Case E.Ahlström

”Uusi ERP on tuonut meille valtavasti tiedon yhteneväisyyttä ja ajantasaisuutta”, kertoo toimitusjohtaja Petri Nupponen. ”Kaikki näkevät koko toimitusketjun, esimerkiksi missä tavara on, milloin se on tulossa ja mitä on lähtenyt asiakkaalle. Kommunikointi on paljon helpompaa meidän ja asiakkaan välillä.”

Aiemmin tiedot tapahtumista olivat eri toimintojen omistuksessa, jolloin kokonaisnäkymä jäi puuttumaan ja tieto oli vaikeammin saatavilla. ”Nykyinen järjestelmä mahdollistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden. Tämä on meille tärkeää jo yrityksen arvojenkin kannalta”, sanoo Nupponen. ”Haluamme olla avoimia sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden ja tavarantoimittajien suuntaan. Kykenemme ennakoimaan tilanteita ja reagoimaan niihin nopeasti.”

Uuden opettelu vie oman aikansa, joten järjestelmän vaikutus tehokkuuteen on mitattavissa vasta myöhemmin. Nupposen mukaan jo nyt voidaan kuitenkin sanoa, että esimerkiksi varaston läpivirtaus on parantunut. ”Mietimme koko logistiikkaprosessin uusiksi. Saamme nyt samalla porukalla suoritettua enemmän asioita ja tuotteet saadaan nopeammin asiakkaalle.”

Petri Nupposen mukaan yksilöllistyminen ja valikoimien moninaistuminen näkyvät selvänä ilmiönä sekä tukkukaupassa että ravintola-alalla. ”Aiemmin valikoimat uudistuivat hitaammassa syklissä. Nykyään vauhti kiihtyy, uusia tuotteita tulee jatkuvasti ja vanhoja poistuu. Syklin kiihtyminen ja sirpaloituminen on suuri haaste tukkukaupassa”, sanoo Nupponen. 

Ravintola-alalla nousee tiheästi erilaisia teemoja, joita monet pyrkivät kopioimaan. Kun esimerkiksi aasialaisesta kulhosyömisestä tuli hitti, kulhoja halusivat tuotteilleen tavallisetkin ravintolat. Astiatoimittajan täytyy pysyä valppaana ja etsiä parhaat vaihtoehdot eri asiakkaille.

”Asiakkailla on paljon tietoa käytössään ja vaatimustaso toimijoita kohtaan kasvaa jatkuvasti. Meidän pitää pystyä vastaamaan huutoon ja pitää valikoimamme ajanmukaisena.”

”Tietojärjestelmä antaa tukea siihen, että saamme pidettyä palvelun asiakaslähtöisenä. Tuotevalikoiman kustomoinnilla ja tilauskanavien hallinnalla on suuri merkitys.”

Toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen on aina mittava hanke ja sitä se oli myös E.Ahlströmille. Projektia ohjaamaan palkattiin ulkopuolinen it-projektipäällikkö, jolla on osaamista vastaavien hankkeiden läpiviennistä. ”Halusimme tehdä asiat kerralla hyvin”, kertoo Petri Nupponen. ”Tavoitteena oli muuttaa prosessit paremmiksi ja ottaa vastaan kaikki tarjolla oleva kehityksen mahdollisuus.”

Henkilöstö haluttiin sitouttaa hyvin projektiin; joka osastolta otettiin tekijöitä mukaan määrittelyvaiheeseen ja prosessiin. ”Tämä on iso ja pelottavakin muutos organisaatiolle. Määrittelytyöhön ja käytön tukemiseen kannattaa panostaa”, miettii Nupponen. 

Keväällä 2018 käyttöönotetun ERP:n peruskäyttö sujuu jo mallikkaasti, jatkossa on tarkoitus omaksua myös edistyneempiä toimintoja.

Digia Envision -järjestelmään on integroitu useita lisäominaisuuksia, esimerkiksi varaston mobiiliratkaisu Digia OTE, Qlik Sense -analytiikka- ja johtamisratkaisu, Bartender -tarratulostusratkaisu, Unifaun kuljetusliike-sanomavälitysratkaisu sekä Expak-myynnin ennustamisen ratkaisu. Hyvin palveleva verkkokauppa säilyi entisellä alustallaan ja se integroitiin saumattomasti Digia Envisioniin. 

Yhteistyö Digian kanssa saa Nupposelta kiitosta. ”Projekti sujui loistavasti. Digialla oli ammattitaitoinen projektipäällikkö, joka pystyi ratkaisemaan ongelmia ja tekemään kokonaisuutta meidän näköisesti. Kaikin puolin tuntui, että projekti oli hyvin resursoitu ja tukea oli koko ajan saatavilla.”

”Uskomme, että tällä järjestelmällä pystymme kehittämään organisaatiota ja liiketoimintaamme. Osaavalla porukallamme ja hyvillä välineillä saamme tarjota asiakkaille jatkossakin arvokkaita palveluita.”