Pian lyödään vuoden luvut yhteen, mutta samalla kannattaa arvioida käytössä olevan ERP:n kykyä tukea tuloksentekoa. Lisääkö yrityksesi nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä tarpeeksi työn tehokkuutta? Ovatko järjestelmäinfran ylläpitokustannukset nousseet? Taipuuko ERP kätevään mobiilikäyttöön? Tai pystytkö luottamaan siihen, että kaikkia tietoja käsitellään aina aukottoman turvallisesti? Keräsimme yhteen muutamia asioita, jotka kertovat ERP:n uudistamisen tarpeesta.
Ero ikääntyvän toiminnanohjausjärjestelmän ja modernin ERP:n välillä on valtava. Vanhat ERPit eivät välttämättä tue nykyaikaisia teknologioita, kuten pilvipohjaisia ratkaisuja ja mobiililaitteita. Järjestelmä ei myöskään integroidu helposti muihin yrityksen käyttämiin ohjelmistoihin tai sovelluksiin – ja käyttöliittymä on yksinkertaisesti kankea. Lisäksi AI-kyvykkyys nousee jatkuvasti isompaan rooliin. Modernit ERP-ratkaisut ovat yhä vahvemmin itse ohjautuvia ja kykenevät tekemään monia asioita käyttäjän puolesta.
Oletusarvon pitää olla se, että ERP tukee uusia liiketoiminnan vaatimuksia, kuten monikanavaista myyntiä, reaaliaikaista raportointia ja kansainvälisiä toimintoja. Uudistamisen tarve onkin selkeä, jos liian monet prosessit vaativat manuaalista työtä tai tietojen siirtämistä järjestelmien välillä. Lisäksi kustomointi on haastavaa ja järjestelmää on vaikea tai kallis mukauttaa yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaan.
Hyvä ERP on suorituskykyinen. Jos järjestelmä toimii hitaasti erityisesti silloin, kun käyttäjämäärät tai tietomäärät kasvavat, on syytä herätä. Myös skaalautuvuuden puute on viesti siitä, että ERP ei todennäköisesti pysty tukemaan riittävästi yrityksen kasvua ja esimerkiksi uusien toimipisteiden, tuotteiden tai palveluiden lisäämistä.
Liian suuret ylläpitokustannukset ovat selkeä signaali muutostarpeesta. Jos nykyisen ERP-järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut, päivitykset, kustomoinnit ja integraatiot tuntuvat kalliilta, ne todennäköisesti ovat sitä. Vanhojen järjestelmien tukeminen vaatii usein erikoisosaamista, joka maksaa ja on vaikeasti saatavilla. Lisäksi vanhat ERPit ovat yleensä alttiimpia häiriöille ja vikatilanteilla, mikä voi aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ja liiketoiminnan keskeytyksiä.
Lainsäädäntö ja säädökset muuttuvat jatkuvasti. Tänä päivänä myös tietoturvariskit on pakko pystyä minimoimaan! Vanha ERP-järjestelmä ei useinkaan tarjoa riittävää tietoturvaa, kuten uusimpia salaus- ja pääsynhallintamekanismeja. Lisäksi järjestelmän tulisi huomioida vaatimuksenmukaisuus sekä lainsäädäntö ja esimerkiksi GDPR:n ja muiden alueellisten säädösten vaatimukset.
Jos työntekijät valittavat ERP-järjestelmän hitautta tai monimutkaisuutta, heijastuu asia todennäköisesti myös tuottavuuteen. Käyttäjäystävällisyys, työtyytyväisyys ja tehokkuus kulkevat käsi kädessä ja moderneissa ERP-ratkaisuissa näihin asioihin on kiinnitetty runsaasti huomiota. Lisäksi uudet järjestelmäkokonaisuudet tarjoavat parempia analytiikka- ja automaatiotyökaluja, jotka tehostavat liiketoimintaprosesseja ja parantavat päätöksenteon laatua.
Reaaliaikaisuuden puute on vanhentuvan toiminnanohjauksen selkeä haaste. Moderni ERP taas tarjoa ajantasaisen näkyvyyden liiketoiminnan tilaan ja sisäänrakennetut raportointityökalut vastaavat jatkuvasti kasvaviin analytiikkatarpeisiin. AI:n mukaan tulo sujuvoittaa ja automatisoi raporttien tuottamista entisestään, mikä säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Älykkäät yhteenvedot ja raportit tarjoavat arvokasta tietoa muun muassa asiakkaista ja toimitusketjuista.
Mikäli useampi mainituista asioista on tullut esiin yrityksesi operatiivisessa toiminnassa, on todennäköisesti aika harkita ERP-järjestelmän uudistamista tai vaihtamista!
Lue lisää toimialasi tarpeisiin räätälöitävistä ratkaisuista tai ota yhteyttä ERP-asiantuntijaamme, niin saat lisätietoa yrityksellesi sopivasta ratkaisusta, investointikustannusten tasosta ja ERP-uudistukseen liittyvistä käytännön toimenpiteistä.