Case Keusote

Tietohallinto koordinoi Keusoten digisuunnitelman tekemistä. Sen tekeminen aloitettiin yhdessä konsultin kanssa, ja kokemuksen kerryttyä tietohallinto otti tehtävästä kokonaisvastuun. Palvelualojen asiantuntijat alkoivat eri työpajojen jälkeen oivaltaa, mistä oli kysymys: digiloikka ei lähtenytkään liikkeelle järjestelmistä ja IT:stä, vaan alun työskentelyssä keskityttiin prosessien läpikäyntiin.

”Tunnelma kaikkinensa oli aivan käsinkosketeltava sen ensimmäisen työpajan jälkeen, kun asiantuntijat olivat hämmentyneitä siitä, että työpajatyöskentely oli sellaista, missä he pysyivät mukana – heitä kuunneltiin ja oikeasti mentiin toiminta edellä. Käytännössä vasta neljännessä työpajassa, kun ylipäätään tiedettiin prosesseista sekä niiden nykytilasta ja tavoitteista, alettiin puhua digitalisaatiosta. Toimme siinä vaiheessa visuaalisiin esityksiin vielä omana prosessinaan laatikoita, jonne alettiin kerätä digityövälineitä”, Downton kertoo.

”Meillä oli tulostettuna pelimerkkejä, joita asiantuntijat asettelivat niihin prosessien kohtiin, jotka ärsyttivät, työllistivät ja olivat prosessin etenemisen kannalta pullonkauloja. Tässä vaiheessa sitten alettiin miettiä, mihin kohtaan voitaisiin mitäkin digityövälinettä käyttää”, Downton vielä jatkaa. Nykyisellään digisuunnitelma katselmoidaan Keusotella samoin menetelmin aina neljännesvuosittain.

Kilpailutusprosessi eteni Keusotella avoimena hankintamenettelynä teknisten vuoropuhelujen kautta. Ohjelmistorobotiikan pilotin avulla päätettiin tunnistetiedot, joita hyödynnettiin robotiikan strategian laatimisessa. Näin saatiin käsitys siitä, mitä kilpailutuksen avulla haluttiin saada aikaiseksi. Tuolloisen kilpailutuksen voitti sittemmin osaksi Digiaa liittynyt MOST Digital.

”No, se ei ollut sitä, että haluttaisiin irtisanoa tai vähentää henkilöstöä, vaan sitä, että halutaan minimoida uusia rekrytointeja tehtävissä, jotka voidaan prosessit hioen ja automatiikkaa hyödyntäen tehdä nykyresursseilla. Lisäksi tavoitteeksi nousi työtyytyväisyys – ja kaiken takana totta kai tuottavuus. Asiakastyytyväisyyden nähtiin parantuvan työtyytyväisyyden kautta. Kun rutiinityöt jäävät asiantuntijoilta pois, he pystyvät paremmin palvelemaan asiakkaita”, Downton selventää. Varsinaiseen kilpailutukseen määriteltiin ensimmäinen robotisoitava tehtävä.

Jatkuvasti kehittyvän teknologian seuraamiselle ei Keusoten tietohallinnossa ole resursseja, eikä Hannan mukaan tarvitsekaan. Tämän vuoksi kilpailutuksessa korostettiin ohjelmistorobotiikan hankintaa palveluna. Haluttiin kumppani, jonka oma ydinliiketoiminta vaatii pysymistä teknologian aallonharjalla.

Asiakkaana Keusote odottaa suosituksia, miten robotiikkaa on parasta toteuttaa ilman, että tarvitsee kiinnittyä minkään teknologian valintaan. Keusotessa koetaan, että palveluliiketoiminnan tarpeita ymmärtävän kumppanin kanssa on ollut mahdollista yhdessä kehittää Keusoten toimintaa ja yhteistoiminnan kautta saavuttaa arvoa. Lisäksi Digian kanssa toteutunut ketterästi skaalautuva palvelu niin robotiikan kapasiteetissa kuin asiantuntijuudessakin koetaan Keusotella arvokkaaksi.