Erppi edellä puuhun - parempaa henkilöstönohjausta tavoittelemassa

Tieto yritysten toiminnasta on siirretty hiljaisen tiedon piiristä tietojärjestelmiin, joita hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja ohjauksessa. Henkilöstönohjauksessa kehitys laahaa kuitenkin perässä.

Toiminnanohjausta on tehty tietojärjestelmien avustuksella jo yli 30 vuotta. Alkuun keskityttiin logistiikkaketjujen hallintaan, sittemmin tuotannonohjaukseen josta fokus siirtyi edelleen toiminnanohjaukseen. ERPistä puhuvat jo kadunmiehetkin, ja hyvinhän se suomenkielelle taipuu.

Kultaisella 80-luvulla oli vielä monta vanhan liiton miestä, joiden mielestä heidän tietoaan yrityksen toiminnasta oli täysin mahdotonta mallintaa tietojärjestelmään - ruutupaperilla ja taulukkolaskentaohjelmilla tuotannon suunnittelu ja varastonhallinta sujuisi varmasti luotettavammin ja ainakin nopeammin.

Nykyään on tuskin montaakaan hiljaisen tiedon nimeen vannovaa tuotantovastaavaa, talousjohtajaa tai toimitusjohtajaa jäljellä. Kaikissa keskikoon ja sitä suuremmissa yrityksissä toimialasta riippumatta hyödynnetään tietojärjestelmiä toiminnan suunnittelussa, talouden prosesseissa sekä tuotannon ohjauksessa.

Tärkein resurssi vailla ohjausta

Hämmästyttävää kyllä, työvuorosuunnittelun ja laajemmin henkilöstön ohjauksen osalta tilanne on edelleen varsin suurissakin yrityksissä 80-luvun tasolla: päätökset henkilöstön ohjaukseen liittyen tehdään esimiesportaassa eikä päätöksiin ole yrityksen ylimmällä johdolla mitään näkyvyyttä - ennen palkanmaksun hetkeä. Palveluvaltaisissa yrityksissä henkilöstökustannusten osuus kokonaiskustannuksista voi olla pitkälti yli 50 %. On siis aika yllättävää, että valta näin suurien rahamäärien kohdistamisesta on haluttu jättää organisaation alimmalle esimiestasolle.

Työvuorosuunnittelun päätösten tulisi heijastella yrityksen strategisia linjauksia. Toimintamallien pitäisi olla yhtenäisiä ja ne tulisi löytyä dokumentoituina samaan tapaan kuin yrityksen muutkin liiketoimintakriittiset prosessit. Kun kysytään yrityksen toimitusjohtajalta, työvuorosuunnittelusta vastaavalta päälliköltä tai työntekijältä, mitkä ovat yrityksen työvuorosuunnittelun periaatteet, saadaan kolme eri vastausta. Jos sitä ylipäätään saadaan.

Henkilöstökustannukset tulevat tuskin lähitulevaisuudessa laskemaan eikä työhyvinvoinnin merkitys vähenemään. Työvuorosuunnittelun automatisointi ja optimointi on suuri muutos, joka koskee koko yritystä. Se on suuri mahdollisuus ja vaatii myös ison määrän työtä. Muutos onkin syytä aloittaa jo ennen kuin tietojärjestelmähanke käynnistetään. Kyseessä ei ole nollasummapeli, vaan muutoksilla voidaan kohottaa sekä työhyvinvointia että parantaa tehokkuutta. Kummatkin näkyvä viivan alla.