Tilannejohtamisen tärkeimpiä työkaluja ovat tieto ja tiedottaminen. Kokeilimme, kuinka nopeasti voimme tuottaa toimivan nopean tiedottamisen ja tiedonkeruun hallinnan avuksi mobiilialustan hyödyntämällä Microsoft Power Platform Canvas App:a.
Nykypäivänä liiketoiminta operoi hyvin verkottuneessa ympäristössä, jonka luonnetta voi kuvata parhaiten nopeasti muuttuvana. Muutos on uusi vakio ja nopean reagointi- ja sopeutumiskyvyn omaavat yritykset sopeutuvat parhaiten. Muutos ei aina valitettavasti ole hyvä ja aina toisinaan meidän ja organisaatioidemme eteen tulee tilanteita, joissa meidän tulee toimia mahdollisimman nopeasti vahingon minimoimiseksi ja itsemme sekä muiden suojelemiseksi. Tämän kaltaisissa tilanteissa tilannejohtamisen taito korostuu.
Tilannejohtamisen tärkeimpiä työkaluja on taas tieto ja tiedottaminen. Haasteensa tähän tuo myös nykyaikana yllättävissä tilanteissa tapahtuva räjähdysmäinen tietomäärän kasvu somepöhinän, uutistulvan ja tornihuhujen muodossa. Tietomäärän räjähdysmäinen kasvu vaikeuttaa tilanteiden hahmottamista, fokusointia ja oman henkilöstön toiminnan tukemista.
Oikea-aikaisen ja oikean tiedon avulla voimme.:
Yksi kätevimmistä tavoista kerätä ja jakaa tietoa ovat mobiilisovellukset. Ne kulkevat mukanamme joka paikkaan ja ovat käytännössä ulottuvillamme 24/7. Tämän vuoksi organisaation henkilöstölle on parasta jakaa tietoa nimenomaan mobiilisovelluksen kautta, jonne tiedon puskeminen ja josta tiedon hakeminen on vaivatonta, helppoa ja keskitettyä.
Klassinen mobiilisovellusten kehitys tuottaa hienoja ja monipuolisia kokonaisuuksia, joiden avulla voidaan palvella asiakkaita ja tuottaa hienoja kokemuksia. Niiden varjopuolena on kuitenkin yllätystilanteen näkökulmasta pitkään kestävä kehitys- ja tuotantoonvientivaihe. Tämän vuoksi halusimme Digialla kokeilla kuinka nopeasti voimme tuottaa toimivan nopean tiedottamisen ja tiedonkeruun hallinnan mobiilialustan hyödyntämällä Microsoft Power Platform Canvas App:a. Haluan vielä korostaa, että kyseessä on demoratkaisu Power Platform -alustan kyvykkyydestä eikä varsinainen tuote tai Digian sisäinen työkalu.
Tarpeeksi määrittelimme nopean poikkeustilanteen tiedottamisen ja tiedonkeruun hallinnan. Esimerkkitapaukseksi valitsimme tämänhetkisen valitettavan tilanteen, koska se kuvastaa vahvasti poikkeustilanteen luonnetta. Käyttötapauksia voisivat toki olla myös mikä tahansa muu poikkeustilanne kuten kyberhyökkäys, luonnonmullistus tai jopa positiivinen tapahtuma kuten vaikkapa firman juhlat tai kahden yrityksen välinen fuusio.
Toiminnollisuus vaatimuksiksi tuli näin ollen.
Nämä toiminnallisuudet taas tarkoittavat, että meidän pitäisi pystyä keräämään tietoa henkilöstöltä, viranomaislähteistä ja organisaation omista tiedotuskanavista, sekä jakamaan tietoa henkilöstölle samalla reaaliaikaisesti ja selkeästi.
Toteutusalustaksi valitsimme Power Platformin, jonka päälle rakennettiin Canvas App -sovellus, jonka nimeksi valittiin Shared Care (Kuva 1). Toteuttajaksi valittiin Iiro Siirilä, joka on yksi Digian lahjakkaista Power Platform -osaajista. Aikamääreeksi asetimme yhden työpäivän, jonka aikana sovellus piti toteuttaa ja jalkauttaa sidoshenkilöille. Demoaiheen valinnan vuoksi tietolähteeksi valikoituivat organisaation oma tiedotuskanava, henkilöstön raportointiin perustuva tieto, THL:n uutisointi ja omaolo.fi -tukisivusto. Kuvassa 2 on havainnollistettu ratkaisun arkkitehtuuri.
Virallisen uutisoinnin saatavuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi kytkimme THL-uutisoinnin RSS-syöttöä käyttämällä. RSS-syötön avulla alustalle voidaan tuoda julkaistut uutiset ajantasaisesti listana (Kuva 3), mistä käyttäjä voi valita haluamansa uutisen ja siirtyä tämän uutisen lukemiseen RSS-syötön lähteen sivuille. Näin voidaan varmistaa automaattisesti päivittyvä ja ajantasainen tiedonkulku halutulta verkkosivulta tai blogilta. Virallisten uutislähteiden lisäksi halusimme lisätä linkit kahteen aiheen kannalta olennaiseen sivuun.
Lisäsimme sovellukseen käyttäjien tilanteen raportoinnin mahdollisuuden tiedon syöttämisen kautta. Tämän avulla käyttäjät voivat raportoida oman tilanteensa alaosassa olevien nappien kautta. Syöttö on tehty mahdollisimman helpoksi, jotta käyttäjä voi hyvin yksinkertaisella tavalla kertoa onko hän "Sairaana", "Läsnä toimistolla" vai "etätöissä" (Kuva 4). Tieto voidaan tallentaa haluttuun tietovarastoon esimerkiksi CDS:ään tai SharePointtiin, josta tietoa voidaan myöhemmin louhia raportointia varten. Nappien yläpuolella näkyy "Tilanne tänään" -kaavio, josta käyttäjä voi tarkistaa reaaliajassa miten henkilöstön tilanne jakautuu (Kuva 4). Kaavio käyttää tietolähteenä henkilöstön tilanteen sisältävää tietovarastoa. Tämä mahdollistaa nopean ja selkeän tilannehahmotuksen, joka perustuu suoraan käyttäjiltä kerättyyn dataan. "Raportoi" -napin kautta käyttäjälle avautuu valikko, josta hän voi raportoida oman tai estyneen kollegan tilanteen (Kuva 5). Näin voidaan mahdollistaa koko organisaation tilanteen läpinäkyvyys kaikille käyttäjille ja tätä kautta tuoda tilanne käsitys jokaiselle organisaation käyttäjälle.
Jatkokehitysmahdollisuuksia tälle konseptille voi olla monia. Sovelluksen käyttämät tietolähteet ovat kehittäjän muokattavissa, mikä mahdollistaa esimerkiksi käyttäjän lisäämän tiedon tallentamisen CDS -alustalle, josta se voidaan jakaa Dynamics 365 -järjestelmiin tai muihin taustajärjestelmiin tarvittaessa. Tällaisia järjestelmiä voivat olla ERP- tai HR-järjestelmät. Lisäksi esimerkiksi myyntityötä tekevien henkilöiden kohdalla voidaan rakentaa automatiikka hyödyntäen Office 365 ja Power Platform -toiminnallisuuksia.
Sairastunut henkilö voi raportoida tilanteestaan ja käyttäjän valinnasta voidaan käynnistää työnkulku, joka siirtää kaikki hänen hallinnoimansa asiakkuudet järjestelmään määritetylle varahenkilölle sekä tiedottaa varahenkilöä tilanteesta sähköpostitse. Työnkulkuun voidaan määritellä myös muita toiminnallisuuksia, kuten automaattisen poissaoloviestin asettaminen ja kalenterimerkinnän tekeminen poissaolojaksolle Outlookkiin.
Sovelluksen tarve tunnistettiin 18.2. palaverissa, minkä yhteydessä se myös määriteltiin. Jatko määrittely tehtiin Iiron kanssa toimeksiannon yhteydessä 20.2. Yhteensä määrittelyyn siis kului noin yksi tunti. Iirolla meni toimeksiannosta toteutukseen neljä tuntia. Näin ollen aikaa meni enemmän henkilön löytämiseen kuin varsinaiseen toteutukseen.
Organisaation kaikki käyttäjät olivat tavoitettavissa Power Platformin kautta, koska kaikilla organisaation käyttäjillä on Office 365 -tili. Sovellukselle oli siis valmis jakelukanava, jota ei erikseen tarvinnut pystyttää tai hankkia. Käyttäen Power Platformin jakeluominaisuuksia Iirolla meni noin 15 minuuttia julkaista valmis sovellus sidoshenkilöille. Tilanteen vaatiessa sovelluksia voidaan jakaa myös koko organisaatiolle nopealla aikataululla. Tosi tilanteessa hän olisi voinut julkaista sovelluksen koko organisaatiolle.
Yhteensä tarpeen tunnistamisesta demoratkaisun julkaisemiseen meni pyöristettynä 5,5 tuntia eli alle työpäivä. Työaika ei sisällä tiedon mahdollista jatkohyödyntämistä kuten varastointia, analytiikkaa tai tietojärjestelmien bisneslogiikkaa. Demon toteutukseen mennyt työaika oli pienempi kuin tämän blogin kirjoittamiseen, stilisointiin ja julkaisuun käytetty aika. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että Power Platformilla voidaan tiukissa tilannejohtamista vaativissa tilanteissa jalkauttaa täysin toimiva ja tiedotusta hyvin tukevan tiedottamisen ja datakeruun alusta alle työpäivässä koko organisaatiolle. Julkaistua sovellusta voidaan käyttää vaivattomasti mobiilissa, tietokoneella tai tabletilla, joka mahdollistaa sovelluksen alustariippumattoman käytön kaikissa tilanteissa.