Skip to content
Julkinen sektori CRM Pilvialustat Microsoft

Case Salpaus

Nykyaikainen CRM-ratkaisu auttaa modernisoimaan koulutusorganisaation toimintaa ja monipuolistaa asiakasyhteistyötä

Koulutuskeskus Salpaus siirtyi Digian tuella pilvipohjaiseen CRM-ratkaisuun ja teki samalla järjestelmästä koko oppilaitoksen yhteisen työkalun. Microsoft Dynamics 365 -pohjainen ratkaisu räätälöityine integraatioineen helpottaa asiakastietojen ajan tasalla pitämistä ja sopimuksien tekemistä sekä mahdollistaa asiakkuuksien tarkastelun kokonaisuutena.

 

13 000 opiskelijan ja 665 opettajan ja muun henkilöstön voimalla Koulutuskeskus Salpaus on Suomen suurimpia monialaisia ammatillisen koulutuksen järjestäjiä. Koulutuskeskuksen asiakkaita ovat esimerkiksi yritykset, jotka ostavat koulutuspalveluja ja tarjoavat esimerkiksi oppisopimus- tai harjoittelupaikkoja opiskelijoille. 

”Salpaus tekee vuosittain yhteistyötä noin 4 000 yrityksen kanssa, jolloin on erittäin tärkeää, että asiakastiedot ovat ajan tasalla ja kaikkien käytettävissä”, kertoo Salpauksen yritys- ja työelämäpalveluiden johtaja Henna Erkamo.

Asiakkuudenhallintaan Salpauksella on jo pitkään ollut käytössään Digian toimittama Microsoft-pohjainen aiemman sukupolven CRM-ratkaisu. Järjestelmän hyödyntäminen oli kuitenkin vähäistä eikä selkeää yhteistä toimintamallia järjestelmän käytölle ollut. CRM:n päivitys pilvipohjaiseksi ratkaisuksi loi tilaisuuden määritellä sen hyödyntämiselle uudet tavoitteet ja toimintamallit, joiden myötä asiakkuudenhallinta on nyt osa koko organisaation arkea. 

Mitä teimme

  • CRM oppilaitoksen tarpeisiin

Millä teimme

  • Microsoft Dynamics 365 Sales
  • Microsoft Dynamics 365 Marketing
  • Microsfot Power Apps
  • Microsoft Azure
Pystymme katsomaan asiakkuutta kokonaisuutena sen sijaan, että jokainen opettaja katsoo asiakasta vain oman koulutusalansa linssien läpi. Jatkossa monialainen yhteistyö tulee toivon mukaan näkymään enemmän toiminnassamme.

Henna Erkamo, johtaja, yritys- ja työelämäpalvelut, Koulutuskeskus Salpaus

Tieto asiakkuuksista yhden selkeän järjestelmän taakse

Salpauksen tavoitteena oli luoda koko organisaation käyttöön yksi yhteinen järjestelmä, jonka kautta asiakkuuksia hallitaan ja josta kaikilla Salpauksen työntekijöillä on mahdollisuus nähdä, millaista yhteistyötä kyseisen asiakkuuden kanssa on tehty. 

Koska järjestelmä palvelee erityisesti Salpauksen opetushenkilökuntaa, sen integroitavuus muiden Salpauksen tietojärjestelmien kanssa oli ensisijaisen tärkeää. Asiakkuuksien tiedot pitää saada nousemaan esimerkiksi työpaikalla oppimisen sopimuksiin.

”Yhteensopivuutta tarvitaan, jotta asiakastietoja ei ole useassa paikassa ja eri järjestelmien takana, jolloin niiden päivitys on hankalaa. Meillä järjestelmän käyttäjinä ovat pääsääntöisesti opettajat, ja käyttö liittyy vahvasti opiskelijoiden työpaikalla oppimisen kokonaisuuteen. Tarve on siis aivan erilainen kuin se mitä yleisesti CRM:llä tehdään, vaikka mukana on myös perinteistä myyntiin liittyvää työtä”, Erkamo sanoo.

Toinen tärkeä kriteeri uudelle järjestelmälle oli helppokäyttöisyys. Jotta CRM:n käyttö olisi koko henkilöstölle mielekästä ja tehokasta, sille oli tärkeää luoda yhtenäinen, selkeä toimintamalli.

”Yrityksissä CRM-järjestelmää saattaa käyttää muutama kymmenen aktiivista käyttäjää. Meillä käyttäjiä on satoja, ja käyttö vaihtelee päivittäisestä satunnaiseen. Järjestelmän on palveltava erilaisten käyttäjien tarpeita”, Erkamo kuvailee.

Räätälöidyt integraatiot vastaavat koulutuskeskuksen täsmätarpeisiin

Järjestelmään luotiin integraatiot sekä oppilashallinnan työkaluna toimivalle Visma Inschoolille että yritystietopalvelu Vainulle, jonka kautta asiakasyritysten tiedot saadaan pidettyä ajan tasalla. 

Integraatioiden myötä ajantasaiset tiedot yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä löytyvät oppilashallintajärjestelmästä, minkä ansiosta opetushenkilökunta pääsee tekemään koulutus- ja oppisopimuksia sujuvasti. Tiedot asiakkuuksille tehdystä koulutus- ja yhteistyötarjonnasta näkyvät suoraan järjestelmässä, jolloin myös laskutuksen toimeksiantojen tekeminen on sujuvaa.

Uusia työkaluja asiakasviestintään ja tiedolla johtamiseen

Salpauksen CRM-ratkaisuun otettiin uudistuksessa käyttöön myös markkinoinnin kokonaisuus, joka mahdollistaa asiakasviestinnän tehokkaan kohdentamisen. Uuden järjestelmän kautta hoituvat esimerkiksi uutiskirjeiden lähetys ja tarvittava asiakasviestinnän automaatio. 

”Viestinnän mahdollisuuksia tullaan varmasti hyödyntämään jatkossa monipuolisemmin”, Salpauksen työelämäasiantuntija Eila Ollilainen kertoo.

Digia huolehtii Salpauksen CRM-kokonaisuuden ylläpidosta ja jatkokehityksestä. Kehitystyötä tehdään edelleen erityisesti käytettävyyden ja raportoinnin toiminnallisuuksien parissa.

”Järjestelmä tulee hyödyttämään meillä tiedolla johtamista. Saamme jatkossa raporteista tietoa esimerkiksi myynnin määristä”, kertoo Henna Erkamo. 

Asiakkuuksien kokonaiskuva avaa uusia mahdollisuuksia

Parhaimmillaan moderni CRM-järjestelmä mahdollistaa koulutustoimijoille laaja-alaisen yhteistyön asiakkaiden kanssa ja tarjoaa monipuoliset työkalut helpottamaan päivittäistä tekemistä.

”CRM:n avulla asiakkaan kanssa tehtävää yhteistyötä pystytään monipuolistamaan. Meillä on yhtenäiset tiedot asiakkuuksista, ja tieto on avoimesti organisaation saatavilla” Erkamo sanoo.

”Pystymme katsomaan asiakkuutta kokonaisuutena sen sijaan, että jokainen opettaja katsoo asiakasta vain oman koulutusalansa linssien läpi. Jatkossa monialainen yhteistyö tulee toivon mukaan näkymään enemmän toiminnassamme”, Ollilainen täydentää. 

CRM-järjestelmä vastaa myös tietosuojan tarpeisiin.

”Asiakastietojen säilytys yhdessä rekisterissä on selkeä parannus aiempaan”, Erkamo sanoo.

Digian tuella koulutusmaailman CRM-edelläkävijäksi

Sekä Erkamo että Ollilainen ovat tyytyväisiä Digia-yhteistyöhön.

”Projektia on hoitanut sama projektipäällikkö alusta saakka, joten apua saadaan sujuvasti”, Ollilainen kiittää. ”Digialta saimme myös varsinaisen projektin ulkopuolelta ajatuksia tekoälyn hyödyntämisestä ja siihen liittyviä jatkokehitysideoita.”

Projekti on tarjonnut oppimisen mahdollisuuksia sekä Salpauksen että Digian tiimeille.

”CRM-järjestelmän hyödyntäminen on oppilaitosympäristössä vielä jokseenkin vieras maailma. Se vaatii oppilaitokselta oman tavoitetilan määrittelyä ja työtä henkilöstön osallistamiseksi. Meillä on tuhansia asiakasyrityksiä, satoja käyttäjiä ja monta järjestelmää, joten kyseessä on mielenkiintoinen yhtälö, mutta olen todella tyytyväinen, että lähdimme tähän kehitystyöhön. Projekti on ollut meille hyvä oppimisen mahdollisuus siitä, mitä CRM-järjestelmä voi olla”, Erkamo sanoo.