Oikealla toimittajavalinnalla merkitystä toiminnanohjausprojektin onnistumiseen

Artikkeli liittyy Älykäs toiminnanohjaus -trendioppaaseemme, joka esittelee uusia suuntia, joita olemme tunnistaneet toimiessamme asiakkaidemme  apuna toiminnanohjauksen kehityshankkeissa ja ERP-alustojen uudistusprojekteissa. Oppaan tarkoituksena on auttaa vastaavia hankkeita  harkitsevia  yrityspäättäjiä huomioimaan hankkeen onnistumisen kannalta oleelliset näkökulmat.

Tässä Ennakoiva valmistautuminen toiminnanohjaushankkeeseen -artikkelisarjan kolmannessa  ja viimeisessä osassa pohdimme sitä, millainen vaikutus onnistuneella kumppanivalinnalla on toiminnanohjaushankkeen onnistumiseen.

Harvalla asiakasorganisaatiolla on itsellään riittävä kyky viedä läpi toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoprojektia. Tueksi tarvitaan asiaan vihkiytyneitä toimittajaosapuolia. Onnistunut toimittajavalinta onkin eräs olennaisimmista onnistuvan projektin takuista. 

Kuten tämään artikkelisarjan ensimmäisessä ja toisessa osassa jo kirjoitinkin, monet nykyisistä järjestelmäratkaisuista ovat jatkuvasti kehittyviä liiketoiminta-alustoja. Tämä asettaa myös toimittajan valinnassa oleellisiksi kriteereiksi toimittajan monipuolisuuden ja pysyvyyden. Nykypäivän toiminnanohjausprojektia ei tule nähdä kertasuorituksena vaan jatkuvana yhteiselona pitkälle tulevaisuuteen.  

Tässä yhteiselossa on erilaisia vaiheita. Tässä artikkelisarjassa on aiemmin käsitelty ennakkosuunnittelu, itse projektin toteutus ja jatkuvan tuen ja kehittämisen vaihe. Koska asioita on paljon ja toiminnot ovat monipuolisia, on kiistatta tehokkainta, mikäli kyetään valitsemaan yksi toimittajaosapuoli, joka pystyy palvelemaan yhteiselon elinkaaren eri vaiheissa.  

Tästä huolimatta usein on tapana tehdä toimittajavalintoja vaiheittain. Tämäkin on avointen alustaratkaisujen kyseessä ollessa mahdollista. Mikäli toimittava osapuoli vaihtuu eri vaiheiden välillä, seuraa tästä tarve vaiheisen väliselle tiedonsiirtoprojektille. Tämä osaltaan lisää hankkeen kustannuksia. 

Kuitenkin kaikkein olennaisinta onnistuvan projektin valmistelussa on onnistua rakentamaan asiakkaan omasta organisaation edustajista ja toimittajan organisaation edustajista koostuva tehokas saumattomasti yhteen toimiva tiimi. Osaavat ihmiset yhteistyössä lopulta rakentavat onnistumisia. 

Transformaationprojektin läpivienti 

Asiakkaalle aina merkittävä toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoprojekti suoritetaan asiakkaan ja toimittajan yhteistyössä laatiman projektisuunnitelman perusteella. Ennen projektia tai projektin alussa projektisuunnitelmaan kuvataan projektin etenemä ajoitettuna tehtävätasolla. Kuhunkin tehtävään liitetään myös ao. kokonaisuuden resurssivaatimukset sekä asiakkaan että toimittajan osalta. 

Kuten aiemmin jo mainittiin, usein projekti suunnitellaan asiakkaan liiketoiminnan näkökulmasta ajankohtaan, jossa asiakkaan omia resursseja on mahdollisimman hyvin saatavilla. 

Yhteisesti sovittu projektisuunnitelma luo kaikille asiakkaan puolelta projektin tekemiseen osallistuville ajoitetun työlistan projektin aikana kullekin lankeavista tehtävistä. Jokaisella siis on mahdollisuus tarkastella omaa projektin vaatimaan työkuormaansa kuukausia/vuosia tulevaisuuteen. Vaadittujen töiden ei pidä tulla kenellekään yllätyksenä. 

Tällaisen kuormitussuunnittelun avulla voidaan myös todeta mahdolliset resurssikapeikot ja reagoida niihin. Usein resurssipuutteisiin reagoidaan palkkaamalla/vuokraamalla tilapäistyövoimaa. 

Tilapäisiä resursseja käytettäessä, tulee huolella punnita, mihin. Projektin toteutusaikana asiakkaan osapuolen resursseilta edellytetään usein nimenomaan panosta tuoda tietoa asiakkaan liiketoiminnasta ja käytännöistä projektin tietoisuuteen. Tätä ei pystytä tilapäisellä resurssilla paikkaamaan. Tällainen tilanne kohdattaessa on hyvä ajatus hankkia tilapäistyövoimaa projektia auttavan resurssin päivittäisten vakiotöiden hoitamiseen, jotta mahdollisimman hyvä panos saadaan projektin käyttöön. 

Ratkaisun käytön tuki ja jatkuva kehittäminen 

Toiminnanohjausratkaisun käyttöönottoprosessi on vaativa ja monivaiheinen. Normaalisti ei olekaan viisasta yrittää tehdä kaikkea kerralla, vaan määrittää ensimmäiseen käyttöönottovaiheeseen toiminnot, jotka ovat liiketoiminnalle olennaisimmat. Vähemmät tärkeiden sekä sellaisten, jota ei vielä tunneta, toteutus voidaan siirtää myöhempään kehitysvaiheeseen. 

Tällainen tuen ja kehityksen vaihe kannattaa tunnistaa ja suunnitella jo heti hankkeeseen ryhdyttäessä. 

Tämän vaiheen olennaisiin tehtäviin kuuluu myös alussa asetettujen hyötytavoitteiden seuranta. Näitä käsiteltäessä todettiin, että ei ole realistista odottaa kaikkien hyötyjen toteutuvat heti uuden järjestelmäratkaisun käyttöönottohetkellä. Monet hyödyistä vaativat järjestelmän käyttötapojen totuttelua ja kypsymistä toteutuakseen.  

Siksi hyötyjen toteutumisen säännöllinen seuranta on tärkeää, jotta asetetut päämäärät pysyvät mielessä ja suunta niitä kohti säilyy. 

Lue myös artikkelisarjan kaksi ensimmäistä osaa:

Osa 1: Tavoitteiden asetanta antaa raamit toiminnanohjaushankkeen onnistumiselle

Osa 2: Resurssoinnin, datan laadun ja migraatioiden merkitys toiminnanohjaushankkeessa

Haluatko lukea aiheesta lisää?
Lataa Älykäs toiminnanohjaus-trendiopas:

Lataa opas >