Kuinka ratkaista miljardiluokan rakennushankkeen sisäisen viestinnän haasteet? Avuksi Metsäppi-sovellus

Kun miljardiluokan työmaalla työskentelee yhtäaikaisesti jopa 4000 henkilöä, asettaa se tiettyjä haasteita sisäisen viestinnän kululle ja saavutettavuudelle. Osana Digiaa toimiva Avalon kehitti Metsä Fibrelle mobiilisovelluksen Kemin biotuotetehtaan rakennusaikaseen viestintään. Sovellus mahdollisti ajantasaisen viestinnän koko projektihenkilöstölle. 

Yli kahden miljardin euron investointiprojektin työmaalla työskenteli yhtäaikaisesti parhaillaan yli 4 000 henkilöä ja kaikkiaan koko rakennushankkeen aikana noin 15 000 eri henkilöä. Lisäksi projektityömaille tyypilliset muuttuvat olosuhteet asettivat omat haasteensa työmaan aikaiseen sisäiseen viestintään. Lisämausteensa viestintään toi projektityömaan ajalle osunut koronapandemia. 

Idea viestintähaasteen ratkaisemisesta heräsi osana Digiaa toimivan Avalonin myynti- ja markkinointijohtaja Jari Laakson mielessä hänen tavattuaan Metsä Fibren edustajia: voitaisiinko koko hankkeen viestintä keskittää siihen kaikkein henkilökohtaisimpaan välineeseen eli älypuhelimeen?

"Tienvarsitaulujen, banderollien, digitaulujen ja muiden fyysisten viestintäpintojen sijaan ehdotuksemme kulminoitui yhteen toteutukseen: helppokäyttöiseen mobiiliratkaisuun", Laakso kertoo.

Minkälaisia ominaisuuksia Metsäppi-sovellukseen kehitettiin?

Metsäfibren toiveena oli saada rakennusaikainen viestintäkanava koko projektihenkilöstölle, josta suurin osa oli eri urakoitsijoiden edustajia. Tavoitteena oli saada kaikki tieto yhteen paikkaan kaikkien saavutettavaksi, ja samaan aikaan ylläpitäjien näkökulmasta helposti hallittavaksi.

"Rakensimme mobiilisovelluksen, johon henkilöstö kirjautuu kukin omilla tunnuksillaan. Sovelluksen sisällön ylläpito rakennettiin Hubspot-alustan päälle, joka on helppokäyttöinen ja saavutettavissa sekä tietokoneella että mobiilisti", Laakso kertoo.

Sovellus sisälsi turvallisuustietoa, viikkotiedotteita, työmaan karttoja, tärkeät yhteystiedot, erilaisia lomakkeita turvallisuushavaintojen ja palautteen antamiseksi, sekä tietysti tärkeänä osana viikon lounaslistan. Alati muuttuvan työmaan edistyessä oli tärkeää, että kaikilla oli helposti saatavilla tiedot esimerkiksi muuttuvista liikennejärjestelyistä. Viestintäosasto pystyi helposti päivittämään sovelluksen karttatietoa, jotta työmaan liikenne pystyttiin ennakoimaan ja ohjaamaan perille oikeaa reittiä.

” Idea mobiilisovelluksesta oli uudenlaista ajattelua työmaan sisäisen viestinnän toteuttamiseksi. Sen avulla työmaata koskeva informaatio saatiin tarjottua jokaisen työmaalla työskentelevän henkilön ulottuville. Mobiilisovellus toimi hyvänä lisänä työmaan muiden viestintäkanavien rinnalla.”

Henri Saloranta, viestintäpäällikkö, Metsä Fibre

Miten sovellus vastasi sen ylläpitäjien tarpeisiin?

Sovelluksen ylläpito tehtiin asiakkaalle mahdollisimman helpoksi Hubspotin käyttöliittymällä, jossa sisältöjä voi päivittää selkeällä WYSIWYG-editorilla sekä taulukkonäkyminä. Metsä Fibren kannalta tärkeitä ominaisuuksia oli myös Hubspotin mukanaan tuomat tietoturva ja käyttäjäanalytiikka.

"Sovelluksen ylläpito oli kaksivaiheisen tunnistautumisen takana, jolloin siihen pääsi käsiksi vain valtuutetut henkilöt. Lisäksi Hubspot tarjoaa laajasti analytiikkaa, josta koostimme käyttöanalyyseja asiakkaan käyttöön kuukausittain. Seurasimme mm. sovelluksen latausmääriä sekä sitä, mitkä sisällöt saivat eniten lukukertoja", Laakso kertoo.

Mitä kaikkea Avalonin toteutus sisälsi?

Sovellus määriteltiin yhdessä asiakkaan kanssa, jonka jälkeen Avalonin tiimi teki teknisen toteutuksen kokonaisuudessaan. Sovelluksen käyttöönottovaiheeseen Avalon teki lanseerausmateriaalit, joiden avulla tietoisuutta sovelluksesta jaettiin työmaalla.

Miten sovellus sai nimensä Metsäppi?

Sovelluksen nimestä käytiin nimikilpailu, jossa Metsä Fibre kysyi omalta henkilöstöltään ehdotuksia sovelluksen nimeksi. Varsin oivaltava Metsäppi valikoitui voittajaksi.

"Oli mukava huomata organisaation rohkeus käyttää brändiään tällä tavoin henkilöstöä ja koko rakennusaikaista alihankintaketjua sitouttavasti", Jari Laakso sanoo.

Katso Avalonin sivuilta, kuinka Metsäppi toimii käytännössä >

Avalon on osa Digia Groupia.