Case Alko

Hankkeen toteuttaminen aloitettiin loppuvuodesta 2022 melko suurella projektiryhmällä, johon osallistui parhaimmillaan parikymmentä henkeä Digialta ja Alkolta. Vaativa kokonaisuus päätettiin jakaa kahteen osaan. 

Ensin Digian oli otettava haltuun Alkon sen hetkinen pilvessä toimiva Microsoft Dynamics 365 -ympäristö. Tällaiseen haltuunottoon voi liittyä omia ainutlaatuisia haasteita, sillä etukäteen ei voi tietää tarkasti, millä tasolla esimerkiksi sovelluskoodi tai dokumentaatio on edellisen toimittajan jäljiltä. Haastetasoa lisäsi se, että siirto oli tarpeen hoitaa nopealla aikataululla vuoden 2022 loppuun mennessä. 

Hankkeen ensimmäinen osa onnistui hyvin, ja Digia otti ylläpitovastuun Alkon Dynamics 365 -järjestelmästä aikataulun mukaisesti. ERP-järjestelmään toteutettiin myös joitain uusia toiminnallisuuksia. Esimerkiksi laskutuksessa siirryttiin Digia Dynamics 365 Finvoice -lisäarvoratkaisun käyttöön. 

”Projekti eteni hyvin systemaattisesti. Koko ajan oli sellainen tunne, että asiat ovat hyvässä hallinnassa”, Westermarck kiittää. 

Vuoden 2023 alussa siirryttiin projektin haastavampaan osaan, jossa ERP-järjestelmän integraatiokerros piti purkaa kokonaan ja korvata uusilla ratkaisuilla. Alko käyttää ERP-järjestelmää esimerkiksi kirjanpidon, osto- ja myyntilaskutuksen ja varastohallinnan prosesseihin. Liitoksia muihin järjestelmiin on kymmeniä, ja transaktiomäärät ovat suuria. 

Westermarck kertoo, että integraatioiden uusiminen oli projektin suurimpia huolia, sillä niiden aiempi toteutus ei ollut läpinäkyvä, eikä tarkasta toteutustavasta ollut varmaa tietoa. Kokonaisuuden toiminta oli kuitenkin kriittistä Alkon liiketoiminnan kannalta. Haasteista huolimatta integraatioiden korvaaminen eteni hyvin, ja hanke saatiin valmiiksi huhtikuun lopussa 2023. 

”Tiimin osaaminen oli yksi menestyksen kulmakivistä, sillä arkkitehtuurin ja integraatioiden suunnittelun rooli korostuu tällaisessa hankkeessa. Tuotantoon vienti oli sujuvaa ja onnistui kivuttomasti, mikä sekin kielii siitä, että projektissa tehtiin oikeita asioita”, Westermarck kertoo. 

Hankkeen valmistuttua erp-järjestelmä ja sen integraatiot siirtyivät Digian jatkuvien palveluiden piiriin. Alko arvosti jo kilpailutusvaiheessa Digian omaa Service Centeriä, joka tuottaa suomenkielisiä ylläpitopalveluja. Jatkuviin palveluihin kuuluu esimerkiksi ERP-järjestelmän ja integraatioiden palveluhallinta, ylläpito, päivitykset sekä jatkuva kehittäminen. Tällaisten palvelujen avulla järjestelmä pysyy hyvässä kunnossa ja ajantasaisena. 

Westermarck toteaa, että it-projektien yllätykset ovat tuttuja Alkollekin, ja niihin törmätään melkein säännönmukaisesti niin projektien toteutusvaiheessa kuin käyttöönotossakin. ”Tässä projektissa yllätys oli se, että yllätyksiä ei tullutkaan. Hankkeeseen liittyi joitain vaativampia osuuksia ja henkilövaihdoksia meidän puoleltamme, mutta ne osattiin ennakoida ja hoitaa niin hyvin, että minulle ei jäänyt minkäänlaisia muistijälkiä ongelmista”, Westermarck kertoo. 

Hän kiittää myös yhteistyön sujuvuutta. ”Syntyi tunne, että tämä on yhteinen projekti, jossa on yksi yhteinen projektitiimi. Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta sitä se ei aina ole. Lisäksi meille tuli sellainen olo, että Digia aidosti haluaa tehdä hyvän projektin. Tällainen asenne ei aina projekteissa välity asiakkaalle. Digian kanssa meillä oli kuitenkin erittäin hyvähenkinen projekti”, Westermarck kiittää. 

Yksi lisähaaste oli se, että Alko oli aiemmin hankkinut integraatioalustan toiselta toimittajalta, ja projektissa tehtiin siksi monitoimittajayhteistyötä. Yhteistyö sujui kuitenkin erinomaisesti. 

”Kun projektissa on mukana monta osapuolta, viestinnän tärkeyttä ei voi korostaa. Digia Channel -viestintäkanava sai meiltä paljon kiitosta”, kertoo Westermarck. Alko katsoo järjestelmän suhteen jo tulevaisuuteen. Westermarck pitää tärkeänä, että hanke mahdollistaa digitalisaation tehokkaan jatkokehittämisen. 

”Nyt meillä on vakaa ja turvallinen alusta, jonka päälle voimme lähteä kehittämään uusia asioita ja toiminnallisuuksia”, kiittää Westermarck. ”Myöhemmin tänä vuonna alamme laatia yhdessä Digian kanssa kehitystyön tiekarttaa, ja mietimme, miten järjestelmää voidaan laajentaa.”