Miten saat tietopääomasta enemmän irti? Vastaus löytyy tiedonhallintatyökaluista ja taustaprosesseista

Tiedonhallintatyökalu on merkittävässä roolissa organisaation tietopääoman saamiseksi käyttöön. Tiedonhallintatyökalu tuo organisaation tiedon esille ja auttaa ymmärtämään ja hyödyntämään sitä entistä paremmin. Sen sisällön ja ylläpidon kannalta on kuitenkin olennaista, että taustalle on luotu ja otettu käyttöön tiedonhallintaprosessi.

Tuleeko työssäsi vastaan tilanteita, joissa pohdit, miten tarjolla olevan raportin osoittama mittariluku oikein onkaan muodostettu? Huomioiko se kaikki ilmiöön vaikuttavat tekijät vai vain osan niistä?

Kohtaatko arjessasi hetkiä, jolloin samaa mittaria kuvaavat luvut ovatkin erisuuruisia tiedon esittäjästä riippuen? Herääkö lukuja tulkittaessa ajoittain epäilys niiden oikeellisuudesta?

Tuntuuko, että organisaatiossasi kuluu aikaa oikean tiedon etsimiseen ja siihen käsiksi pääsemiseen?

Varmasti tuttuja tilanteita monelle meistä. Tiedon hyödyntämisen esteenä tai hidasteena on usein se, että käyttäjillä ei ole ajantasaista tietoa taustalla olevasta datasta:

• Mitä tietoa esitetään ja mistä luvut muodostuvat?
• Missä muodossa dataa on tarjolla eri näkökulmista?
• Kuinka luotettavaa data on?
• Miten pääsen dataan ja toisaalta pureksitumpaan tietoon käsiksi?

Tietopääoma saadaan parhaiten käyttöön silloin, kun organisaatiossa on kehittyneet tiedonhallinnan prosessit, roolit ja vastuut tiedonhallinnan kehittämiseen ja ylläpitoon on määritelty, ja lisäksi käytettävissä on tekniset välineet tämän metatiedon keräilyyn, tallennukseen ja jakeluun.

Edellytys tiedon hyödyntämiseen ovat kehittyneet tiedonhallinnan prosessit, jotka ottavat kantaa siihen, millä tavalla tietoa hankitaan, miten se organisoidaan ja varastoidaan sekä jaellaan käyttöä varten. Tiedon valjastamiseksi organisaation tiedolle pitää määritellä omistajat ja muut henkilöt, jotka ovat omalta osaltaan vastuussa tiedosta ja sen laadusta. Näin voidaan myös varmistaa se, että tieto säilyttää hyödynnettävyytensä prosessien ja järjestelmien muutoksessa pidemmälle tulevaisuuteen.

Tietoa tiedosta helppokäyttöisesti ja käyttäjäystävällisesti

Pelkät tiedonhallinnan prosessit eivät itsessään ole tie onneen. Tueksi tarvitaan myös aina käyttäjäystävällinen, keskitetty näkymä metadataan eli tietoon tiedosta. Loppukäyttäjän kannalta tärkeää on käyttöliittymän käyttäjäkokemus. Käyttöliittymä voi työn alussa olla jokin tiedonmallinnuksen työkalu, raportti tai joka paikan Excel, mutta pidemmän päälle tarvitaan tiedonhallinnan portaalimuotoinen työkalu, jota usein kutsutaan datakatalogiksi.

Datakatalogi ei ole pelkkä luettelo tiedosta. Perustana toki on yleensä automatisoidusti kerättävä tieto tietovarannoista. Lisäksi siihen yhdistetään tietoa siitä, miten tietoa prosessoidaan matkalla tietolähteistä tietovarastoon tai raporttien mittareiksi. Datakatalogi kytkee mukaan myös eri rooleissa olevat käyttäjät, kuten omistaja, tietovastaava ja muut asiantuntijat, jotka tuovat oman panoksensa harvoin dokumentoidun hiljaisen tiedon sitomiseksi tietoon.

Datakatalogeista on puhuttu jo pitkään, mutta valtavirtaan ne on nostanut tietoaltaiden ja edistyneen analytiikan nousu. Suunnannäyttäjinä ovat olleet startupit Waterline Data ja Alation, lisäksi markkinoilla on mukana alan vakiintuneita toimijoita, kuten Informatica Data Catalogillaan. Myös Microsoft on tulossa markkinoille joulukuussa julkistetulla Azure Purview Data Governance -palvelullaan. Data Governance ja datakatalogikaan ei itsessään ole kertaharjoitus. Sen hyödynnettävyys edellyttää luonnollisesti jatkuvaa kehittämistä, joten ylläpidettävyydellä ja laajennettavuudella on painoarvoa.

Lähtökohtana näissä portaaleissa on webbikaupan tai sosiaalisen median kaltainen käyttöliittymä, jossa keskeistä on toimiva hakutoiminnallisuus. Hakua helpottaa se, että keskeiset yhteiset attribuutit tiedon metadatasta on mallinnettu, tiedon metadataan on kytkettävissä tunnisteita ja löytyviin tiedon sirpaleihin on kytketty yhteystiedot, josta saa lisätietoa. Vuorovaikutteinen portaali mahdollistaa käyttäjien metatietoa koskevat päivitykset ja arvioinnit sen luotettavuudesta.

5 keskeistä hyötyä metadatan hallinnasta

Kun organisaatiolla on käytössään ajantasainen, kattava tieto tiedosta, seuraa siitä monipuolisesti etua tiedon hyödyntämisessä. Tiivistettynä data katalogin hyödyt voisi yhdistää seuraavaan viiteen asiaan: 

• tieto on paremmin käyttäjien saavutettavissa
• pienempi virheen mahdollisuus tietoa hyödyntäessä
• tieto on sidottu kontekstiin, mikä lisää tiedon ymmärrettävyyttä
• lisää luottamusta tietoon
• parantaa analyysien lopputulosta

5 askelta metadatan parempaan hyödyntämiseen

Näiden hyötyjen saavuttaminen ei lopulta vaadi ihmeiden tekemistä: hieman määrittelyä, kartoittamista, yhteistä sopimista ja järkevää tietoteknisten apuvälineiden hyödyntämistä. Etenemisen voikin tiivistää seuraaviin askeliin:

• luo tiedonhallintaprosessi
• kartoita tietovarannot
• määrittele tiedon omistajat ja tietovastaavat
• luo portaali tiedon tallentamiseen ja jakamiseen ja rohkaise vuorovaikutteisuuteen
• automatisoi se, minkä voit automatisoida

Tiedonhallintatyökalu on merkittävässä roolissa organisaation tietopääoman saamiseksi käyttöön. Tiedonhallintatyökalu tuo organisaation tiedon esille ja auttaa ymmärtämään ja hyödyntämään sitä entistä paremmin. Sen sisällön ja ylläpidon kannalta on kuitenkin olennaista, että taustalle on luotu ja otettu käyttöön tiedonhallintaprosessi.