(Epä)onnistuneen kannattavuuslaskentaprojektin eväät

Kannattavuuslaskentaprojekti on se kuuluisa oma taiteenlajinsa. Silti siihen on selvät siveltimen vedot joilla voidaan saavuttaa menestys (tai menetys). Lue kannattavuus-asiantuntijamme Mikko Varilan ohjeet, miten saat heitettyä kirveen sujuvasti kaivoon.

Erkki, projektipäällikkö: ”Kannattavuuslaskentaprojektimme on ollut huikea menestys. Kun tuo laskentatyökalu valittiin heti alussa, niin se rupeaa olemaan jo tosi hyvin hanskassa. Olen myös pitänyt huolta siitä, että laskenta on äärimmäisen tarkkaa. Pienetkin yksityiskohdat on mallinnettu huolellisesti juuri niillä kustannusten kohdistamisperusteilla, jotka kussakin tilanteessa on nähty totuudenmukaisiksi. Olemme tehneet talouspuolella joitakin esimerkkiraportteja, ja varovaisesti myös jakaneet niitä liiketoiminnalle. Haluamme kuitenkin pitää huolen siitä, ettei kallisarvoinen tieto leviä hallitsemattomasti.”

Pertti, ylläpitäjä: ”Suhtaudun päättyneeseen kannattavuuslaskentaprojektiin hiukan ristiriitaisesti. On hienoa, että kustannusten kohdistamisista keskusteltiin huolella, eikä menty sieltä missä aita on matalin. Toisaalta hirvittää, miten pystyn ylläpitämään näitä tietoja kuukaudesta toiseen. Suurin osa valituista kohdistusperiaatteista on kuitenkin sellaisia, että joudun kyselemään tietoja ympäri organisaatiota. Myös tuo työkalupuoli mietityttää. Onhan se visuaalisesti kiva, mutta aika paljon asioita joudutaan laskemaan sen ulkopuolella, ja toimittajan tuki näyttää olevan ongelmatilanteissa varsin heikko.”

Martti, liiketoimintapäällikkö: ”Juu, kuulin, että talouspuolella olivat tehneet jonkun himmelin. Ihmettelen kyllä, miksi meitä ei informoitu tästä ajoissa, koska tarpeita kannattavuustiedolle olisi kyllä ollut. Nyt sain sitten moneen kertaan pyytämällä sähköpostiini jonkun pdf-raportin, jolla en tee yhtään mitään. Tuotejaottelu on aivan erilainen kuin miten me täällä olemme tottuneet niitä pyörittelemään. Ja kun en pääse yhtään pureutumaan siihen, mitä noiden lukujen takana on, niin eihän noihin voi luottaa. Minun puolestani voivat pitää tunkkinsa, ja me jatkamme vanhalla karkealla Excel-mallillamme, josta sentään ymmärrämme jotain.”

Kannattavuuslaskentaprojekti – Miten epäonnistua?

Kannattavuuslaskentaprojektit onnistuvat vaihtelevasti. Jopa samasta projektista voidaan olla montaa mieltä – riippuen siitä, keneltä kysytään. Yksi määrittelee, toinen tuottaa lähtötietoja, kolmas hyödyntää… Rooleja riittää, ja monessa vaiheessa on mahdollista osaoptimoida projektia tietystä kulmasta. Kuten niin monessa asiassa, myös kannattavuuslaskentaprojekteissa parhaaseen lopputulokseen päästään, kun löydetään tasapaino eri tavoitteiden ja mahdollisuuksien väliltä.

Alla on muutama kokoamamme oppi, jos haluat erityisesti epäonnistua kannattavuuslaskentaprojektissa. Varmuuden vuoksi jokaisen kohdan alla on myös vaihtoehtoinen tapa, joka todennäköisesti johtaa onnistuneempaan lopputulokseen.

1.Valitse välineet ja toteutustapa ennen tavoitteiden asettamista

Vaihtoehtoinen tapa: Määrittele ensin huolella tavoitteet. Välineissä on eroja, mutta parempi on antaa tavoitteiden ohjata välinevalintaa kuin toisinpäin. Toteutustapaan tulisi vaikuttaa muun muassa eri organisaatioyksiköiden kypsyys laskennalle, tarpeet kannattavuustiedolle ja tavoiteaikataulu.

2. Aloita toteutus ilman tarkkaa kuvaa halutuista lopputuloksista

Vaihtoehtoinen tapa: Kannattavuuslaskennan hyödyt konkretisoituvat vasta kun joku hyödyntää tuloksia ja tekee parempia liiketoimintapäätöksiä. Niinpä hyödyntäjien näkemyksen tavoiteltavasta lopputuloksesta tulisi olla keskeisin toteutusta ohjaava tekijä. Tämä vaatii luonnollisesti kommunikointia liiketoiminnan kanssa jo varhaisessa vaiheessa.

3. Tavoittele 100% tarkkaa laskentamallia

Vaihtoehtoinen tapa: Laskentamallin suunnittelussa on aina pidettävä tasapaino tarkkuuden ja ylläpidettävyyden välillä. Automatisoitavia tietolähteitä tulisi hyödyntää mahdollisimman usein, jotta ylläpito ei muodostu liian työlääksi. Karkea ja ajantasainen on useimmiten parempi vaihtoehto kuin alussa 100% tarkka, mutta ajan myötä työläyden vuoksi täysin rapautuva.

4. Toteuta ratkaisu mahdollisimman salassa ja pidä yrityksen sisäinen kommunikointi minimissä

Vaihtoehtoinen tapa: Edelleen: hyödyt konkretisoituvat vasta tuloksia hyödynnettäessä. Niinpä tavoitteiden määrittelyssä, toteutuksen aikana ja tuloksia jaettaessa on kommunikoitava ahkerasti eri osapuolten – erityisesti tiedon hyödyntäjien – kanssa. Tulosten jakamisessa on syytä tunnistaa eri käyttäjäryhmien suosimat kanavat ja tavat hyödyntää informaatiota. Lisäksi on tärkeää varmistaa koulutuksin ja jatkuvalla kommunikaatiolla, että hyödyntäjät ymmärtävät lukujen taustat.