Skip to content
Julkinen sektori Robotiikka

Case Tampereen kaupunki

Tampereen kaupungin ohjelmistorobotti käsitteli yli 700 kirjastokorttihakemusta  syksyn 2022 aikana

Helmikuusta 2022 alkaen uuden kirjastokortin on voinut anoa Pirkanmaalla sähköisesti. Nyt PIKI-kirjastoissa työskentelee ohjelmistorobotti, joka käsittelee sähköiset hakemukset ja lähettää hakijalle tekstiviestin, kun uusi kortti on noudettavissa.

 

Tampereen kaupunki on värvännyt ohjelmistorobotti ”Korbotin” käsittelemään sähköisiä kirjastokorttihakemuksia Pirkanmaan kirjastoihin. Ohjelmistorobotti on ohjelmisto, joka on ohjelmoitu käyttämään tietokoneen eri ohjelmia määrätyllä tavalla.

PIKI-kirjastoissa Korbotti siirtää kirjastokorttihakemuksen tiedot e-lomakkeelta asiakastietojärjestelmään. Kun hakemus on käsitelty, Korbotti lähettää hakijalle tekstiviestin, jossa kerrotaan, että kirjastokortin voi noutaa henkilöllisyystodistusta näyttämällä mistä tahansa Pirkanmaan kirjastosta.

Mitä teimme

  • ohjelmistorobotti sähköisten kirjastokorttihakemusten käsittelyyn

 

Millä teimme

Digian kanssa on tosi hyvin saatu tehtyä yhteistyötä. Heidän tukijärjestelmänsä ovat helppoja ja siistejä. Robotti rakennettiin selkeästi etenevää polkua pitkin ja me pysyimme hyvin kärryillä, kuinka se etenee.

Laura Aatola, verkkosuunnittelija, Tampereen kaupunki

Lyhyemmät jonot asiakaspalvelussa

Korbotti on työskennellyt 5.7. alkaen ja käsitellyt tähän mennessä noin 700 hakemusta. Verkkosuunnittelija Laura Aatolan mukaan kirjastokorttihakemuksen digitalisointi on lyhentänyt jonoja kirjastojen asiakaspalvelutiskeillä. "Yhden kirjastokorttihakemuksen täyttäminen asiakaspalvelussa kestää 10–15 minuuttia. Jos asiakas on hakenut kirjastokortin sähköisesti ja Korbotti on sen käsitellyt, kirjastokortin antamiseen kuluu nyt yksi minuutti. Voimme ohjata robottia Excel-tiedoston kautta, ja esimerkiksi tarvittaessa muuttamaan robotin asiakkaillemme lähettämän tekstiviestin sisällön."

Suurin ajansäästö on siis saatu siinä, että asiakkaat hakevat uuden kortin sähköisesti. Jos kaikki Korbotin käsittelemät korttihakemukset olisi tehty asiakaspalvelussa, olisi niiden täyttämiseen kulunut noin 116–175 tuntia. Toisaalta ilman ohjelmistorobotiikkaa 700 sähköisen hakemuksen käsittely olisi vienyt 5–7 minuuttia per hakemus eli yhteensä arviolta 58–81 työtuntia. Mitä useampi asiakas tekee hakemuksensa sähköisesti, sitä enemmän henkilökunnan aikaa säästyy. "Kirjastojen henkilökunta pystyy rutiinityön sijaan käyttämään aikaa asiakkaiden neuvontaan", Aatola iloitsee.

tampere-laura-aatola

Verkkosuunnittelija Laura Aatola on työskennellyt tiiviisti ohjelmistorobotin käyttöönotossa.
Aatola on Pirkanmaan kirjastojen asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjä.

Kuva: Hanna Porrassalmi, Tampereen kaupunki

Keskitetty käsittely auttaa tunnistamaan harvinaisetkin virheet

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta on ollut myös toinen etu. Kun hakemusten käsittely on keskitetty robotille, myös virhetilanteet ovat tulleet keskitetysti esiin ja niihin on voitu puuttua. Ohjelmistorobotti ohjaa henkilökunnalle ne hakemukset, joita se ei ole voinut jonkin virheen takia käsitellä.

"Digian kanssa on tosi hyvin saatu tehtyä yhteistyötä. Heidän tukijärjestelmänsä ovat helppoja ja siistejä. Robotti rakennettiin selkeästi etenevää polkua pitkin ja me pysyimme hyvin kärryillä, kuinka se etenee. Jos on tullut virhetilanne, he ovat auttaneet selvittämään juurisyyn, joka on voinut olla esimerkiksi kirjastojärjestelmässä. Näin olemme päässeet kärryille ja pystyneet korjaamaan hyvin harvinaisissa tapauksissa esiintyvät virheet", Aatola kiittää.

Tampereen kaupunki on tehnyt ohjelmistorobotiikasta puitesopimuksen, joka mahdollistaa ohjelmistorobotiikan nopean käyttöönoton myös muissa kaupungin toiminnoissa.

Teksti: Hanna Porrassalmi, Tampereen kaupunki
Kansikuva: Laura Vanzo, Visit Tampere -kuvapankki