Skip to content
Microsoft Vähittäis- ja tukkukauppa ERP Integraatiot ja API

Case Alko

ERP-järjestelmän haltuunotto ja kymmeniä integraatiota – Alkolle vakaa pohja liiketoimintaan ja digitalisaation kehittämiseen 

Digia otti haltuun Alkon ERP-toiminnanohjausjärjestelmän ja rakensi uudelleen kymmeniä liiketoimintakriittisiä integraatioita muihin järjestelmiin. Hanke loi yhtiölle myös vakaan pohjan taloushallinnon ja digitalisaation tulevaisuuden jatkokehitykseen. Yhteistyö Digian kanssa sujui erittäin hyvin, kertoo Alkon talousjohtaja Anton Westermarck. 

Suomen valtion omistama Alko Oy on yksi maan suurimmista kaupan alan yrityksistä. Yhtiöllä on noin 370 myymälää, jotka palvelevat vuosittain noin 50:tä miljoonaa asiakasta kaikkialla Suomessa. Liikevaihtoa kertyy noin 1,2 miljardia euroa vuodessa.  Alkon tehtävä on myydä alkoholia vastuullisesti ja palvella yhteiskuntaa mahdollisimman hyvin. Yhtiö panostaa vahvasti asiakaspalveluun ja haluaa olla siinä suunnannäyttäjä. Tällaiset tavoitteet ja transaktioiden mittavat volyymit ja asettavat suuria vaatimuksia tietojärjestelmille. 

Alkossa on jo vuosien ajan käytetty Microsoftin Dynamics 365 -ERP-järjestelmää. Haasteeksi muodostui kuitenkin järjestelmän jatkokehittäminen ja erityisesti integraatioiden tekeminen muihin it-järjestelmiin. ”Koimme, että tarvitsimme uuden vaihteen Dynamics 365 -ympäristön kehittämiseen ja liiketoiminnan tukeen”, kertoo Alkon talousjohtaja Anton Westermarck. 

Yhtiö päätti vaihtaa ERP-järjestelmän ja sen integraatioiden toimittajaa, ja tästä järjestettiin tarjouskierros. Westermarckin mukaan Digian tarjous erottui joukosta. Yhtiö oli perehtynyt hyvin Alkon tarpeisiin ja projektin vaatimuksiin, ja tarjouksessa näkyi Digian pitkä kokemus integraatioista ja Microsoft-ratkaisuista. ”Koko hankkeessa on korostunut se, että Digian puolella on ollut riittävästi substanssiosaamista. Se on ratkaisevan tärkeää tällaisessa projektissa. Digian palvelutarjoamalla ja asiakaslähtöisyydellä uskomme saavuttavamme liiketoiminnalliset tavoitteemme”, Westermarck kertoo. 

Mitä teimme

  • ERP-toiminnanohjausjärjestelmän haltuunotto
  • ERP-järjestelmän laajennukset esim. kirjanpitoon ja myyntilaskujen käsittelyyn
  • kymmeniä järjestelmäintegraatioita
  • jatkuvat palvelut

Millä teimme

Koko hankkeessa on korostunut se, että Digian puolella on ollut riittävästi substanssiosaamista. Se on ratkaisevan tärkeää tällaisessa projektissa. Digian palvelutarjoamalla ja asiakaslähtöisyydellä uskomme saavuttavamme liiketoiminnalliset tavoitteemme.

Anton Westermarck, talousjohtaja, Alko

Vaativa hanke toteutettiin kahdessa osassa

Hankkeen toteuttaminen aloitettiin loppuvuodesta 2022 melko suurella projektiryhmällä, johon osallistui parhaimmillaan parikymmentä henkeä Digialta ja Alkolta. Vaativa kokonaisuus päätettiin jakaa kahteen osaan. 

Ensin Digian oli otettava haltuun Alkon sen hetkinen pilvessä toimiva Microsoft Dynamics 365 -ympäristö. Tällaiseen haltuunottoon voi liittyä omia ainutlaatuisia haasteita, sillä etukäteen ei voi tietää tarkasti, millä tasolla esimerkiksi sovelluskoodi tai dokumentaatio on edellisen toimittajan jäljiltä. Haastetasoa lisäsi se, että siirto oli tarpeen hoitaa nopealla aikataululla vuoden 2022 loppuun mennessä. 

Hankkeen ensimmäinen osa onnistui hyvin, ja Digia otti ylläpitovastuun Alkon Dynamics 365 -järjestelmästä aikataulun mukaisesti. ERP-järjestelmään toteutettiin myös joitain uusia toiminnallisuuksia. Esimerkiksi laskutuksessa siirryttiin Digia Dynamics 365 Finvoice -lisäarvoratkaisun käyttöön. 

”Projekti eteni hyvin systemaattisesti. Koko ajan oli sellainen tunne, että asiat ovat hyvässä hallinnassa”, Westermarck kiittää. 

Vuoden 2023 alussa siirryttiin projektin haastavampaan osaan, jossa ERP-järjestelmän integraatiokerros piti purkaa kokonaan ja korvata uusilla ratkaisuilla. Alko käyttää ERP-järjestelmää esimerkiksi kirjanpidon, osto- ja myyntilaskutuksen ja varastohallinnan prosesseihin. Liitoksia muihin järjestelmiin on kymmeniä, ja transaktiomäärät ovat suuria. 

Westermarck kertoo, että integraatioiden uusiminen oli projektin suurimpia huolia, sillä niiden aiempi toteutus ei ollut läpinäkyvä, eikä tarkasta toteutustavasta ollut varmaa tietoa. Kokonaisuuden toiminta oli kuitenkin kriittistä Alkon liiketoiminnan kannalta. Haasteista huolimatta integraatioiden korvaaminen eteni hyvin, ja hanke saatiin valmiiksi huhtikuun lopussa 2023. 

”Tiimin osaaminen oli yksi menestyksen kulmakivistä, sillä arkkitehtuurin ja integraatioiden suunnittelun rooli korostuu tällaisessa hankkeessa. Tuotantoon vienti oli sujuvaa ja onnistui kivuttomasti, mikä sekin kielii siitä, että projektissa tehtiin oikeita asioita”, Westermarck kertoo. 

Hankkeen valmistuttua erp-järjestelmä ja sen integraatiot siirtyivät Digian jatkuvien palveluiden piiriin. Alko arvosti jo kilpailutusvaiheessa Digian omaa Service Centeriä, joka tuottaa suomenkielisiä ylläpitopalveluja. Jatkuviin palveluihin kuuluu esimerkiksi ERP-järjestelmän ja integraatioiden palveluhallinta, ylläpito, päivitykset sekä jatkuva kehittäminen. Tällaisten palvelujen avulla järjestelmä pysyy hyvässä kunnossa ja ajantasaisena. 

Projektin yllätys oli yllätysten puute

Westermarck toteaa, että it-projektien yllätykset ovat tuttuja Alkollekin, ja niihin törmätään melkein säännönmukaisesti niin projektien toteutusvaiheessa kuin käyttöönotossakin. ”Tässä projektissa yllätys oli se, että yllätyksiä ei tullutkaan. Hankkeeseen liittyi joitain vaativampia osuuksia ja henkilövaihdoksia meidän puoleltamme, mutta ne osattiin ennakoida ja hoitaa niin hyvin, että minulle ei jäänyt minkäänlaisia muistijälkiä ongelmista”, Westermarck kertoo. 

Hän kiittää myös yhteistyön sujuvuutta. ”Syntyi tunne, että tämä on yhteinen projekti, jossa on yksi yhteinen projektitiimi. Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta sitä se ei aina ole. Lisäksi meille tuli sellainen olo, että Digia aidosti haluaa tehdä hyvän projektin. Tällainen asenne ei aina projekteissa välity asiakkaalle. Digian kanssa meillä oli kuitenkin erittäin hyvähenkinen projekti”, Westermarck kiittää. 

Yksi lisähaaste oli se, että Alko oli aiemmin hankkinut integraatioalustan toiselta toimittajalta, ja projektissa tehtiin siksi monitoimittajayhteistyötä. Yhteistyö sujui kuitenkin erinomaisesti. 

”Kun projektissa on mukana monta osapuolta, viestinnän tärkeyttä ei voi korostaa. Digia Channel -viestintäkanava sai meiltä paljon kiitosta”, kertoo Westermarck. Alko katsoo järjestelmän suhteen jo tulevaisuuteen. Westermarck pitää tärkeänä, että hanke mahdollistaa digitalisaation tehokkaan jatkokehittämisen. 

”Nyt meillä on vakaa ja turvallinen alusta, jonka päälle voimme lähteä kehittämään uusia asioita ja toiminnallisuuksia”, kiittää Westermarck. ”Myöhemmin tänä vuonna alamme laatia yhdessä Digian kanssa kehitystyön tiekarttaa, ja mietimme, miten järjestelmää voidaan laajentaa.”