Case Hedengren

Digian ehdottamassa ratkaisussa tilauksen sisäänluku PDF-dokumentista tai sähköpostiviestistä generoiden tehdään robotiikan avulla. Robotti tunnistaa tilauksen tehneen yrityksen ja valitsee sopivan AI-promptin. Tilauksen tiedot luetaan Azure OpenAI -mahdollisuuksia hyödyntäen. Automaatioon on määritelty, mitä tilaukselta pitää tunnistaa, ja se tulkitsee ja tunnistaa laajalla kielimallilla tekstistä tarvittavat tiedot, vie ne Digia Envision ERP-järjestelmään, luo siellä tilauksen ja raportoi sen tiedot Exceliin.

Tämä ratkaisu on varta vasten Hedengrenille suunniteltu ja uniikki, mutta sen pohjalla on Digialla laajassa käytössä oleva skaalattava ja muunneltava toteutus. Se on vakioratkaisu, jota pystytään soveltamaan hyvinkin erilaisiin asiakkaan käyttämiin prosesseihin.

Nieminen arvioi, että ratkaisun avulla on jo nyt alkuvaiheessa säästetty noin 1,5 henkilötyövuotta. Tällä hetkellä tilauksista 40 prosenttia hoituu automaation kautta, ja tavoitteena on päästä 80 prosenttiin. 

”On se iso säästö jo nyt, vaikka ei olla vielä päästy maaliin ratkaisun kanssa. Laskimme säästöjä ja merkittävistä puhuttiin. Kannatti lähteä.”

Sähköpostitilauksia tulee tällä hetkellä noin 200 viikossa. Kun 40 prosenttia niistä hoituu robotin kautta, se tarkoittaa vuodessa yli 3000 tilausta, jota ihmisen ei tarvitse manuaalisesti naputella. Mikäli 80 prosentin tavoite täyttyy, vuositason automatisoitu tilausmäärä nousee yli kuuteen tuhanteen, jolloin myös henkilötyövuosien säästö tuplaantuu. Syy siihen, miksi tavoite on vielä edessäpäin, on Hedengrenin datasta johtuvat pienet haasteet.

”Asiakkaan tunnistaminen on ollut yllättävän helppoa, vaikka meillä on samoja asiakkaita eri toimipisteissä. Isoin haaste on nimikkeiden tunnistaminen. Tilauksella voi olla monessa eri kohdassa tuotekoodi, jolla me tunnistamme tuotteet. Asiakas kuitenkin saattaa tilata tuotteen hieman eri koodilla, unohtaa kirjoittaa vaikkapa pisteen väliin, ja silloin koneella voi olla vaikea tunnistaa sitä”, Nieminen kertoo.

Hedengrenillä onkin tarkoitus ohjeistaa asiakkailleen tarkemmin tilauksen tekemistä, jotta robotiikka toimisi tehokkaammin. Tällä hetkellä tilaukset tulevat tilausten käsittelijän sähköpostiin, joka välittää ne robotille, jos ne ovat sellaisessa muodossa, että automaatio pystyy ne lukemaan. Tavoitteena on, että asiakkaiden tilaukset menisivät suoraan robotille ilman välivaiheita.

”Ensin nuo haasteet halutaan ratkaista, ja sitten kun se toimii täysin, voimme miettiä mahdollisia jatkokehitysajatuksia”, Nieminen toteaa.

Hedengrenillä automaatiota voisi hyödyntää esimerkiksi tarjouspyyntöprosessissa siten, että se ymmärtää tarjouksen olevan tarjoushinnalla normaalihinnan sijaan. Voisi miettiä onko mahdollista, että robotti tekisi lopulta sen tarjouksen.
Sujuvalla prosessilla tuotantoon muutamassa kuukaudessa

Tilausten käsittelyprosessin toteuttaminen eteni niin, että vuoden 2024 helmikuun aloituspalaverista ja toukokuisesta sopimuksen solmimisesta päästiin jouhevasti siihen, että ennen kesälomia alkoi olla valmista, ja oli testaamisen vuoro. Marit Nieminen kertoo, että ratkaisua testattiin hyvin pian samalla, kun se oli jo käytössä. Syyskuussa ratkaisun kanssa päästiin jo tuotantoon.

”Yhteistyö sujui hyvin. Prosessi sujui nopeasti ja kommunikointi hyvin. Meillä oli viikoittain säännölliset palaverit, joissa pääsi seuraamaan prosessin etenemistä. Saatiin sitä mitä tilattiin, joten voin suositella Digiaa tällaiseen yhteistyöhön”, Nieminen toteaa.

Digialle tekoälyn hyödyntäminen yritysten prosessien tehostamisessa nähdään elintärkeänä kilpailuedun kasvattajana ja erottuvuustekijänä tulevaisuuden menestyjille.

”Digia Dolphin -palvelukonseptin avulla organisaatiot voivat tunnistaa tekoälyn strategiset käyttökohteet, toteuttaa ne tehokkaasti ja saavuttaa mittavia liiketoimintahyötyjä. Tekoäly on jo arkea toimintojen automatisoinnissa, ja se tuo merkittäviä hyötyjä rutiinien automatisointiin, on sitten kysymys tilausten tulkinnasta, asiakkaiden neuvonnasta tai tarjousten laadinnasta.", summaa Digian robotiikkapuolen Vice President, Olli Ainasvuori.