FI
SV
EN
Edistyksellinen toiminnanohjaus mahdollistaa liiketoiminnan kehittämisen ja luo pohjan kasvulle ja kilpailukyvylle. Tämän haluaa varmistaa myös suomalainen elintarvikeyhtiö Apetit, joka käynnisti yhdessä Digian kanssa merkittävän ERP-järjestelmän uudistushankkeen. Tavoitteena on yhtiön strategian mukaisesti vahvistaa liiketoimintojen yhteisiä prosesseja.
Apetit on kasvipohjaisiin tuotteisiin keskittyvä suomalainen elintarvikeyhtiö, jolla on vahva yhteys kotimaiseen alkutuotantoon. Päätuoteryhmiä ovat kasvis- ja ruokapakasteet, kasviöljyt sekä rypsipuristeet. Toiminta perustuu ainutlaatuiseen ja kestävään arvoketjuun: Apetit luo kasviksista hyvinvointia tarjoamalla maistuvia ja arkea helpottavia ruokaratkaisuja.
”Tavoitteenamme on olla kasvava ja kannattava kasvipohjaisten tuotteiden markkinajohtaja, ja kasvun tukemiseksi lähdimme myös uudistamaan strategisesti merkittävää toiminnanohjausjärjestelmäämme”, kertoo Apetit Oyj:n talous- ja hallintojohtaja Susanna Tevä.
Yhtiöllä on kaksi liiketoiminta-aluetta, joilla on ollut käytössään erilliset järjestelmät. Uudistushankkeessa erillisten järjestelmien tilalle halutaan yhtenäinen toiminnanohjaus, joka vahvistaa yhteisiä prosesseja ja tukee Apetitin strategian toteuttamista.
”Olemme keskittäneet toimintaamme ja haemme kasvua. Tämä edellyttää yhdessä tekemistä ja yhteisiä prosesseja. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee mahdollistaa ja tukea tätä”, Tevä toteaa.
Liiketoiminnan muutokset ja kasvu edellyttävät järjestelmältä joustavuutta
Toiminnanohjauksen uudistushanke aloitettiin vuonna 2022 järjestelmien ja vaihtoehtojen kartoittamisella. Apetit toteutti erittäin huolellisen teknologiavalinnan päätyen Microsoft Dynamics 365 -ratkaisuun, jolla korvataan aiemmin käytössä olleet erilliset SAP- ja Microsoft Dynamics NAV -ratkaisut.
”Konsernimme toiminnanohjausjärjestelmä perustuu tällä hetkellä kahden erilaisen ohjelmiston varaan. Tämä ei anna parhaita mahdollisuuksia hyödyntää resurssejamme ja se kuormittaa hallintoa. Yhteinen ERP-ratkaisu vähentää tarvetta erillisten järjestelmien ylläpitoon ja osaamisen hallintaan”, Tevä sanoo.
Apetit edellytti uudelta ratkaisulta ennen kaikkea joustavuutta ja sen tuli olla helposti integroitavissa muihin järjestelmiin. Näin se tukee parhaalla mahdollisella tavalla toiminnan muutoksia ja liiketoiminnan kasvua.
Tarvekartoitukseen ja keskusteluihin osallistui asiantuntijoita laajasti ympäri organisaation, mm. tuotannosta, hankinnoista, taloudesta ja tietohallinnosta. Järjestelmän haluttiin palvelevan elintarvikeliiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi toiveena oli mahdollisuus tehdä myös itse ketterästi esimerkiksi uusia sovelluksia järjestelmän päälle.
”Pystymme tukemaan strategiamme toteuttamista toiminnanohjauksen avulla vain, jos järjestelmä on skaalautuva ja muokattavissa erilaisiin tilanteisiin joustavasti. Integroitavuus on tässä avainasemassa. Voimme ennakoida joitakin muutostarpeita tulevina vuosina, mutta järjestelmässä on oltava notkeutta laajasti erilaisiin kehitystarpeisiin”, Tevä sanoo.
Moderni ERP mahdollistaa tiedon tehokkaan hyödyntämisen läpi koko konsernin
Apetit saa uudistuksen myötä käyttöönsä modernit ohjausmenetelmät, jotka tukevat tulevaisuuden muutoksia. Käytettävissä on koko ajan ajantasainen tieto liiketoiminnan ohjaamisen ja johtamisen tueksi. Pilvessä oleva järjestelmä vapauttaa yhtiön myös työläiltä versiopäivityksiltä.
”Olemme nähneet isoja muutoksia toimintaympäristössä parin viime vuoden aikana. Toiminnalta odotetaan läpinäkyvyyttä, niin sääntelyn kuin asiakkaiden tarpeiden myötä, ja tämä edellyttää uudenlaisia ominaisuuksia myös järjestelmältä. Lisäksi tiedonsaannin ja raportoinnin vaatimukset laajenevat koko ajan. Meidän tavoitteenamme on heti alusta alkaen kyetä automatisoimaan tiedonkeruu ja täyttämään vaatimukset niin, ettei hallinnollinen taakka kasva kohtuuttomasti”, Tevä sanoo.
”Uudistushanke tulee mahdollistamaan tiedon tehokkaan hyödyntämisen läpi koko Apetit-konsernin. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan ohjata toimintaa ja optimoida prosesseja aiempaa tehokkaammin, mutta se myös mahdollistaa aidon liiketoiminnan kehittämisen ja luo pohjan tulevaisuuden kilpailukyvylle, kasvulle ja kehitykselle”, sanoo Digian Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausratkaisuista vastaava liiketoimintajohtaja Jarkko Savolainen.
Kuvassa Susanna Tevä, talous- ja hallintojohtaja, Apetit Oyj sekä Jarkko Savolainen, MS Dynamics 365 -toiminnanohjausratkaisuista vastaava liiketoimintajohtaja, Digia.
”Kumppanin tulee osata ja uskaltaa ohjata oikeaan suuntaan”
Uudistushanke on edennyt suunnitelmien mukaan. Kartoitusvaiheen ja teknologiavalinnan jälkeen käytiin vuoropuhelut potentiaalisten kumppaneiden kanssa. Keskusteluiden päätteeksi toteutuskumppaniksi valikoitui Digia.
”Painotimme kokemusta ja asiantuntemusta, ja haluamme, että kumppanimme osaa ja uskaltaa ohjata oikeaan suuntaan, haastaakin meitä arvioimaan prosessejamme uudella tavalla. Digia ja sen asiantuntijat vakuuttivat. Yhteistyö on alkanut lupaavasti. Asiantuntijat uskaltavat haastaa ja osaavat selkeästi perustella kantansa, käymme rakentavia keskusteluja ja saamme asioita eteenpäin”, Tevä kertoo.
Kaksivuotinen projekti sisältää erilliset käyttöönottovaiheet liiketoiminnoille. Ensimmäinen käyttöönotto tehdään vuoden 2024 aikana ja toinen vuoden 2025. Määrittely- ja analyysivaihe saatiin päätökseen kesäkuussa 2023 ja toteutusvaihe käynnistyi elokuussa. Hankkeen ohjauksesta vastaa Apetitin viisihenkinen projektijohtoryhmä, jossa on talouden ja IT:n lisäksi mukana tuotannonvetäjä sekä prosesseista ja liiketoiminnoista vastaavat.
”Analyysivaiheessa tehtiin perusteellinen kartoitus Apetitin tarpeista ja miten tuleva järjestelmä vastaa niihin. Vaihe työllisti enemmän kuin alun perin kuviteltiin, mutta sen tuloksena saatiin kattava näkemys ja dokumentaatio tarpeistamme. Olen erittäin tyytyväinen oman tiimimme sitoutuneeseen työskentelyyn. Kevään ajan on kiireisinäkin aikoina jaksettu keskittyä huolella miettimään parasta mahdollista tapaa tehdä asioita tulevaisuudessa”, Tevä sanoo.
”On upeaa nähdä, miten Apetit ja heidän tiiminsä ovat sitoutuneet uudistukseen. He ovat tehneet erittäin huolellista työtä jokaisessa vaiheessa aina valmistelusta alkaen, ja projektiin on resursoitu myös riittävästi organisaation asiantuntijoiden aikaa. Tämä edesauttaa merkittävällä tavalla onnistumista ja tavoitteiden saavuttamista näin merkittävässä muutoshankkeessa”, Digian Savolainen toteaa.
Susanna Tevän vinkit, miten valmistautua mittavaan ERP-uudistushankkeeseen:
- Varaa riittävästi aikaa.
”Valmistautuminen näin mittavaan uudistukseen vaatii aikaa, ja tätä seikkaa haluan kerta toisensa jälkeen korostaa. Suunnitteluun ja keskusteluun pitää malttaa varata riittävästi aikaa.” - Ota mukaan oman organisaatiosi asiantuntijoita, älä pelkää soraääniä.
”Mukaan pitää viitsiä ottaa kaikki ne henkilöt, joilla voi olla annettavaa oman kokemuksensa kautta, eikä soraääniäkään saa pelätä. Vastustus voi olla hyvin perusteltua ja hankalat huomiot on syytä käydä huolella läpi. Niissä saattaa joskus piillä ratkaiseva sudenkuoppa, joka kuitenkin tulisi vastaan myöhemmin. Suurella todennäköisyydellä näin kävisi vielä hankalammassa vaiheessa projektia.” - Varmista laadukas pohjatyö ja paras mahdollinen tietopääoma.
”Apetitilla on pyritty tekemään kaikki mahdollinen, jotta saisimme parhaan tietopääoman käyttöön. Meiltä on ollut mukana projektin alkuvaiheessa paljon ihmisiä, ja he ovat kiitettävällä tavalla paneutuneet asioihin. Uskon, että kaikki mahdollinen on tehty hyvän alun eteen. Yllätyksiltä se ei meitä varmuudella suojaa, mutta kiireestä tai huolimattomuudesta haasteet eivät tule johtumaan. Sekä Apetitin että Digian tiimit voivat olla pohjatyöhön tyytyväisiä. Sama tekemisen tapa pitää säilyttää, jotta saadaan onnistumisia projektin tulevissa vaiheissa.”
Lue lisää aiheeseen liittyvää:
Lehdistötiedote: Apetit Oyj uudistaa strategisesti merkittävän ERP-järjestelmänsä – kumppaniksi Digia Oyj
Blogi: Talousjohtajalla tukalat paikat – toimintaa tulisi tehostaa ja kasvua pitäisi rakentaa, auttaisiko moderni ERP?