Näin järjestät etätyöpajan onnistuneesti

Etätöihin siirtyminen asetti kaikki uuden eteen: miten tutut toimintatavat päivitetään etäaikaan? Tässä blogissa esittelemme oppimme onnistuneen etätyöpajan fasilitointiin.

Kun lähes vuosi sitten koko maailma siirtyi etätöihin, kodinkonekaupoista loppuivat kuulokkeet ja sähköpöytäkauppiaat saivat ennakoidun joulun, oli valloillaan sellainen selviytymisen meininki. Jokainen teki töitä, miten parhaiten taisi ja mikä kulloinkin oli mahdollista. Samalla syntyi pakosta etätyöpajoja ja muita palavereita linjojen päähän. Ihan aina ei mennyt maaliin, ja ihmiset konttasivat tiedon valtateillä, kun ei voitukaan nähdä tai edes jakaa näyttöä toisessa päässä olevalle hahmolle.

Itse osallistuin esimerkiksi koko päivän kestävään puhelimen välityksellä toimivaan palaveriin, jossa piti itse visualisoida jatkuvasti ahkerasti, jotta aiheessa pysyi mukana. Pää nätisti sanottuna sauhusi palaverin jälkeen vielä pari päivää, kun yritin mielikuvista rakentaa itselleni tehtävälistaa ja muistella miten mikäkin asia riippui jonkun toisen tekemisistä. Onneksi kyseessä oli sentään pitkään jatkunut projekti, tutut hahmot linjan toisessa päässä ja paljon yhteistä tekemistä historiassa.

Olin kuitenkin aikoinaan käynyt reilut kymmenen vuotta sitten Grape Peoplen pitämän virtuaalifasilitoinnin koulutuksen muiden fasilitointiopintojen päälle. Muistelin, että siellä oli ollut jotain opetusta ja ajatusta, mikä erosi selkeästi kasvokkain järjestettävien tapahtumien fasilitoinnista. Olin myös pitänyt vuosien varrella muutamia etäosallistujia sisältäneitä ideointipalavereita ja muita projektityön tapaamisia, mutta vain yhden käden sormella lasketun määrän täysin etänä toimivia tapaamisia.

Elvytin taidot ja olen nyt paljonkin kokeillut niitä käytännössä vajaan vuoden mitalla. Osaa ovat kokeilleet rakkaat kollegat ja olemme koettaneet oppia hyviä käytäntöjä toisiltamme. Lisäksi on pyritty liputtamaan mahdolliset kuopat, joiden kautta on kompasteltu sekä mietitty mitä kuopan tasoittamiseksi tai kiertämiseksi olisi tehtävissä. Näiden kokemusten pohjalta koostin muutamaan peruskohtaan vinkkejä meidän digiarjestamme.

Aloitus - Agenda - Tutustuminen

Jos ajatellaan että yksittäisessä tapaamisessa on tärkeää aluksi tutustua ja lämmitellä kohden varsinaista aihetta, niin etänä tavattaessa näiden asioiden merkitys vain korostuu. Etenkin jos henkilöt eivät ole koskaan tavanneet oikeassa elämässä kasvotusten. Linjat peittävät tunteita, olemusta ja välillä myös äänensävyjä. On hankala luottaa toiseen, kun häneen ei saa "tuntumaa" linjojen läpi, etenkin kun kamerat ja mikit ovat kiinni ja et ole ihan varma puhutko linjoilla yksinäsi kaverin hävittyä keittämään itselleen teetä jo minuutteja sitten. Oikeassa tilanteessa harvemmin törmäät hiljaisuuden muuriin, ja silloinkin voit päätellä avoinna olevista silmistä, että hereillä ollaan. Näet myös, jos jonkun puhelin soi ja hän lähtee siihen vastaamaan ja poistuu neukkarista. Etänä tätä ei näe, ellet saa osallistujia laittamaan mikkejä ja kameroita päälle.

Erilaiset lämmittelyleikit, joissa olen antanut kynän ja paperia käteen, muuttuvat virtuaalisessa ympäristössä hankalammiksi toteuttaa, kun tuttujen välineiden sijasta piirtäminen pitäisi tehdä virtuaalisella whiteboardilla muiden mahdollisesti seuratessa jokaista kynän vetoa. Epävarmuus omista piirtäjänlahjoista kohtaa epävarmuuden uuden toimintaympäristön käyttämisestä. Tekee mieli sanoa, etten osaa tai halua.

Olenkin siirtynyt hyödyntämään verkkoa, ja pyytänyt jokaista hakemaan minkä tahansa kuvan netistä kuvaamaan esim. odotuksia ja pelkoja aloitettua työpajaa/ koulutusta/ projektia kohden. Nämä sitten copy-pastetaan yhteiselle piirtoalustalle tai Teams-puhelun chattiin. Hauskin osuus tulee siinä, kun pyydän tämän jälkeen jokaisen esittelemään itsensä ja roolinsa ja tulkitsemaan jonkun muun osallistujan kuvat. Meni tulkinta oikein tai väärin niin tulee keskusteltua hyvinkin rennossa hengessä kunkin tuntemuksista ja kuvavalinnoista. Usein tässä kohtaa irtoaa jo naurukin ja päästään kaikkien kanssa samalle viivalle.

Digialla käytetään virtuaalisia whiteboard-sovelluksia, kuten Mural ja Miro. Kysessä on osallistujille usein uusi työkalu, jolloin palaverin alussa täytyy varata aikaa työkalun perusteiden läpikäyntiin, jotta jokainen kokee työpajaan osallistumisen turvalliseksi. Riippuen osallistujista, tässä kohtaa yleensä joku kysyy, eikö esittäydytä ensin. Kasvokkain tavattaessa on usein helppo hypätä suoraan odotuksiin ja esittelyyn, kun ei tarvitse esitellä, että kynä on tällainen ja sillä voi kirjoittaa näin. Jos taas lähtisin esittäytymiskierrokselle kylmiltään, siitä tulisi tylsä ja ei-aiheeseen johdattava keskustelu, jossa kukin kertoisi itsestään jotain ja kuulijakunta jakaantuisi kahtia: niihin, jotka odottavat omaa vuoroa ja miettivät mitä sanoa ja niihin, jotka eivät kuuntele koska oman vuoron stressi on juuri helpottanut.

Ideointi - Osallistuminen - Uuden oppiminen

Riippuen palaverin tai työpajan tarkoituksesta usein aluksi pyritään tarkastelemaan kokonaisuutta, lisäämään ideoiden määrää tai selvittämään miten jokin asia on. Haluan itse pitää tapaamisia, joissa jokaisella läsnäolijalla on selkeä rooli, ja näin ollen oletan, että kaikki osallistuvat ja tuottavat sisältöä. Kasvokkain toimittaessa jaan usein papereita, post-it -lappuja ja tusseja, joilla jokainen saa osallistua palaverin dokumentointiin. Hyvät ideat näkyviin ja lapuille tai kaaviokuvat asiaa selkiyttämään valkotaululle tilan seinällä.

Mural tarjoaa erilaisiin tilanteisiin omia pohjia, ja sitä käyttäessäni on tullut laadittua omiakin pohjia. Systeemimatriisin nimellä tuntemani harjoitus on osoittautunut suoraan toimivaksi tavaksi virtuaalisissa palavereissa. Sillä voidaan ideoida esim. mitä ominaisuuksia kullekin käyttäjäryhmälle tulisi palvelussa olla. Ominaisuudet yläriville, tunnistetut käyttäjäryhmät pystyriville ja väliin jääviin lappuihin dokumentoiden joko ruksi tai tyhjä, jos ominaisuus on käyttäjäryhmälle tärkeä. Lisäksi voidaan kirjoittaa lappuihin tarkennuksia ja huomioita, jotka koskevat juuri sitä ominaisuutta tietylle käyttäjäryhmälle toteutettuna. Hyvin selkeä harjoitus, jossa kaikki osallistujat voivat kirjoittaa lappuja ja yksittäiset ominaisuudet voidaan työstää samaan aikaan isolle canvakselle pienryhmissä rinnakkain.

Esimerkki systeemimatriisista, jossa valmiina olevia konseptiaihioita listattiin vasemmalle ja tunnistettuja käyttäjätarpeita yläriville. Ruksittiin mikä konsepti täyttää ja millä ehdoilla kunkin käyttäjätarpeen.

Erilaiset harjoitteet, joissa isompi porukka jaetaan alati vaihtuviin ryhmiin, jotka ristiin pölyttävät toistensa toimintaa (mm. Open space ja World cafe) voivat kuulostaa virtuaalimaailmassa hankalilta. Teamsin palveluvalikoima on kuitenkin kehittynyt alikokouksiin jakamisen suhteen ja kun oivalsin kohdella Muralin canvasta kuin yhtä isoa huonetta, jossa on eri pisteitä, tämä homma lähti rokkaamaan. Voin tehdä pienryhmille omat konsepti-kehitys-pohjat, jakaa heidät ryhmiin, seurata etäältä canvakselta mitä tapahtuu ja vierailla tarpeen mukaan puheyhteydellä eri ryhmissä. Ihan kuten kävelisin isommassa neuvottelutilassa eri ryhmien pisteiden välillä.

Ideoitiin sisäisessä koulutuksessa DRIVE-menetelmällä kahdessa ryhmässä kuntosalien 10hlö kokoontumisrajoituksen toteutustapaa.

Liittämällä keskelle ryhmän canvasta kirkkaanpunainen post-it lappu, jossa sydämen kera pyydän osallistujia palaamaan pääkokoukseen, on hirveän tehokas tapa toimia. Jos taas jokaisella osallistujalla on post-it lappu, joka on oman värinen, voin ohjailla ryhmien vaihdosta siirtämällä kunkin nimilapun uuden konseptipohjan päälle ja ohjaamalla puhelinyhteyden vaihtamisen suoria alikokouslinkkejä henkilökohtaisesti jakaen. Tämä tosin vaatii kattavan linkkilistan itselle sivutiedostoon ja tarkkaakin tarkemman suunnitelman ryhmäjaosta ennakkoon. Mutta eipä sitä muutenkaan fasilitoituihin työpajoihin voi tulla valmistautumatta.

Tämän kirjoittamisen jälkeen Teams on alkanut myös tukea Breakout rooms -toimintoa, ja ihmisten ohjailu helpottui huomattavasti.

Päättäminen - Priorisointi - Seuraavista askeleista sopiminen

Priorisointi ja konkreettisten askelten sopiminen ja velvoittaminen ovat palavereissa yleensä se hankalin osuus. Olen käyttänyt F2F-tilanteissa usein arvokelloa priorisointiin tai sitten ihan hiljaista ryhmittelyä. Nämä molemmat toimivat myös virtuaalisilla piirtoalustoilla. Voin vetää nuolia lapusta toiseen ja hajauttamalla laput riittävän kauas toisistaan saan helposti myös laskettua nuolen päiden määrän. Samalla kun lasken tuloksia voin virtuaalimaailmassa helposti vetää laput oikeaan priorisoituun järjestykseen nuolenpäiden säilyessä paikoillaan. Tarvittaessa siis tulokset voidaan vielä tarkistaa jälkikäteen.

Hiljainen ryhmittely onnistuu hienosti ohjeistamalla jokaista siirtämään janalla post-it -lappuja haluttuun järjestykseen. Virtuaalimaailmassa kukaan ei seiso lappujen edessä ja kokonaisuus on osallistujille jopa helpompi hahmottaa. Muralin ajastinominaisuus pitää myös kuluvan ajan koko ajan osallistujien nähtävillä tasavertaisesti.

Virtuaalisuus ei helpota asioista sopimista, mutta kun yhteiselle canvakselle tehdään taulukko, jossa on sovittu tekeminen ja sinne tägättynä henkilö/ henkilöt, jotka ovat siitä vastuussa sekä vielä päivämäärä, niin kyllä tämä on todella tehokas tapa tuoda tekemistä näkyväksi. Hyvänä tapana olen pitänyt, että teen työpajaa valmistellessa action point -taulukon valmiiksi palaverin canvakselle ja esittelen sen jo heti aluksi agendan myötä. Näin kaikki tietävät, että tästäkin tapaamisesta syntyy jotain tehtävää ja nakki voi napsahtaa myös itselle. Palaverin päätteeksi voin helposti ottaa screenshotin taulukosta ja laittaa sen sähköpostilla kaikille osallistujille tiedoksi.

Tässä tehtiin roadmap harjoitus kuvan päälle, ihan vaan vaihtelun vuoksi. Reunasta puuttuvat aikajänteet jotka merkittiin näkyviin. Lapun kommentteihin lisättiin sovitut suorittavat henkilöt ja mittaroinnin tapa.

Kun oikeudet canvakselle jäävät voimaan, voi kuka tahansa käydä jättämässä lisäkysymyksiä ja kommentteja hommien etenemisestä. Keskustelua ei kannata jatkaa sähköpostissa vaan yhteisellä piirtoalustalla, jossa tehtyjen päätösten perustelutkin ovat näkyvissä edelleen.

Yhteenveto

Otsikon mukaisesti siis mihin etätyöskentely ja virtuaalifasilitoinnin keinot sopivat ja mihin eivät? Mielestäni upeasti jo entuudestaan toisensa tuntevan tiimin yhteistyössä sekä ideointipalavereihin muutoin hajallaan olevan joukon kanssa. Ideoinneissa ei ole niinkään väliä tunteeko tiimi toisiaan, kunhan panostetaan tarkasti psykologisen turvallisuuden tunteen luomiseen, lämmittelyyn ja käytössä olevien työkalujen ohjeistamiseen selkeästi.

Aina tärkeää on tietenkin tilaisuuden suunnittelu, fasilitaattorin osaaminen ja ote tilaisuudesta sekä se, että paikalla ovat tarpeelliset henkilöt asiaan nähden. Virtuaalisesti kohdatessa tämä korostuu. Lisäksi avuksi kannattaa ottaa keskustelun visualisoiva ja dokumentoiva työkalu käyttöön, jolloin palaverin eteneminen ei perustu henkilöiden vaihteleviin muistikuviin keskustelun kulusta. Paljon apua on myös siitä, jos kaikki palaverin osallistujat pääsevät osallistumaan itse muistiinpanojen kirjaamiseen ja näkyväksi tuomiseen.