Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot  

Digia Oyj, y-tunnus 0831312-4

Osoite: Atomitie 2 A, 00370 Helsinki

Puh: Vaihde, +358 (0)10 313 3000 (mpm/pvm)

Tämän lisäksi Digia -konserniin kuuluvat yritykset toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Digia Oyj:n kanssa siltä osin, kuin nämä yritykset osallistuvat rekrytointitoimenpiteisiin, rekrytointitoimenpiteitä suoritetaan näiden työvoimantarpeita varten tai ne hyödyntävät muutoin omissa rekrytointitarpeissaan Digia Oyj:n rekrytoinnissa kerättyjä henkilötietoja. Valta osa Digia -konsernin rekrytoinneista tehdään Digia Oyj:n tytäryhtiön Digia Finland Oy:n nimissä. Digia -konserniin kuuluvien yritysten yhteystiedot ovat nähtävissä täällä. Kaikki Digia -konsernin yhtiöt noudattavat samoja tietosuojaperiaatteita rekrytoinnissaan kuin mitä tässä Selosteessa on kuvattu.

Yhteystieto tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä:
rekry(at)digia.com

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Digia Oyj:
dpo(at)digia.com

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Digian alla mainittujen henkilötietojen käsittely tapahtuu yksinomaan rekrytointitoiminnan tarkoituksissa. Kandidaatin henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessissa mm. kandidaatin tehtävään soveltuvuuden arvioinnissa ja hakijoiden haastatteluun kutsumisessa sekä muissa vastaavissa rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisissa tehtävissä. Mikäli kandidaatti valitaan tehtävään, käytetään kandidaatin rekrytointiprosessissa antamia henkilötietoja myös työsuhteen perustamisessa sekä työhön ottoon liittyvissä tehtävissä.

Digian rekrytointiprosessia varten keräämien henkilötietojen käsittelyn peruste on kandidaatin suostumus, Digian oikeudelliset edut liittyen rekrytointiprosessin asianmukaiseen suorittamiseen ja lainsäädännön vaatimukset koskien mm. tarvittavien työlupien selvittämistä. Mikäli kandidaatti valitaan työsuhteeseen Digialle, käsitellään kandidaatin henkilötietoja lainsäädännön Digialle työnantajana asettamien velvoitteiden perusteella.

Kandidaattien on toimitettava tietyt henkilötiedot itsestään rekrytointiprosessissa. Tällaiset tiedot on merkitty pakollisiksi niille varattujen kenttien yhteydessä (esim. * merkillä). Mikäli kandidaatti ei halua antaa näitä tietoja Digialle, ei kandidaatti välttämättä voida harkita haettua avointa tehtävää varten. Lisäksi tiettyjä kandidaatti yhteystietoja tarvitaan, jotta Digia voi ottaa yhteyttä kandidaattiin rekrytointiprosessiin liittyvää tiedottamista varten.

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperusteet ovat kirjattuna alla olevaan taulukkoon.

4. Rekisteröityjen ryhmät

Työnhakijat

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Digia käsittelee kandidaateista seuraavia henkilötietoja:

• Nimi (koko nimi)
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Osoite
• Koulutustausta ja työkokemus
• Muut kelpoisuuden arvioimiseen tarvittavat tiedot (esim. kielitaidot, muu osaaminen)
• Kandidaatin toimittavat liitetiedostot (esim. kirjallinen hakemus, CV, työnäyte, kuva, verkkosivu)
• Digian kandidaateista rekrytointiprosessin aikana tekemät muistiinpanot

Näiden lisäksi seuraavissa tapauksissa kandidaateista voidaan kerätä seuraavia henkilötietoja:

• Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.
• Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
• Kandidaatin IP-osoite, nimitiedot, yhteystiedot sekä muut kandidaatin Digia verkkosivuilla olevan Digia rekrybotin kautta antamat rekrytointiin liittyvät tiedot.

Digia saattaa käyttää tekoälyä saamissamme avoimissa hakemuksissa (esim. avoin työhakemus Digialle, työharjoittelu- ja lopputyöhakemukset) ja Digian Career Compass -rekrytointiohjelmassa, joissa haemme samalla ilmoituksella henkilöitä useampaan eri tehtävään. 

Tekoälyä hyödynnetään hakemusten ensivaiheen lajittelussa. Tekoäly vertaa hakemuslomakkeessa annettuja vastauksia tehtävän vaatimuksiin. Tehtävien vaatimukset on kuvattu työpaikkailmoituksissa. Hakemukset lajitellaan tekoälyn avustamana avoimiin paikkoihin sen mukaan, miten tehtävän vaatimukset hakemuksen perusteella täyttyvät. Ryhmittely nopeuttaa rekrytoinnin ensivaiheen käsittelyä. Ryhmittelyn jälkeen ihminen käy hakemukset läpi ja päättää hakemuksen siirrosta rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen. Tekoäly ei tee rekrytointipäätöksiä.

Mikäli haussa käytetään tekoälyä, hakijalta kysytään hakemuksen yhteydessä käyttöön lupa. Hakijana voit myös valita, että et osallistu tekoälyavusteiseen prosessiin, jolloin hakemuksesi käsitellään kokonaisuudessaan perinteisin menetelmin rekrytointia hoitavan henkilön toimesta. Valinta ei vaikuta millään tavoin negatiivisesti mahdollisuuksiisi työllistyä Digialle.

6. Tietojen säilytysajat

Kandidaattien hakemuksia ja rekrytointiprosessissa antamia henkilötietoja säilytetään koko rekrytointiprosessin ajan ja yhteensä 24 kuukauden ajan siitä, kun kandidaatti on jättänyt hakemuksensa, ellei kandidaatti pyydä tietojensa poistamista tätä ennen.

Digian verkkosivuilla olevan rekrybotin kautta saatuja kandidaattien tietoja säilytetään 24 kuukauden ajan ellei kandidaatti pyydä tietojensa poistamista tätä ennen.

Rekrytoinnin sähköpostiin lähetettyjä kandidaattien tietoja säilytetään rekrytoinnin sähköpostilaatikossa 12 kuukautta tietojen vastaanottamisesta.

7.Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ensisijaisesti suoraan kandidaateilta itseltään. Joitain tietoja voidaan kerätä kandidaatin suostumuksella myös esim. kandidaatin hakemukseen linkittämiltä julkisilta sivustoilta (kuten LinkedIn) ja kandidaatin nimeämiltä suosittelijoilta. Joissain tilanteissa Digia saattaa lisäksi käyttää ulkopuolisia rekrytointikonsultteja kandidaattien etsimisessä, jolloin Digia saattaa saada kandidaatin tietoja myös tällaisten rekrytointikonsulttien kautta.

Mikäli kandidaatti valitaan rekrytoinnin kohteena olevaan tehtävään Digialla, kandidaatista voidaan lisäksi kerätä työsuhteeseen kuluvien tehtävien ja velvoitteiden (kuten palkanmaksun) suorittamiseksi tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista työluvista ja pätevyyksistä, sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten. Digialle palkattujen henkilöiden henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Digian työntekijöitä koskevaa tietosuojaselostetta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Digia käyttää rekrytoinnissaan teknisenä alustanaan ja kumppaninaan TalentAdore Oy:n TalentAdore -palvelua Kyseisellä Digian kumppanilla TalentAdore -palvelun teknisenä toteuttajana on pääsy Digian tämän Selosteen mukaisesti keräämiin henkilötiehin, jolloin kumppani toimii Digian henkilötietojen käsittelijänä Digian rekrytointitoiminnan yhteydessä. Digialla on sopinut asianmukaiset soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kumppanin kanssa, joissa Digia on mm. velvoittanut kumppania noudattamaan tämän Selosteen periaatteita toimiessaan Digian käsittelijänä.

Digia saattaa aika ajoin käyttää rekrytointinsa toteuttamisessa myös muita alihankkijoita, palveluntarjoajia ja konsultteja, jotka ovat ns. kolmansia osapuolia. Tällaisia tahoja voivat olla esim. Digian rekrytoinnissa käyttämät ulkopuoliset rekrytointikonsultit tai muut rekrytoinnissä käytettävien palveluiden toimittajat. Nämä tahot saattavat myös aika ajoin käsitellä tai muutoin saada pääsyn tässä Selosteessa kuvattuihin Digian hallinnoimiin henkilötietoihin. Tällaiset tahot kuitenkin saavat pääsyn Digian hallinnoimiin henkilötietoihin ainoastaan niissä tapauksissa ja siltä osin, kuin tarpeellista palveluiden toteuttamiseksi. Digia käyttää toiminnassaan ainoastaan luotettavaksi todettuja palveluntarjoajia ja alihankkijoita, jotka Digia sitouttaa sopimuksin noudattamaan tämän Selosteen tietojenkäsittelyperiaatteita.

Digia ei itse luovuta tai siirrä rekrytointiprosessin yhteydessä kerättyjä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. TalentAdore -palveluun sisältyy kuitenkin ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, jotka tuotetaan osin tai kokonaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sijoittautuneen palveluntuottajan toimesta. Näin ollen kyseisiä TalentAdore -palvelun ominaisuuksia tai toiminnallisuuksia käytettäessä on mahdollista, että kandidaatin tietoja saatetaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Tällaiset palveluntuottajat toimivat Digian kumppanin TalentAdore Oy:n alihankkijoina. Digia on velvoittanut TalentAdore Oy:n solmimaan asianmukaiset tietojen siirtojen suojamekanismit alihankkijoidensa kanssa ja tarkistanut että näin on menetelty.

Lisätietoja Digian rekrytoinnissa käyttämistä alihankkijoista, palveluntarjoajista ja konsulteista sekä tietojen käsittelyn sijainneista saat ottamalla yhteyttä Digiaan tässä Selosteessa annettuja yhteystietoja käyttäen.

9. Tietojen suojauksen periaatteet

Digia on toteuttanut lainsäädännön vaatimat asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvamekanismit käsittelemiensä henkilötietojen suojaamisen laittomalta pääsyltä, käsittelyltä, häviämiseltä, muuttumiselta sekä muilta tietoturvariskeiltä. Kandidaattien tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston ja -toimintojen avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjäkohtaista tunnistetta. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Soveltuva lainsäädäntö takaa rekisteröidyille useita oikeuksia käsiteltyihin henkilötietoihinsa liittyen. Digia kunnioittaa näitä oikeuksia ja on sitoutunut toteuttamaan nämä oikeudet. Rekisteröityjen oikeudet on listattu alla.

1. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus saada kopio kyseisistä tiedoista;
2. Rekisteröidyllä on oikeus oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely on perustunut suostumukseen ja se on suoritettu automaattisesti;
3. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä käsiteltyjen virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista, täydentämistä tai poistamista. Rekrytointijärjestelmään kirjautuneella rekisteröidyillä on mahdollisuus myös muokata tietojaan suoraan järjestelmässä;
4. Rekisteröidyillä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esim. mikäli Digia ei enää tarvitse tietoja mutta rekisteröity ei halua niitä poistettavan, vaan haluaa pyytää käsittelyn rajoittamista sen sijaan;
5. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvillä perusteilla vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa, esim. silloin kun käsittely on perustunut rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun eikä rekisterinpitäjällä ole esittää käsittelyllä rekisteröidyn perusteluja painavampia perusteita;
6. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot tiettyjen edellytysten täyttäessä (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”), esim. kun henkilötietoja ei tarvita enää tarkoituksiin joihin ne oli kerätty, tai kun käsittely on perustunut suostumukseen ja suostumus on peruutettu;
7. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelylle antamansa suostumus milloin tahansa; ja
8. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (ks. www.tietosuoja.fi).

Oikeuksien käyttämistä koskevat kyselyt tulee lähettää osoitteeseen PrivacyQuery(at)digia.com. Huomioithan, että joidenkin oikeuksien käyttäminen saattaa edellyttää tiettyjen lain mukaisten lisäehtojen täyttymistä. Lisäksi Digia saattaa joutua pyytämään pyynnön esittäjästä joitain lisätietoja, jotta voimme varmistua pyytäjän henkilöllisyydestä.

Liitä kyselyysi seuraavat tiedot:

• tieto, jonka perusteella sinut voidaan identifioida (kuten esim. koko nimi, sähköpostiosoite tai muu vastaava)
• tieto, missä roolissa otat yhteyttä (= Työnhakija/rekrytoinnin kandidaatti)
• tieto siitä, mitä yllä mainittua lakiin perustuvaa oikeuttasi haluat käyttää.