Ketteryys apuna poikkeustilanteessa ja sen jälkeen

Koronan aiheuttama poikkeusaika on pakottanut monet yritykset tarkastelemaan työskentelytapoja uudelleen. Ketterä ajatus- ja toimintamalli istuu hyvin tällaiseen poikkeusaikaan, jossa täytyy sopeutua nopeasti muuttuvaan toimintaympäristöön.

Koronapandemia on laittanut yritykset tarkastelemaan etätyöskentelytapojaan poikkeustilanteessa. Yritykset ovat joutuneet kiinnittämään entistä enemmän huomiota liiketoimintansa jatkuvuuteen sekä varmistamaan, että käytössä olevat toimintamallit, työvälineet ja digitaaliset kanavat mahdollistavat tehokkaan vuorovaikutuksen ja liiketoiminnan sujuvuuden.

Digialla etätyöskentely on ollut arkipäivää ennen koronaakin, mutta tällaisessa pitkittyneessä poikkeustilanteessa, jossa tiimit eivät enää työskentele säännöllisesti fyysisesti yhdessä, on ollut syytä tarkastella uudelleen tilannetta ja työskentelytapoja, jotta pystymme jatkuvasti vastaamaan asiakkaidemme tarpeisiin ja tuottamaan heille ajassa tarvittavaa relevanttia lisäarvoa. Tällaiseen poikkeusaikaan ketterä ajatus- ja toimintamalli istuu hyvin ja tukee sopeutumista nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä.

Tiimien itseohjautuvuus mahdollistaa nopeamman päätöksen teon

Poikkeustilanteet vaativat nopeaa päätöksentekoa. Ketterissä tiimeissä päätösvalta on tiimillä vastuualueidensa mukaisesti, jolloin päätöksentekoon ei tarvita sen suurempaa byrokratiaa. Tiimi tarkastelee jatkuvasti omaa tehokkuuttaan ja mukauttaa toimintaansa projektin aikana. Myös aktiivinen osallistuminen ja yhteistyö kehityksen aikana korostuvat.

Kaikkien projektin jäsenten toimiessa etäyhteyksin tiimi on ”tasavertainen” ja projektitiimin on toimittava tiiviissä yhteistyössä, jotta projektin aikana esiintyviin tilanteisiin pystytään reagoimaan toivotulla tavalla. Itsetarkastelu tiimin kesken säännöllisin väliajoin mahdollistaa toimintatapojen tarkastelun ja niiden muokkaamisen sopivaksi seuraavaa toimitettavaa kokonaisuutta ajatellen.

Ketterät organisaatiot ja projektitiimit mukautuvat vallitseviin tilanteisiin ja ovat valmiimpia nopeisiinkin suunnanmuutoksiin

Ketterän toimitustavan mukaisesti toimitamme jatkuvasti arvoa tuottavia lopputuotteita. Toimintamalli hyväksyy muutoksen ja projektin aikana muuttuvat vaatimukset. Kun arvoa halutaan tuottaa nopeasti, vaatii se toimintatavan muutosta täydellisyyden tavoittelusta inkrementaaliseen joustavaan kehitykseen, joka mahdollistaa myös tarvittavat suunnanmuutokset. Menetelmän mukaisesti kehitystä tehdään priorisoimalla tärkeimmät kehityskohteet ja niitä tehdään tärkeysjärjestyksessä niin, että jokainen sprintti tuottaa omalta osaltaan arvoa ja toimivan sovelluksen. Näin ollen kehitystä tapahtuu iteratiivisesti jatkuvasti parantaen ja testaten. Tämä toimii myös laadunvarmistajana läpi projektin. On tärkeää, että jo sprintin suunnitteluvaiheessa kaikilla on jaettu ymmärrys mitä tehdään, jolloin sprintin tavoite on kirkkaana ja selkeä tuotejono (backlog) ohjaa tekemistä.

Ketteryys tuo struktuuria ja jäsentää tekemistä, mitkä epävarmoina aikoina tuovat myös mielenrauhaa ja säännönmukaisuutta työpäiviin. Etätyö vaatii jokaiselta kurinalaisuutta ja strukturoitu kalenteri ohjaa paremmin tiimin työskentelyä. Päivittäisissä palavereissa ja jälkikatselmoinneissa tiimin jokaisella jäsenellä on mahdollista säännöllisin väliajoin tuoda esille huolenaiheita ja esiinnousseita esteitä ja näihin on mahdollista pureutua saman tien.

Poikkeustilanteissa selviytyminen ei ole yhden henkilön suoritus vaan vaatii koko organisaation tai projektitiimin panoksen. Ketterä ajattelutapa korostaa juuri tiimityöskentelyä ja yhdessä tekemistä. Poikkeusolot vaativat entistä enemmän avointa yhteistyötä, kun ei tavata kasvokkain ja liiketoiminnan tarpeet saattavat muuttua nopeastikin. Organisaation resilienssiä tulee tarkastella myös pidemmällä aikavälillä ja pohtia mitä tästä on jo nyt opittu ja kuinka organisaatio varautuu tulevaisuuden muutoksiin niin toimintatapojen, teknologiavalintojen kuin tarvittavan osaamisen näkökulmasta.

Ketteryys osana arkea poikkeusoloissa ja tulevaisuudessa:

1. Ketteryys on tapa toimia ja ajatella, jossa keskitytään tiimin/organisaation vuorovaikutukseen, avoimuuteen ja kannustetaan itseohjautuvuuteen
2. Työn priorisointi ja osittaminen jäsentää tekemistä: Tilannetta voidaan tarkastella esimerkiksi parin viikon välein, mikä mahdollistaa nopeatkin suunnanmuutokset liiketoimintatarpeiden muuttuessa
3. Poikkeusolot epävarmuustekijöineen vaativat sopeutumista: Ketterässä työskentelytavassa tiimit tarkastelevat jatkuvasti omaa tehokkuuttaan ja tapoja toimia paremmin ja oppivat matkan varrella
4. Aktiivinen osallistuminen ja avoin yhteistyö kehityksen ja poikkeusolojen aikana korostuvat.