Näkyvimmillään kannattavuus esiintyy yrityksen menneen tilikauden tuloslaskelmassa: ”mitä jää viimeiselle riville”. Yksi rivi ei kuitenkaan kerro, mistä kannattavuus muodostuu. Tarkempi tarkastelu voi paljastaa, että kaikki tuotteet ja asiakkaat eivät ole kannattavia, vaan osa niistä heikentää yrityksen tulosta.
Liiketoiminnan johtamisen kannalta tarvitaan yksityiskohtaista tietoa kannattavuuden muodostumisesta tuotteittain ja asiakkaittain. Mutta miten tarkkaan kannattavuustietoon pääsee käsiksi?
Kirjanpito ei tarjoa vastauksia kuin ylätasolla, joten sen päälle tarvitaan laskentaa. Erityisesti kustannusten osalta on löydettävä mielekäs tapa jakaa organisaation kustannuksia eteenpäin. Edistyneimmillään harjoitetaan niin sanottua toimintolaskentaa (Activity-Based Costing, ABC), jossa kustannukset kohdistetaan monivaiheisesti organisaatiossa tehtävien asioiden kautta tuotteille ja asiakkaille.
Toimintolaskennan keskeisimmät elementit ovat resurssit, toiminnot ja laskentakohteet. Resurssit ovat yrityksen voimavaroja kuten henkilöryhmiä, koneita, järjestelmiä tai tiloja – ja ne ovat toisaalta yhdistettävissä myös kirjanpidon kustannuksiin. Resurssit tekevät toimintoja, jotka voivat olla valmistusta, palvelua tai vaikkapa palkanmaksun kaltaisia tukitoimintoja. Toiminnoilla taas aikaansaadaan tai tuetaan laskentakohteita eli tuotteita tai asiakkaita.
Toimintolaskennan ytimessä on kustannusten kohdistaminen resursseilta aina laskentakohteille asti käyttäen kussakin vaiheessa mahdollisimman realistisia kohdistusperusteita eli ajureita. Näitä voivat olla esimerkiksi ajankäyttö, henkilömäärät, toimintojen suorituskerrat, myyntikäyntien lukumäärä – mikä tahansa, mikä kuvaa sitä, mikä kohdistettavaa elementtiä kuormittaa.
Lopputuloksena saadaan hyvin realistinen kuva siitä, miten laskentakohteet aiheuttavat organisaatiolle kustannuksia. Kun tähän lisätään tuotot, jotka saadaan esimerkiksi laskutusjärjestelmästä, päästään kiinni tuotteiden ja asiakkaiden kannattavuuksiin. Parhaimmillaan näin saatu informaatiovaranto tukee lukuisia liiketoimintapäätöksiä asiakkaiden hallinnasta tuotepäätöksiin sekä toiminnan kehittämiseen ja erilaisten toimintavaihtoehtojen arviointiin. Erityisen kiinnostavaa on tyypillisesti asettaa asiakkaat kannattavuusjärjestykseen, ja tunnistaa ne, jotka syövät yrityksen tulosta.
Täsmällinen ja monipuolinen kustannus- ja kannattavuusinformaatio ei synny ilmaiseksi. Koko organisaation leikkaava mallinnus vaatii runsain mitoin taustatietoa mallia rakennettaessa ja päivitettävää dataa jatkuvassa käytössä. Useimmiten on kuitenkin tarkoitus tehdä laskenta kuukausittain, jotta kannattavuuden kehitystä voidaan seurata.
Moderni kannattavuuslaskentajärjestelmä pyritään tekemään niin automaattiseksi kuin mahdollista. Kustannusten kohdistamiseen tarvittavat lukumäärät poimitaan näin ollen erilaisista lähdejärjestelmistä, kuten ERP:stä, CRM:stä, tehdas- tai varastojärjestelmistä. Huolella tehdyt integraatiot säästävät merkittävästi laskennan ylläpidon vaivaa. Myös mallia rakennettaessa datan saatavuuteen on kiinnitettävä jatkuvaa huomiota, jotta voidaan varmistua tehtyjen ratkaisujen toteutettavuudesta.
Vaikka toimintolaskenta vaatii työtä, se kannattaa: tällä tavoin toteutettu huolellinen kannattavuuslaskenta antaa arvokasta informaatiota liiketoiminnan ohjaamiseen.