Case FIM

Arvonlaskentaa palveluna – back office -toimintojen ulkoistus auttaa FIMiä keskittymään ydinliiketoimintaan


FIMin rahastojen arvonlaskennassa käytetty järjestelmä oli jäänyt pahasti ajastaan jälkeen ja järjestelmäinvestoinnin tarve oli ilmeinen. Tiukasti säädellyt, rutiininomaiset back office -toiminnot sitovat resursseja, mutta niistä on vaikea saada lisäarvoa. FIM haki lisää tehokkuutta ja kustannushyötyjä toimintaansa ulkoistamalla rahastojensa back office -toimintoja Digialle. Taustajärjestelmänä toimii Digia Financial Systems.

Yhteistyö Digian kanssa on toiminut todella hyvin. Meillä on avoin keskusteluyhteys, ja jos jossain on ollut haasteita, voimme käydä asiat avoimesti läpi ja ottaa siitä opiksi.

Heli Sirkiä, hallintojohtaja, FIM Varainhoito Oy

mita-teimme.pngMitä teimme

  • rahastojen back office -toimintojen ulkoistus
  • yksilöllisen varainhoidon back office -toimintojen ulkoistus

milla-teimme.pngMillä teimme



Arvonlaskentaa palveluna – back office -toimintojen ulkoistus auttaa FIMiä keskittymään ydinliiketoimintaan

Tiukasti säädellyt, rutiininomaiset back office -toiminnot sitovat resursseja, mutta niistä on vaikea saada lisäarvoa. FIM haki lisää tehokkuutta ja kustannushyötyjä toimintaansa ulkoistamalla rahastojensa back office -toimintoja Digialle.

Tavallisesti IT-kumppani toimittaa asiakkaalle järjestelmäratkaisun, jota asiakkaan eri käyttäjäryhmät hyödyntävät työssään. Mutta entä jos pelkän järjestelmän sijaan IT-kumppani toimittaisikin koko palvelun?

Tällaiseen ratkaisuun päätyi S-Pankin varainhoito- ja Private Banking -palveluista vastaava FIM, kun varainhoidon järjestelmäuudistus tuli ajankohtaiseksi. FIM teki vuonna 2016 päätöksen, jonka myötä yhtiö ulkoisti rahastojen back office -toimintoja, kuten rahastojen arvonlaskennan ja osuusrekisterijärjestelmän ylläpidon Digialle.

FIMin hallintojohtaja Heli Sirkiä palaa muutaman vuoden takaisen ulkoistuspäätöksen syihin.

”Järjestelmä, jolla rahastojen arvonlaskentaa hoidettiin, oli jäänyt pahasti ajastaan jälkeen. Tämän vuoksi rahastojen arvonlaskennan toteutus vaati runsaasti henkilöstöä, mikä tietysti lisäsi rahastojen hallinnon kustannuksia. Järjestelmäinvestoinnin tarve oli siis ilmeinen.”

Tiukasti säädellyt, rutiininomaiset back office -toiminnot sitovat resursseja, mutta niistä on vaikea saada lisäarvoa.

”Pohdimme, kuinka bisneskriittinen osa tämä on toimintaamme. Keskusteluissa Digian kanssa nousi esiin ajatus, että entä jos kyse ei olisi pelkästä järjestelmästä vaan meille tuotetusta palvelusta”, Sirkiä kertoo.

Ulkoistusprojekti vaatii huolellista suunnittelua

Ulkoistusprojekti alkoi rahastojen arvonlaskennan ja osuusrekisterijärjestelmän ylläpidon siirrolla. Toimintojen ulkoistamisessa edettiin vaiheittain ja matkan varrella mukaan on tullut myös uusia rahastoja ja toimintoja. Tällä hetkellä Digia tuottaa ulkoistettuna palveluna valtaosan FIMin rahastojen ja yksilöllisen varainhoidon back office -toiminnoista. FIM vastaa rahastojen hallintoon liittyvistä toimiluvanvaraisista toiminnoista. Taustajärjestelmänä toimii Digia Financial Systems.

Isossa muutoksessa on monta liikkuvaa palaa ja ennakointi voi välillä olla haastavaa. Sirkiä korostaakin huolellisen suunnittelun ja määrittelyn tärkeyttä.

”Kun siirrytään vanhasta järjestelmästä uuteen, on tärkeää ymmärtää, mitä asioita täytyy kehittää tai ottaa huomioon, jotta tarvittavat toiminnallisuudet olisivat mukana myös uudessa järjestelmäympäristössä. Silloin vältytään aika monelta yllätykseltä ja huolelta matkan varrella. Lisäksi testaamiseen on oltava riittävästi aikaa”, Sirkiä kertoo.

Myös loppukäyttäjien osallistaminen suunnitteluun on Sirkiän mukaan tärkeää. Mukana on oltava niitä ihmisiä, jotka palvelua tulevat käyttämään ja tuntevat työn yksityiskohdat.

Sirkiän mukaan projektin sujumisessa suuri merkitys oli sillä, että ulkoistuksen myötä FIMin henkilöstöä siirtyi Digian palvelukseen.

”Meillä oli siellä tutut ihmiset töissä ja sen myötä luottamus siihen, että heillä on tarvittava asiantuntemus palvelun tuottamiseen.”

Tiivis keskusteluyhteys hälventää huolia

Toimintojen ulkoistamiseen voi liittyä usein huolia palvelun laadusta, hinnasta tai kehittämisen joustavuudesta. Sirkiän mukaan säännölliset palaverit ja avoin keskustelu ovat avainasemassa ulkoistusyhteistyön sujumisessa.

”Meillä on säännölliset palvelukokoukset, joissa käymme läpi vakioagendan mukaan muun muassa tietyt mittarit, joiden avulla palvelun laatua seurataan. Samalla on mahdollisuus antaa palautetta ja kiinnittää huomiota haluttuihin asioihin.”

Yhteistyön sujumisesta Digian kanssa Sirkiä antaa hyvän arvosanan.

”Yhteistyö Digian kanssa on toiminut todella hyvin. Meillä on avoin keskusteluyhteys, ja jos jossain on ollut haasteita, voimme käydä asiat avoimesti läpi ja ottaa siitä opiksi.”

Back office -toimintojen ulkoistus on Suomessa vielä harvinaista, mutta Sirkiän mukaan ulkomailla jo paljon yleisempää.

”On hyvä kysymys, miksei tällainen toiminta ole yleistynyt vielä meillä. Suosittelisin miettimään, minkälaista kustannustehokkuutta ja hyötyä tällaisella ratkaisulla voidaan saavuttaa. En usko, että me pystyisimme esimerkiksi hallinnoimaan kustannustehokkaasti tätä määrää rahastoja, jos yrittäisimme tehdä kaiken talon sisällä”, Sirkiä toteaa.

Ulkoistuksen myötä FIM on voinut keskittyä paremmin ydintoimintaansa.

”Toimintoihin on nyt saatu sellainen moottori hyrräämään, että päivittäinen työ pyörii taustalla ilman, että meidän tarvitsee siihen kiinnittää päivätasolla huomiota.”