Tekoälyn vallankumous etenee hurjaa vauhtia ERP-järjestelmissä – AI-agentit alkavat muuttaa yritysten toimintaa ja ihmisten rooleja

On vaikea korostaa liikaa, miten valtavan muutospotentiaalin tekoäly-ERP-järjestelmät tuovat yrityksiin. AI on tullut toiminnanohjaukseen jo kolmella alueella, mutta suurin murros on vasta alkamassa. ”Kehitys on jäätävän nopeaa, ja toimintatapoja ja ihmisten roolituksia täytyy pian alkaa miettiä uudelleen”, kertoo Digian johtaja Ilari Pänkäläinen.

ERP-järjestelmissä – joilla ohjataan yritysten toimintaa – on käynnissä niiden historian suurin murros. Toiminnanohjauksen ensimmäinen aalto alkoi 1990-luvulla, kun ERP-järjestelmät tulivat yrityksiin tehostamaan liiketoimintaa. Toisessa aallossa vuoden 2010 jälkeen pilvessä toimivat ERP:t avasivat yrityksille uusia mahdollisuuksia.

Vuonna 2023 alkanut kolmas aalto on kuitenkin kaikkein suurin murros. Uudet tekoäly-ERP:t mahdollistavat aivan uudenlaista työn tuottavuuden kasvua.

”Monia tekoälyominaisuuksia on jo tuotu ERP-järjestelmiin. Ja tulevaisuudessa tekoäly tuodaan avuksi käytännössä kaikille työntekijöille, kaikenlaisiin rooleihin ja kaikkiin päätelaitteisiin. Muutos tulee olemaan erittäin laaja-alainen”, kertoo it-palveluyhtiön Digian Microsoft Dynamics 365 -ERP-liiketoiminnasta vastaava johtaja Ilari Pänkäläinen.

Tekoäly muuttaa jo ERP-järjestelmiä kolmella alueella

Murroksen taustalla on erityisesti generatiivinen tekoäly, jota alettiin tuoda ERP-järjestelmiin viime vuonna. Tekoälytyökaluja on tähän mennessä kehitetty erityisesti kolmelle alueelle.

1. Älykäs haku tehostaa perustavanlaatuisesti ERP-järjestelmiä. Generatiivisen tekoälyn myötä ERP-ohjelmistolle voi tehdä kysymyksiä luonnollisella kielellä.
   
   ”Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi tuotetietoihin, varastosaldoihin tai asiakkuuksiin. Tekoälyltä voi vaikkapa kysyä, kuinka monta tietynmallista tuotetta yhtiön eri varastoissa on, ja järjestelmä antaa heti vastaukset. Tekoäly pystyy yhdistelemään vastauksiin tehokkaasti liiketoiminnan kannalta keskeisiä tietoja myös organisaation muista tietolähteistä”, Pänkäläinen kuvailee.
   
   Tällaiset avustetoiminnot muuttavat tuntuvasti ERP-järjestelmien käyttöä. Perinteinen tietojen hakeminen eri paikoista vaihtuu usein nopeisiin kysymyksiin, mikä tehostaa työtä tuntuvasti.
   
   Tekoäly pystyy myös antamaan opastusta järjestelmän käytöstä ja yrityksen prosesseista. Käyttäjä voi esimerkiksi kysyä, miten teen myyntitilauksen ja kuka voi hyväksyä sen
   
   
   
2. Yhteenvedoilla ymmärrys oleellisesta – ja ennusteilla näkymä tulevaan. ERP-järjestelmiin on tuotu tekoälyyn pohjautuvia älykkäitä yhteenvetoja, jotka kertovat esimerkiksi asiakkaisiin, tuotteisiin, toimitusketjuihin tai laskutustilanteeseen liittyviä tietoja.
   
   AI voi myös analysoida tietoja ja luoda kokonaiskuvaa käyttäjän yksilöllisten tarpeiden mukaan. ”Tekoäly voi esimerkiksi nostaa esille toimitusketjusta kriittisiä asioita, joihin täytyy reagoida, tai antaa taloushallinnossa vinkkejä tehostuksiin”, Pänkäläinen kertoo.
   
   Tekoälyä on jo aiemminkin hyödynnetty ennusteiden tekemiseen, mikä tukee suunnittelua. ”AI voi ennustaa kysyntää historiatietojen perusteella ja generoida valmiita ostotilauksia käyttäjän hyväksyttäväksi. Tekoäly voi myös seurata taustalla ostotilauksiin liittyviä muutoksia.”
   
   
   
3. AI tuottaa tekstisisältöä ja valmiita viestejä asiakkaille. ERP-järjestelmiin on tullut ominaisuuksia, jotka auttavat esimerkiksi tuotetietojen kirjoittamisessa ja asiakaspalveluviestien luomisessa. Kun ERP-järjestelmässä esimerkiksi huomataan, että asiakkaalla on lasku maksamatta, järjestelmä voi generoida automaattisesti muistutusviestin ihmisen tarkistettavaksi.
   
   ”Kaikki edellä mainitut ERP-järjestelmien uudet ominaisuudet voivat tehostaa työtä tuntuvasti. On kuitenkin hyvä huomata, että varsinkin generatiivisen tekoälyn työkalut ovat olleet lähinnä yksittäistä työntekijää auttavia toimintoja. Prosessien automatisointia on tehty muilla tekoäly- ja automaatioratkaisuilla”, muistuttaa Pänkäläinen. ERP-järjestelmiin on pian tulossa uudenlaisia automatisoinnin mahdollisuuksia.  
   

AI-agenttien vallankumous on käynnistymässä – ”Työtehtäviä täytyy alkaa miettiä uudelleen”

Toiminnanohjausjärjestelmiin ollaan tuomassa niin kutsuttuja AI-agentteja. Sen sijaan, että ne odottaisivat käyttäjän komentoa, AI-agentit voidaan säätää toimimaan itsenäisesti haluttujen ohjeiden mukaan.

”Tämä on erittäin merkittävä muutos. Tekoäly laajenee yksilön avustajasta kohti liiketoimintaprosessien itsenäistä suorittajaa”, Pänkäläinen tiivistää.

AI-agentti voi esimerkiksi aktivoitua tilauksesta, tietynlaisesta viestistä tai järjestelmän jonkin raja-arvon ylittymisestä. Sen jälkeen se hoitaa haluttuja tehtäviä autonomisesti tai voi tehdä valmiita ehdotuksia ihmisen tarkastettavaksi.

Ainakaan tässä vaiheessa tekoäly ei näytä niinkään korvaavan ihmistä kokonaan vaan se automatisoi työn tiettyjä tehtäviä. Pänkäläinen kertoo, että AI-agenttia voi ajatella ikään kuin tiimin jäsenenä, jonka hoidettavaksi voidaan siirtää tiettyjä toimia.

”Muutos tarkoittaa sitä, että työtehtäviä täytyy alkaa miettiä uudelleen. Paras tuottavuushyöty saavutetaan, kun työtä ja roolituksia organisoidaan uudella tavalla ja siinä huomioidaan tekoälyn hoitamat tehtävät”, Pänkäläinen sanoo.

Mahdollisuuksia automatisointiin lisää se, että ERP-järjestelmiin voi jatkossa myös luoda omia tekoälytoimintoja, joihin käytetään organisaation omaa tai ulkoista dataa. Automatisoinnin lisäksi uudet AI-ominaisuudet tehostavat ja nopeuttavat päätöksentekoa. Tämä kaikki auttaa parantamaan kilpailukykyä ja tekemään liiketoiminnasta älykkäämpää.

”Tekoälyn kehitys on nyt jäätävän nopeaa. Parissa vuodessa ChatGPT:n julkaisun jälkeen on tapahtunut hämmästyttävän paljon”, toteaa Pänkäläinen.

Tekoäly-ERP:n murros etenee vauhdilla myös asiakasorganisaatioissa. ”Tämän vuoden loppuun mennessä kaikki Microsoft Dynamics -asiakkaamme hyödyntävät jo tekoälytoimintoja.”

Miten tekoälystä voi saada ERP-järjestelmissä suurimman hyödyn? Pänkäläinen korostaa, että uudet älykkäät ominaisuudet täytyy tuoda kiinteästi arjen toimintoihin ja palvelemaan liiketoiminnan tarpeita. Tämä vaatii järjestelmän toimittajalta laaja-alaista osaamista.

”AI-teknologioiden lisäksi tarvitaan tyypillisesti data- ja analytiikkaratkaisuja. Suuria tehostuksia voidaan saada myös hyperautomaation ja ohjelmistorobotiikan ratkaisuilla. Lisäksi usein tarvitaan integraatioita ERP-järjestelmän ja olemassa olevien tai uusien erillissovellusten välille”, hän kertoo.

Siksi jo ERP-hankkeita suunniteltaessa kannattaa varmistaa, että potentiaalisilta toimittajilta löytyy riittävästi osaamista ja kokemusta niin tekoälystä kuin muistakin mahdollisesti tarvittavista teknologioista. 

Digia on toteuttanut yli 400 ERP-toiminnanohjaushanketta kaikenlaisille yrityksille eri toimialoilla. Meillä työskentelee yli 500 asiantuntijaa, joilla on kokemusta ERP-hankkeista. Digia on kokonaisvaltainen älykkään liiketoiminnan kehittäjä, jolla  on myös laaja integraatio-, data- ja analytiikka-, automaatio-, tekoäly- sekä tietoturvaosaaminen.  

Autamme mielellämme myös sinun yritystäsi kehittämään liiketoiminnan ohjausta. Lue lisää: Digia ja toiminnanohjaus sekä Tekoäly. 

 

Lue myös: Kolme konkreettista tapaa, jolla tekoäly mullistaa ERP-järjestelmiä – ”Neuvonantaja”, joka voi pelastaa pulasta