CASE KAJAANIN AMMATTIKORKEAKOULU

Robotti Ruttunen on tuonut valtavasti ajansäästöä ja vapauttanut aikaa mielekkääseen asiantuntija- ja asiakastyöhön

 

Kajaanin ammattikorkeakoulu on tehnyt yhteistyötä Digian kanssa ohjelmistorobotiikan kouluttamisessa. Taloushallintoon suuntautuneet tradenomiopiskelijat ovat tutustuneet ohjelmistorobotiikkaan ja sen mahdollistamiin ratkaisuihin liiketoiminnan tukemisessa ja kehittämisessä. Opiskelijat ovat päässeet myös harjoittelemaan robotiikkatyökalun käyttöä ja robottitehtävien määrittelyä.

Robottihanke pähkinänkuoressa  

Projektiasiantuntija Tuula Haverinen kertoo osallistuneensa syksyllä 2019 yhteiseen aamukahvitilaisuuteen, jossa näytetty demo avasi silmät ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksille ja herätti kiinnostuksen robottikollegasta projektihallinnon töissä.

Digia Oyj osti robotiikkaratkaisuja toimittavan MOST Digital Oy:n keväällä 2022.
Lue uutinen yrityskaupasta >>

Palkkakohdennukset tehtiin aiemmin kahden kuukauden välein, työhön kului keskimäärin kuusi päivää. Nyt Robotti Ruttunen hoitaa palkkakohdennukset kuukausittain ja aikaa kuluu noin seitsemän minuuttia.
Tuula Haverinen, projektiasiantuntija, Kajaanin ammattikorkeakoulu

Mekaaninen työ – mekaaninen työntekijä?‚Äč

Kajaanin ammattikorkeakoulun projektihallinnon puolella on jatkuvasti käynnissä noin 70–80 projektia, joiden parissa työskentelee yhteensä jopa 250 ihmistä. Suurin osa väestä tekee projektitehtäviä osa-aikaisesti muiden töiden ohella, joten palkat täytyy kohdentaa oikeille kustannuspaikoille erikseen tehtävien palkkakohdennusten avulla.

”Palkkakohdennusten teko on ollut aikaa vievää ja puuduttavaa, mutta talouden kannalta hirmuisen tärkeää. Projektitoiminnan osuus koko ammattikorkeakoulun liikevaihdosta on noin 25 %, joten tuloksen ennustamisen kannalta palkkakohdennuksilla on iso merkitys. Tämä on meillä keskeinen prosessi, johon Robotti Ruttunen haluttiin avuksi”, projektiasiantuntija Tuula Haverinen kertoo.

Prosessikuvauksen avulla vauhtiin

Korkeakouluopiskelijat pääsivät alkuvaiheessa osallistumaan robottitehtävän määrittelyyn, mutta hanke jäi vielä odottamaan uuden palkkahallinnon ohjelmiston käyttöönottoa. Varsinainen määrittelytyö Digian kanssa aloitettiin helmikuussa 2021 ja yhteisiä määrittelypalavereja pidettiin kerran viikossa.

Palkkakohdennuksista tehtiin yksityiskohtainen prosessikaavio ja kuva, jossa selkeytettiin prosessiin sisältyviä työvaiheita. ”Suosittelen piirtämään prosessista kuvan heti alkuvaiheessa, se selkeyttää ja helpottaa määrittelytyötä huomattavasti. Määrittelypalaverit on hyvä olla vähintään kerran viikossa, niin ei unohdu, mihin viimeksi jäätiin”, Tuula Haverinen vinkkaa.

Robotti Ruttunen tuli taloon

Robotti Ruttunen aloitti työnsä huhtikuussa 2021. Projektitalousvastaavat tekivät palkkakohdennuksia aiemmin kahden kuukauden välein, ja työhön kului heiltä keskimäärin kuusi työpäivää. Nyt Robotti Ruttunen hoitaa palkkakohdennukset kuukausittain ja aikaa kuluu noin seitsemän minuuttia.

Projektitalousvastaavat tarkistavat tausta-aineiston ja projektien tiedot, mutta varsinaiset palkkakohdennukset robotti hoitaa itsenäisesti. Käytännössä Robotti Ruttunen lukee projektien perustiedot ja tuntikirjausluettelon, jonka jälkeen robotti käy läpi työntekijöiden kokonaistyöajan ja hankekohtaiset osuudet. Robotti täyttää projekteille palkkasiirtotiedostot ja lopuksi siirtää tiedot ostolaskujärjestelmään.

Mikäli joitain yksittäisiä palkkakohdennuksia halutaan tehdä käsin, ne voidaan laittaa ohituslistalle. Robotin toimintaa voi ohjata Excel-muotoisen ohjaustiedoston avulla ilman, että robottiin tarvitsee tehdä muutoksia. Tämä tekee robotin hallinnoimisesta joustavaa ja helppoa.

Robotti Ruttunen pähkinänkuoressa

  • Työtehtävä: Palkkakohdennusten automatisointi
  • Työaika: Kerran kuukaudessa
  • Tekniset avainsanat:
    • OIVA
    • Open RPA
    • Python
    • RaaS (Robotics as a Service)
  • Projektiaika (viikoissa): 7
  • ROI (investoinnin takaisinmaksuaika kuukausissa): 10–11

 

Uusi kollega – hitti vai huti?

Robotti Ruttunen on tuonut projektihallintoon valtavasti ajansäästöä ja vapauttanut projektitalousvastaavien aikaa mielekkääseen asiantuntija- ja asiakastyöhön. Nykyisen he ehtivät käydä projektipäälliköiden kanssa läpi erilaisia rahoitusmalleja ja toimintatapoja, joille ei ole aiemmin ollut aikaa. Työpaine on helpottanut ja palkat saadaan kohdennettua taloushallintoon oikeille projekteille joka kuukausi. Tuula Haverisen laskelmien mukaan robotti-investointi maksaa itsensä takaisin 10–11 kuukauden aikana.

Kajaanin ammattikorkeakoulun henkilökunnalla on ollut alusta asti myönteinen ja ennakkoluuloton asenne työn kehittämiseen, joten myös robottikollega sai heti positiivisen vastaanoton:

”Tämä on ollut tosi mukava matka. Sillä on iso merkitys, että Digian kanssa on ollut niin helppo tehdä töitä ja he ovat saaneet loistavasti kiinni niistä ajatuksista, mitä meillä on ollut. Robotti toteutui sovitulla aikataululla ja homma oli hyvin hallussa”, Tuula Haverinen kiittelee.

Ruttunen uraputkessa

Robotti Ruttuselle on jo suunniteltu projektihallinnossa uusia työtehtäviä. Yksi mahdollinen robotisointikohde on projektin tulojen jaksotus. Projektikustannuksille haetaan tukea ulkopuolisilta rahoittajilta tavallisesti neljän kuukauden välein, joten budjetointia helpottaisi, jos haettuja tukia jaksotettaisiin ja kohdennettaisiin kuukausitasolla. Tulevaisuudessa myös tämä työ on mahdollista siirtää Robotti Ruttusen hoidettavaksi.

Kajaanin ammattikorkeakoulun robottihanke pähkinänkuoressa


Tarve:
Palkkakohdennusten automatisointi.

Kuvaus tehtävästä:
Robotti Ruttunen lukee projektien perustiedot ja tuntikirjausluettelon, käy läpi työntekijöiden kokonaistyöajan ja hankekohtaiset osuudet, täyttää projekteille palkkasiirtotiedostot ja lopuksi siirtää tiedot ostolaskujärjestelmään.

Tavoite:
Tavoitteena on vapauttaa työntekijöiden työaikaa manuaalitöiltä mielekkäämpään asiantuntija- ja asiakastyöhön. Automatisoida palkkakohdennukset, jotta palkat kohdistuvat taloushallinnossa joka kuukausi oikeille projekteille.