Miksi liiketoiminnankin pitäisi kiinnostua tietojärjestelmien tilannekuvasta

Miksi tilannekuvaa tarvitaan ja mitä hyötyä siitä on liiketoiminnalle? Asiantuntijamme Tommi Palomäki esittelee blogissaan seitsemän nykyaikaisen tilannekuvan keskeistä piirrettä ja niiden tuomia hyötyjä liiketoiminnalle.

Aika ajoin törmäämme mediassa otsikoihin tietojärjestelmien häiriöistä ja niiden mahdollisesti kriittisistäkin vaikutuksista vaikkapa terveyspalveluihin. Harmillinen fakta on se, että vaikka sovellustoimittajilla on varmasti aina parannettavaa, mahdollisista häiriöistä ja bugeista tuskin tulemme pääsemään eroon. Moniulotteisen tilannekuvan avulla pystymme kuitenkin vaikuttamaan siihen, kuinka laajamittaisiksi häiriöt ehtivät kehittyä, havaitaanko ne ajoissa ja pystytäänkö niitä jotenkin ennakoimaan ennen kuin ne eskaloituvat loppukäyttäjälle asti.

Olen jo aiemmin kirjoittanut siitä, miten tietojärjestelmien saatavuus voidaan varmistaa tilannekuvan avulla. Mutta miksi tilannekuvaa ylipäätään tarvitaan? Vastaus löytyy käymällä läpi neljä yleisintä ongelmaa häiriötilanteissa:

• Häiriötä ei huomata ajoissa: Kuluttaja tai loppukäyttäjä ilmoittaa häiriöstä ennen kuin toimittaja tai tilaaja on siitä itse tietoinen.
• Häiriön syyn paikallistaminen kestää kauan: Nykyään tietojärjestelmäkokonaisuudet ovat laajoja ja mukana saattaa olla useita eri toimittajia. Häiriön paikallistamisessa voi tällöin kestää kauan, jolloin myös asian ratkaisu viivästyy.
• Tieto ei kulje osapuolten välillä: Kun sovellustoimittaja tai ylläpitäjä saa tiedon järjestelmässä olevasta häiriöstä, ongelma ratkeaa yleensä nopeasti. Valitettavan usein voi viedä kuitenkin jopa päiviä, että tieto häiriöstä saavuttaa oikean tahon.
• Kukaan ei ota vastuuta: Jos häiriön syytä ja sijaintia ei tiedetä, ei kukaan ota myöskään vastuuta.

Mitä hyötyä tilannekuvasta on liiketoiminnalle?

Liiketoiminnan kannalta ydinliiketoimintojen järjestelmien toimivuus on tärkeä mittari. Mittari voi olla euromäärä (esim. myynti) tai se voi koostua kriittisten tietojärjestelmien tiloista. IT on nykyään tärkeä osa liiketoiminnan mahdollistamista, joten ilman toimivia järjestelmiä ja niiden strategista kehittämistä ja operatiivista johtamista liiketoiminta ei voi hyvin.

On siis tärkeä ymmärtää, ettei tilannekuva ole vain IT-tuen työkalu, vaan tärkeä tietolähde myös liiketoiminnalle. Liiketoiminnan ja IT:n tilannekuvat voivat olla sisällöltään erilaisia sen mukaan, millainen tieto on kullekin käyttäjälle olennaista. Nykyaikaisen tilannekuvan keskeiset piirteet voidaan jakaa seitsemään kohtaan, jotka kaikki koskevat myös liiketoiminnallisia intressejä:

Reaaliaikaisuus

Reaaliaikaisuus varmistaa, että häiriöt sekä huomataan mahdollisimman nopeasti että järjestelmien toipuminen voidaan heti todentaa. Myös liiketoiminnan kannalta on tärkeää, että häiriö huomataan ajoissa, syy paikallisestaan nopeasti, tieto kulkee ja oikea taho ottaa vastuun. Liiketoiminnan kannalta jokainen häiriö ja pidentynyt palvelukatko tuottaa hallaa liiketoiminnalle, tarkoittaen menetettyä liikevaihtoa ja laskevaa asiakastyytyväisyyttä.

Kokonaiskuva

Organisaation järjestelmäkokonaisuus saattaa koostua pilvijärjestelmistä, on-premise -ratkaisuista, ja mukana saattaa olla useita eri toimittajia. Nykyaikainen tilannekuva tarjoaa kokonaiskuvan kaikesta tästä.

Objektiivisuus

Etenkin monitoimittajaympäristössä kukin taho saattaa tarkastella tilannetta vain omasta näkökulmastaan. Tarjoamalla kaikille puolueettoman reaaliaikaisen tilannekuvan yhteistyötä ja toimintaa voidaan tehostaa.

Pääsynhallinta

Toimittajilla saattaa olla oma tilannekuva oman tonttinsa valvomiseen, mutta muilla ei ole siihen pääsyä. Kaikkien ulottuvilla oleva tilannekuva on avainasemassa tehokkaampaan ja avoimempaan kommunikointiin.

Ennakoivuus

Tilannekuva huomaa yksittäisten komponenttien häiriöt, vaikka niillä ei olisi vielä vaikutusta koko järjestelmän toimintaan. Lisäksi ennakoiva analytiikka seuraa resurssien ja käyttömäärien käyttäytymistä ja hälyttää ajoissa ennen järjestelmän vikaantumista. Liiketoiminnan näkökulmasta on tärkeää pystyä ennakoimaan tietojärjestelmien tilan vaikutus liiketoiminnan kehitykseen, kuten esimerkiksi palvelukatkojen vaikutus kvartaalin tulokseen ja asiakastyytyväisyyden kautta kasvuun tulevaisuudessa.

Historiasta oppiminen

Tilannekuva kerää runsaasti historiatietoa tietojärjestelmän käyttäytymisestä. Historiatieto auttaa häiriötilanteessa selvittämään, mitä on tapahtunut ja miten häiriötilanne on nopeiten ratkaistavissa. Historiatieto on myös avainasemassa tulevien häiriöiden ennakoinnissa.

Tiedon fuusiointi

Moniulotteinen tilannekuva tuo yhteen eri näkökulmat tietojärjestelmien ja liiketoiminnan tilasta: teknisen IT-tason tilannekuvan lisäksi mukaan voidaan tuoda operatiivisen toiminnan tilannekuva. Liiketoiminnan tilannekuva onkin vahvasti päällekkäinen tietojärjestelmien tilannekuvan kanssa. Esimerkiksi asiakastyytyväisyys, verkkokaupassa vietetty aika, ostoskoripoistuma, verkkosivuston hakukäyttäytyminen, myynnin määrä, varaston ja toimitusten sujuvuus ja laskutusliikenne ovat kaikki osa sekä liiketoiminnan että tietojärjestelmien tilannekuvaa.

Tilannekuva palvelunhallinnan tukena

Parhaimmastakaan tilannekuvasta ei ole hyötyä, mikäli kukaan ei seuraa tilannekuvaa ja reagoi tilannekuvan indikoimiin häiriöihin. Kriittisissä järjestelmissä palvelunhallinta kannattaa keskittää 24/7 -yhteydenottopisteelle, joka vastaa järjestelmien toivuttamisesta ja koordinoi häiriönhallintaa useamman toimijan ympäristössä.

Moniulotteinen tilannekuva mahdollistaa sen, että palvelunhallinta on koko ajan selvillä kokonaistilanteesta ja pystyy tehokkaasti kommunikoimaan eri osapuolten kanssa.