuuden tasapuoliseen autonomiseen ja ergonomiseen työvuorosuunnitteluun. Näillä ominaisuuksilla on mahdollista saada huomattavaa parannusta työhyvinvointiin.

4. Miten kaikki tapahtuu käytännössä?

Kun periaatteet ovat selvillä ja niistä vallitsee vahva konsensus, voidaan ne dokumentoida ja viestiä. Tässä vaiheessa esitetään selkeästi uuden toimintatavan hyödyt yritykselle, työntekijälle ja yrityksen asiakkaille. Kun kaikki ovat ymmärtäneet periaatteet ja niistä vallitsee konsensus, vältytään pettymyksiltä.


Digia - Henkilöstönohjauksen ammattilainen 

 

Meillä Digialla on yli 15 vuoden kokemus työvuorosuunnittelusta. Olemme panostaneet johdonmukaisesti alueen tuotekehitykseen ja tuotteen helppokäyttöisyyteen hyväksikäyttäen moderneja teknologioita.

Tempus Work Force Management (WFM) on tuoteperhe henkilöstönohjauksen tarpeisiin. Tuoteperheessä on kuusi oivaa moduulia, jotka kaikki toimivat yhdessä tai erikseen. Juuri, kuten tarvitset. Tempus WFM tuo uusimman teknologian avuksesi henkilöstön johtamiseen ja lisää henkilöstön tyytyväisyyttä.

Lue lisää Tempus-tuotteesta  



Takaisin ylös