Skip to content
AI Palveluliiketoiminta Robotiikka

Case Palvelualojen työttömyyskassa

Palvelualojen työttömyyskassa automatisoi päätöksentekoprosessin – työaikahyöty 220 tuntia kuukaudessa

Palvelualojen työttömyyskassa on ensimmäisenä työttömyyskassana Suomessa ottanut käyttöön automaattisen päätöksenteon osana ansiopäivärahahakemusten käsittelyä. Osittain työllistyvien soviteltujen päivärahahakemusten käsittelyprosessin automatisointi on tehostanut kassan toimintaa merkittävällä tavalla. Jäsenille se mahdollistaa päätöksen saamisen parhaimmillaan seuraavana arkipäivänä. Automatisointi on toteutettu Digian automaatio- ja tekoälyalustan avulla.

 

Palvelualojen työttömyyskassa on kaikkien alojen palkansaajien työttömyyskassa, jolla on reilu 120 000 jäsentä. Kassan tehtävänä on turvata jäsenten arjen sujuvuus ja elanto työelämän karikoissa. Kassan toimintaa ohjaavat kolme arvoa: Onnistumme yhdessä, Palvelemme sydämellä ja Uudistumme rohkeasti.

Näiden arvojen mukaisesti kassa on myös kehittänyt toimintaansa ja otti ensimmäisenä käyttöönsä automaattisen päätöksenteon. Automaattisen päätöksenteon käyttöönotto pohjautuu 1.5.2023 voimaan tulleeseen hallintolain ja tiedonhallintalain muutokseen, jonka mukaan viranomainen saa ratkaista automaattisesti sellaisia asioita, jotka eivät edellytä erillistä inhimillistä harkintaa.

”Olemme hyödyntäneet ohjelmistorobotiikan avulla toteutettua automaatiota aiemmin mm. ansiopäivärahahakemusten esikäsittelyssä. Nyt olemme voineet laajentaa sen käyttöä. Automatisoimme osittain työllistyvien jäsentemme soviteltujen päivärahahakemusten käsittelyprosessin, joka on jatkohakemusprosessi, eikä näin ollen enää edellytä välttämättä ihmisen tekemää päätöstä. Parhaimmillaan robotti pystyy viemään hakemuksen käsittelyprosessin päätöksentekoon asti”, kertoo Palvelualojen työttömyyskassan kassanjohtaja Ilkka Nissilä.

Mitä teimme

 

Millä teimme

 

Ohjelmistorobotti tuo meille merkittävää työaikasäästöä ja automaatiolla on suora positiivinen vaikutus hakemusten käsittelyaikoihin. Vaikka robotti käsittelisi vain osan hakemuksen vaiheista, se nopeuttaa joka tapauksessa prosessiamme, ja tämä helpottaa sekä asiantuntijoidemme työtä että mahdollistaa paremman asiakaspalvelun.

Ilkka Nissilä, kassanjohtaja, Palvelualojen työttömyyskassa

”Tämä helpottaa sekä asiantuntijoidemme työtä että mahdollistaa paremman asiakaspalvelun”

Automaattinen päätöksenteko on toteutettu yhteistyössä Digian kanssa. Automaattinen käsittely hoidetaan Suomessa ja Euroopassakin ainutlaatuista Digia Smart Automation -automaatio- ja tekoälyalustaa hyödyntäen.

Sovitellun päivärahan jatkohakemusten käsittelyprosessi sisältää Palvelualojen työttömyyskassassa yhteensä 20 vaihetta. Jokainen vaihe saattaa lisäksi sisältää useampia tarkastuksia riippuen vaiheesta. Ohjelmistorobotti käy vaihe vaiheelta hakemusprosessia läpi hakien ja tarkastaen tietoja hakemuksesta. Robotti pystyy tekemään tämän perusteella myös päivityksiä tietoihin. Jos kaikki vaiheet menevät onnistuneesti läpi, robotti antaa päätöksen ja kirjaa maksun. Jos robotti havaitsee jonkin seikan, jossa on käytettävä ihmisen harkinnanvaraisuutta, hakemus siirtyy työttömyyskassan etuuskäsittelijän käsiteltäväksi.

”Yksi robotti pystyy käsittelemään 1200–1400 hakemusta päivässä ja hakemuksen käsittelyaika on keskimäärin 20 sekuntia”, kertoo Digian Delivery Director Arja Uutela-Komulainen.

”Tämä tuo meille merkittävää työaikasäästöä ja automaatiolla on suora positiivinen vaikutus hakemusten käsittelyaikoihin. Robotista saatava työaikahyöty on tällä hetkellä noin 220 tuntia kuukaudessa, mikä tarkoittaa noin 1,5 henkilön työaikaa. Vaikka robotti käsittelisi vain osan hakemuksen vaiheista, se nopeuttaa joka tapauksessa prosessiamme, ja tämä helpottaa sekä asiantuntijoidemme työtä että mahdollistaa paremman asiakaspalvelun, etenkin kuun vaihteen ruuhkahuipuissa. Esimerkiksi ensimmäisen käyttöönottokuukauden alussa pahimpaan ruuhka-aikaan saimme 17 % hakemuksistamme nopeammin maksuun”, Nissilä kertoo.

Työttömyyspäivärahan hakijoille päätöksenteon automatisointi tarkoittaa sitä, että päätöksen voi saada parhaimmillaan seuraavana arkipäivänä ja maksun seuraavana mahdollisena maksupäivänä. Nopeampi käsittelyprosessi hyödyttää välillisesti kaikkia ansiopäivärahan hakijoita, koska kaikki hakemukset tulevat automaation ansiosta nopeammin käsittelyyn.

Oikea ratkaisu mahdollistaa toiminnan ja asiakaspalvelun kehittämisen älykkäällä ja kustannustehokkaalla tavalla

Projekti käynnistyi toukokuussa 2023 määrittelyllä, joka pohjautui Palvelualojen työttömyyskassan laatimaan suunnitelmaan soviteltavien jatkohakemusten käsittelysäännöistä. Toteutus eteni ripeästi ja jo heinäkuussa päästiin testaamaan tuotantoympäristössä robotin ensimmäisiä vaiheita sisältävää versiota.

”Robotin toiminnallisuutta laajennettiin vaiheittain syksyn mittaan ja robotti otettiin yhä laajempaan tuotantokäyttöön. Samaan aikaan Palvelualojen työttömyyskassa valmisteli automaattiseen päätöksentekoon vaadittavan dokumentaation, mm. käyttöönottopäätöksen. Projektissa huomioitiin myös tiedonhallintalain vaatimukset koskien esim. järjestelmän testausta ja dokumentointia”, Uutela-Komulainen kertoo.

Viimeisenä vaiheena toteutettiin varsinainen automatisoitu päätöksen antaminen, joka otettiin tuotantokäyttöön marraskuun 2023 alussa. Projekti toteutettiin ketterän kehityksen mallilla tiiviissä yhteistyössä Palvelualojen työttömyyskassan asiantuntijan ja Digian automaatiokehittäjän välillä.  

”Robotti käsitteli kahden kuukauden aikana yli 9000 hakemusta ja sen operationaalinen suoritustarkkuus on 99,9 %, pois lukien jonkun hakemuksen keskeytyminen esimerkiksi aikakatkaisun, sivustovirheen tai rajapinnassa olevan datan puuttumisen takia. Yhdenkään hakemuksen käsittelyprosessi ei ole kaatunut virhetilanteeseen”, Uutela-Komulainen sanoo.

”Palvelualojen työttömyyskassa näyttää esimerkillistä tietä muille työttömyyskassoille ja julkishallinnon organisaatioille, miten toimintaa ja asiakaspalvelua voi älykkäällä ja kustannustehokkaalla tavalla kehittää ja tehostaa oikeita ratkaisuja hyödyntämällä”, toteaa Digian liiketoimintajohtaja Olli Ainasvuori.

Tekoäly lisää ohjelmistorobotiikan tehoja ja mahdollisuuksia

Palvelualojen työttömyyskassan päätöksenteon automatisoinnissa perinteistä sääntömääräistä ohjelmistorobotiikkaa laajennettiin reaktiivisen tekoälyn käytöllä. Tekoäly on lisännyt ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksia ja tehoja entisestään.

”Sääntömääräinen ohjelmistorobotiikka on saanut rinnalleen tekoälyavusteisen robotiikan, joka laajentaa automaatioiden hyödyntämiskohteita ja tehostaa robottien käyttöönottoa. Nykyaikaisen robotiikan ja tekoälyn avulla voidaan toteuttaa hyvin monivaiheisten prosessien automatisointeja erittäin tehokkaasti”, Ainasvuori sanoo.

Palvelualojen työttömyyskassassa ollaan tyytyväisiä jatkuneeseen ja laajentuneeseen yhteistyöhön ja sen mukanaan tuomiin tuloksiin ja mahdollisuuksiin.

”Yhteistyö Digian kanssa on sujunut erinomaisesti ja robotin kehittäminen sekä päivittäminen ovat sujuneet nopeasti ja ketterästi. Odotustemme mukaisesti automaatio on osoittautunut erittäin luotettavaksi. Se on nopeuttanut hakemusten käsittelyä ja myös vähentänyt virheitä, sillä robotti suorittaa tarkistuksia monessa kohdassa. Toiveissamme on hyödyntää automaatiota laajemmin tulevaisuudessa. Jo nykyisellään voimme hyödyntää tehtyä kehikkoa sekä siihen luotuja laadunvalvontamekanismeja monipuolisesti robotin tulevissa tehtävissä”, toteaa Palvelualojen työttömyyskassan palveluasiantuntija Jusa Kaarni.