Case E. Ahlström

Joustava kokonaisuuden hallinta pitää tukkualan toimijan ajan hermolla

 

 



Kattaus- ja keittiötarvikkeiden ja sisustusratkaisujen toimittaja ja maahantuoja E. Ahlström uudisti toiminnanohjausjärjestelmänsä. Kiivastahtiselle tukkualalle tarvitaan jouheva ja muuntautumiskykyinen ERP, johon voidaan integroida tarvittavia lisäpalveluita. E. Ahlström päätyi Digia Enterprise -järjestelmään muun muassa sen monipuolisuuden vuoksi.

Hyödyt:

  • Tiedot toimitusketjuista ovat ajantasaisesti kaikkien nähtävillä samassa paikassa.
  • Nykyaikainen ERP mahdollistaa liiketoiminnan kehityksen ja kasvun.
  • Järjestelmään saadaan liitettyä lisäominaisuuksia tarpeen mukaan.


Palvelumme ja ratkaisumme:

Digialla oli ammattitaitoinen projektipäällikkö, joka pystyi ratkaisemaan ongelmia ja tekemään kokonaisuutta meidän näköisesti. Kaikin puolin tuntui, että projekti oli hyvin resursoitu ja tukea oli koko ajan saatavilla.

Petri Nupponen, toimitusjohtaja, E. Ahlström Oy



Joustava kokonaisuuden hallinta pitää tukkualan toimijan ajan hermolla

Tukkukaupalta vaaditaan nopeaa reagointia muuttuviin markkinoihin ja kykyä vastata hyvinkin erilaisten asiakkaiden tarpeisiin. E. Ahlström valitsi uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäkseen monipuolisen ja joustavan Digia Enterprisen, joka mahdollistaa kokonaisuuden hallinnan ja jatkuvan kehityksen.

E. Ahlström Oy on yli satavuotias suomalainen maahantuoja ja tukkuliike, joka on erikoistunut kattaus- ja keittiötarvikkeiden ja sisustusratkaisujen toimittamiseen. Asiakaskunta koostuu monenlaisista kahvila-, ravintola- ja majoitusalan toimijoista sekä kunnallisista ammattikeittiöistä. Henkilökuntaa yrityksellä on lähes 50 ja lisäksi pieni Baltian myyntiorganisaatio Tallinnassa.

Kun tukkuliikkeen aiempi, pari vuosikymmentä palvellut toiminnanohjausjärjestelmä tuli elinkaarensa päähän, oli selvää, että tarvitaan kokonaan uusi järjestelmä tukemaan liiketoiminnan kasvua. Digian Enterprise vakuutti E. Ahlströmin monipuolisuudellaan. Tällä hetkellä yrityksen koko henkilökunta käyttää uutta järjestelmää kaupallisissa toiminnoissa, kuten myynninhallinnassa, varastonohjauksessa, asiakashallinnassa, hankinnassa ja laskutuksessa.

Näkymä kaikkeen tietoon

”Uusi ERP on tuonut meille valtavasti tiedon yhteneväisyyttä ja ajantasaisuutta”, kertoo toimitusjohtaja Petri Nupponen.

”Kaikki näkevät koko toimitusketjun, esimerkiksi missä tavara on, milloin se on tulossa ja mitä on lähtenyt asiakkaalle. Kommunikointi on paljon helpompaa meidän ja asiakkaan välillä.”

Aiemmin tiedot tapahtumista olivat eri toimintojen omistuksessa, jolloin kokonaisnäkymä jäi puuttumaan ja tieto oli vaikeammin saatavilla.

”Nykyinen järjestelmä mahdollistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden. Tämä on meille tärkeää jo yrityksen arvojenkin kannalta”, sanoo Nupponen.

”Haluamme olla avoimia sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden ja tavarantoimittajien suuntaan. Kykenemme ennakoimaan tilanteita ja reagoimaan niihin nopeasti.”

Uuden opettelu vie oman aikansa, joten järjestelmän vaikutus tehokkuuteen on mitattavissa vasta myöhemmin. Nupposen mukaan jo nyt voidaan kuitenkin sanoa, että esimerkiksi varaston läpivirtaus on parantunut.

”Mietimme koko logistiikkaprosessin uusiksi. Saamme nyt samalla porukalla suoritettua enemmän asioita ja tuotteet saadaan nopeammin asiakkaalle.”

Digia Enterprise -järjestelmään on integroitu useita lisäominaisuuksia.

Ajan ilmiöt tuovat vauhtia tukkukauppaan

Petri Nupposen mukaan yksilöllistyminen ja valikoimien moninaistuminen näkyvät selvänä ilmiönä sekä tukkukaupassa että ravintola-alalla.

”Aiemmin valikoimat uudistuivat hitaammassa syklissä. Nykyään vauhti kiihtyy, uusia tuotteita tulee jatkuvasti ja vanhoja poistuu. Syklin kiihtyminen ja sirpaloituminen on suuri haaste tukkukaupassa”, sanoo Nupponen.

Ravintola-alalla nousee tiheästi erilaisia teemoja, joita monet pyrkivät kopioimaan. Kun esimerkiksi aasialaisesta kulhosyömisestä tuli hitti, kulhoja halusivat tuotteilleen tavallisetkin ravintolat. Astiatoimittajan täytyy pysyä valppaana ja etsiä parhaat vaihtoehdot eri asiakkaille.

”Asiakkailla on paljon tietoa käytössään ja vaatimustaso toimijoita kohtaan kasvaa jatkuvasti. Meidän pitää pystyä vastaamaan huutoon ja pitää valikoimamme ajanmukaisena.”

”Tietojärjestelmä antaa tukea siihen, että saamme pidettyä palvelun asiakaslähtöisenä. Tuotevalikoiman kustomoinnilla ja tilauskanavien hallinnalla on suuri merkitys.”

Hyvä ERP joustaa kasvun mukana

Toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen on aina mittava hanke ja sitä se oli myös E. Ahlströmille. Projektia ohjaamaan palkattiin ulkopuolinen it-projektipäällikkö, jolla on osaamista vastaavien hankkeiden läpiviennistä.

”Halusimme tehdä asiat kerralla hyvin”, kertoo Petri Nupponen. ”Tavoitteena oli muuttaa prosessit paremmiksi ja ottaa vastaan kaikki tarjolla oleva kehityksen mahdollisuus.”

Henkilöstö haluttiin sitouttaa hyvin projektiin; joka osastolta otettiin tekijöitä mukaan määrittelyvaiheeseen ja prosessiin.

”Tämä on iso ja pelottavakin muutos organisaatiolle. Määrittelytyöhön ja käytön tukemiseen kannattaa panostaa”, miettii Nupponen.

Keväällä 2018 käyttöönotetun ERP:n peruskäyttö sujuu jo mallikkaasti, jatkossa on tarkoitus omaksua myös edistyneempiä toimintoja.

Digia Enterprise -järjestelmään on integroitu useita lisäominaisuuksia, esimerkiksi varaston mobiiliratkaisu Digia Ote, Qlik Sense -analytiikka ja johtamisratkaisu, BarTender-tarratulostusratkaisu, Unifaun-kuljetusliike-sanomavälitysratkaisu sekä Expak-myynnin ennustamisen ratkaisu. Hyvin palveleva verkkokauppa säilyi entisellä alustallaan ja se integroitiin saumattomasti Digia Enterpriseen.

Yhteistyö Digian kanssa saa Nupposelta kiitosta.

”Projekti sujui loistavasti. Digialla oli ammattitaitoinen projektipäällikkö, joka pystyi ratkaisemaan ongelmia ja tekemään kokonaisuutta meidän näköisesti. Kaikin puolin tuntui, että projekti oli hyvin resursoitu ja tukea oli koko ajan saatavilla.”

”Uskomme, että tällä järjestelmällä pystymme kehittämään organisaatiota ja liiketoimintaamme. Osaavalla porukallamme ja hyvillä välineillä saamme tarjota asiakkaille jatkossakin arvokkaita palveluita.”

Takaisin ylös