Miksi valitsisin pilvipohjaisen raportointialustan?

Microsoftin pilvi- ja mobiilipainotteisen strategian yksi ilmentymä on Office 365 tarjontaan liitetty Power BI -raportointialusta. Miksi sillä kannattaisi korvata tai täydentää nykyistä – usein omassa laiteympäristössä toimivaa – raportointijärjestelmää?

Perinteisen BI:n haasteita 

Perinteisesti yrityksen Business Intelligence –ratkaisu, ”perinteinen BI”, on rakentunut oman tietovaraston päällä olevaan raportointikerrokseen, joka on sijainnut omassa laiteympäristössä. Tämän lisäksi on saattanut olla rinnakkaisia raportointivälineitä, joilla jaetaan raportteja suoraan operatiivisista järjestelmistä.

Kaikista näistä välineistä huolimatta Business Controller on kuitenkin käyttänyt kosolti työaikaa koostamalla avainluvut ja -kaaviot johtoryhmälle PowerPointiin – ja harmillisen usein se tietovarastokin on jäänyt suhteellisen vähäiselle käytölle.

Syynä tähän voivat olla vanhat tottumukset työskentelytavoissa, tietovaraston- ja raportointivälineiden hidas kehityssykli tai se, että raportointivälineiden valinta on tehty enemmän tehokäyttäjän näkökulmasta, eikä peruskäyttäjällä ole käytettävissään helppoa pääsyä dataan.

Millä tavalla pilvipohjainen raportointialusta voisi parantaa tilannetta?

Kattavampi ja ajanmukaisempi raportointi 

Kun otetaan uusia järjestelmiä – yhä useammin SaaS-pohjaisia – käyttöön, halutaan hyödyntää sosiaalisen median tai avointa dataa tai kytkeä reaaliaikaista sensoridataa raportointiin tulee tilanteita, joissa perinteinen BI ei kata kaikkea tietotarvetta. Power BI:llä pystytään nopeasti yhdistämään ja lisäämään tietolähteitä ja jakamaan tietoa kuitenkin käyttäen samaa jakelukanavaa kuin perinteisessä BI:ssä. Uudet tietolähteet voidaan sitten siirtää hallitusti perinteisen BI:n puolelle aikasarjoilla ja analytiikalla rikastettuna.

Saavutettavuus päätelaitteesta ja sijainnista riippumatta 

Jotta raportointivälinettä käytettäisiin, niin sen käytön pitäisi olla riittävän helppoa. Niin helppoa, että päästäisiin viimein eroon kaavioista PowerPointeissa ja offline-Exceleistä.

Yksi edellytys sille on hyvä käytettävyys ja saavutettavuus päätelaitteesta ja paikasta riippumatta. Omia käyttäjiä pitää pystyä palvelemaan oman toimistoympäristön lisäksi etänä, matkalla ja kentällä. Oma lukunsa on sidosryhmäraportointi (päämiehet, asiakkaat, jälleenmyyjät…), joille ”sähköpostiraportti pdf-muodossa” ei välttämättä tule riittämään.

Pilvipohjainen raportointi on luonnostaan sijaintiriippumatonta ja käyttöliittymät tukevat mobiilia käyttöä tavalla, joka olisi omassa laiteympäristössä hankalaa toteuttaa.

Mobiililaitteiden käyttö jyrää sosiaalisessa mediassa ja sen merkitys kasvaa yritysohjelmistoympäristöissäkin. Mobiili BI on ollut tyhjä lupaus pidemmän aikaa, mutta nyt olisi erikoista, jos Business Intelligence ei tällä kertaa seuraisi tätä käyttötavan muutosta.

Nopea liikkeellelähtö ja maksu käytön mukaan 

Pilvipohjaisilla raportointivälineillä kustannus kasvaa käytön mukaan ja liikkeellelähtö – ja toivottavasti tulosten saavuttaminen – on nopeaa.

Pilvimallissa hinta per käyttäjä -kustannukset voivat tuntua suuremmilla käyttäjämäärillä suurilta ja sitovat tiettyyn palveluntarjoajaan, mutta hinnat sisältävät kaiken (palvelimet, varmistukset, valvonnat) ja vältytään suurilta migraatioprojekteilta versionvaihtojen yhteydessä.

Power BI on yksi Microsoftin Office 365 –tarjontaan paketoiduista palveluista, joten liikkeellelähtö erityisesti O365-käyttäjille on hyvin mutkatonta ja samat O365-tunnukset ja -ryhmät toimivat Power BI:ssä, kuten OneDrivessa tai Exchange Onlinessa.

Riittääkö pilvipohjainen raportointi? 

Pilvipohjainen raportointialusta tarjoaa hyviä ominaisuuksia raporttien kehittämiseen, tiedon visualisointiin, analysointiin ja jakeluun, mutta tehokäyttäjille eivät ominaisuudet aina riitä.

Microsoftin täydentävä työkalu tehokäyttäjän BI-välineeksi on Excel, jolla voi lukea tietoa suoraan tietolähteistä, yhdistellä, analysoida ja visualisoida sitä. Kyseessä ei ole offline-Excel vaan tiedot voi jakaa Power BI- tai Excel Online palvelussa, jossa tiedot saa päivittymään automaattisesti. Tuore Excel 2016 sisältää Business Intelligence -alueelle paljon uusia toiminnallisuuksia, mutta se onkin toinen jo tarina.