Case Penope

ICT-päällikkö Mika Heini palkattiin yritykseen tekemään ”tiikerinloikka digitalisaatioon” ja kehittämään yrityksen liiketoimintaa digitalisuuden ehdoilla pitkäjänteisesti.

”Yrityksen hallitus oli tehnyt päätöksen, että katse siirretään tiukasti tulevaisuuteen ja se tarkoittaa digitaalisen toimintaympäristön uudistusta. He ymmärsivät myös, ettei kyseessä ole kerran tehtävä toimenpide, vaan jatkuva kehittäminen. Tämän vuoksi tehtävään päätettiin palkata henkilö, konsultin käyttämisen sijaan. Samalla vanha ICT-päällikkö oli jäämässä eläkkeelle, joten ajankohta oli senkin vuoksi sopiva”, Heini kertoo ja jatkaa:

”Minulla on parinkymmenen vuoden tausta IT:n parista ja viimeiset neljä vuotta ennen tätä pestiä työskentelin ERP-hankkeiden parissa toimittajan roolissa. Taustani vuoksi tiesin, miten tällaiseen hankkeeseen tulisi suhtautua.”

Kokeneena järjestelmäuudistajana Heini lähestyi hanketta analyyttisesti. Ensimmäinen valinta kohdistui alustaan. Toinen valinta liittyi järjestelmiin ja kolmas toimittajaan. Jokainen valinta oli harkittu ja mielessä olivat sekä lyhyen että pitkän aikavälin vaikutukset.

”En nähnyt asiaa ensisijaisesti järjestelmähankkeena, vaan liiketoiminnan digitaalisten perustusten rakentamisena. Tämän vuoksi oli alusta asti selvää, että haluamme pilvipohjaisen järjestelmän. Eikä mikä tahansa pilvi kelvannut, vaan sen oli tuettava liiketoiminnan kehittämistä nyt ja tulevaisuudessa. Valinta kohdistui Microsoftin Azureen”, Heini toteaa.

Azuren myötä oli loogista valita myös järjestelmiksi Microsoftin ratkaisut. Aiemmat ERP, CRM, asiakaspalvelun työkalu sekä huolto- ja asennushenkilöstön tuntikirjaussovellus saivat väistyä ja tilalle tulivat Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service ja Dynamics 365 Field Service.

Integraatioratkaisu toteutettiin Microsoftin Azure Integration Services (AIS) teknologiaan pohjautuvalla LogicApp-ratkaisulla, joka mahdollisti tiedon läpinäkyvyyden sovellusten välillä Penope Oy:n yksilöllisten tarpeiden mukaisesti. 

”Microsoftin Dynamics 365 -tuoteperheessä vakuutti se, että niiden avulla kyettiin rakentamaan yhtenäinen ja reaaliaikainen kokonaisratkaisu, jossa on pilvipohjaisuuden ansiosta edellytykset lähes rajattomalle jatkokehitykselle. Yhteisen alustan sekä täydellisen yhteensopivuuden vuoksi kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa. CRM:ä meidän ei alun perin ollut tarkoitus vaihtaa, mutta tarvemäärittelyssä kävi ilmi, että se olisi kokonaisuuden kannalta järkevää. Eikä se vaikuttanut kustannuksiin merkittävästi, joten valinta oli helppo”, Heini sanoo.

Heinin toimittajatausta näkyi myös kumppanivalinnassa. Toimittajalta odotettiin teknistä osaamista, liiketoimintaymmärrystä ja riittävän suurta tukiorganisaatiota vastaamaan myös käytön aikaisiin tarpeisiin.

”Meillä oli suhteellisen hyvä käsitys siitä, miten järjestelmien arkkitehtuurin tulisi mennä ja Digian tarjous vastasi hyvin pitkälle omaa näkemystäni. Pilvipohjainen Dynamics 365 Business Central oli tuolloin aivan uusi järjestelmä, jonka toimituksista ei juuri kellään ollut vielä kokemusta. Digia oli kuitenkin tehnyt paljon saman järjestelmän aiemman on-premise -version toimituksia, joten heidän tekninen osaamisensa vakuutti myös tämän osalta. Lisäksi piti rakentaa integraatiot erillisiin myynti-, osto- ja matkalaskusovelluksiin, palkanlaskuun ja Asiakastietoon. Myös näistä Digialla oli vakuuttavia referenssejä”, kertoo Heini valinnasta.

Toimitettava kokonaisuus oli kertatoimitukseksi poikkeuksellisen laaja ja siihen osallistui Digian puolelta kolme tiimiä: Business Central -tiimi, Sales -tiimi ja integraatiotiimi. Tiukka projektihallinta ja -johtaminen olivat suuren kokonaisuuden vuoksi kriittisiä asioita, jonka vuoksi osapuolet päättivät, että projektipalaverit ja workshopit toteutettaisiin etäpalavereina Teamsin kautta. Tämä osoittautuikin hyväksi valinnaksi, sillä työskentely oli tehokasta ja etäpalavereilla säästettiin aikaa sekä rahaa.

Toimitus meni erinomaisesti ja osapuolilla oli myös yhtenäinen näkemys myös siitä, miten ja milloin järjestelmässä kannattaa tehdä mukautuksia.

”Etäpalaverit toimivat erinomaisesti. Palaverit ja workshopit olivat hyvin valmisteltuja ja niissä kyettiin keskittymään puhtaasti olennaiseen.

Pyrimme molemmat välttämään houkutusta mukauttaa uusia järjestelmiä Penopen ja Enerecin totuttujen käytäntöjen mukaisiksi, sillä tiedostin, että mitä lähempänä ’valmista pakettia’ pitäisimme järjestelmät, sitä vähemmän jatkuvat päivitykset toisivat meille jatkossa päänvaivaa.

Meille Digian työskentely näyttäytyi yhtenäisenä kolmesta tiimistä huolimatta, mitä nyt integraatioporukan suuri projektimäärä viivästytti hieman testaamisen aloittamista. Toisaalta meidän väkemme ei ollut ehtinyt harjoitella uusien järjestelmien käyttöä sovitusti, joten tuotantokäyttöä jouduttiin senkin vuoksi hieman lykkäämään. Riskinhallinnan näkökulmasta nämä pienet viivästykset kuitenkin osoittautuivat jälkikäteen positiivisiksi asioiksi”, kertoo Heini.

Penope Oy suhtautui järjestelmäprojektiin digitalisaation ja tulevaisuuden liiketoiminnan perustan rakentamisena. Tästä huolimatta myös lyhyen aikavälin hyödyt olivat huomattavat. Asiakaspalvelun käytännöt tehostuivat uuden ratkaisun kytkeytyessä CRM:n, josta he saavat suoraan nähtäväkseen asiakkaalle toimitetut tuotteet, huoltohistorian ja muut olennaiset tiedot. Myös Penopen toimittamat IoT-laitteet raportoivat kriittisistä virheistä suoraan asiakaspalveluun.

Suurin muutos tapahtui kuitenkin huoltopalveluiden työnohjauksessa.

”Saimme nopeasti liiketoiminnallisia hyötyjä erityisesti asiakaspalvelun ratkaisusta sekä huoltopalveluiden työnohjauksena toimineesta Field Servicestä. Huoltopalveluille meillä oli aiemmin käytössä tuntikirjauksiin tarkoitettu sovellus, mutta varsinaista työnohjauksen ratkaisua ei ollut. Nyt meillä on edellytykset tehostaa huoltopalveluiden toimintaa huomattavasti, kun voimme ohjata tikettejä huoltohenkilöstölle esimerkiksi maantieteellisin perustein”, Heini kertoo.

Käytön opettelu ja uuden toimintalogiikan omaksuminen kävi myös henkilöstön keskuudessa verrattain nopeasti. Reaaliaikaiseen talouden seurantaan perustuva toimintalogiikka tuo myös liiketoiminnan johtamiselle uudenlaiset edellytykset.

”Liiketoiminnan näkökulmasta yksi suurimmista hyödyistä uudessa ratkaisussa oli se, että kaikki järjestelmiin kirjatut tiedot siirtyivät suoraan myös kirjanpitoon ja taloushallintoon. Tämä tarkoittaa sitä, että saamme läpinäkyvyyden ja reaaliaikaisuuden kaikkeen, mikä liittyy yrityksen talouteen. Sen pohjalta pystytään paljon luottavaisemmin mielin tehdä liiketoimintaan liittyviä päätöksiä.

Toinen kriittinen hyöty oli se, että saimme teknologisen pohjan liiketoiminnan kehittämiselle. Monissa toimittamissamme laitteissa on jo IoT-toiminnallisuuksia, ja jatkossa pystymme tarjoamaan esimerkiksi entistä laajemmin ennakoivan huollon palveluita. Toinen kehityssuunta on huollon etäohjauksen kehittäminen, johon meillä on nyt erinomaiset edellytykset.

Kiitos Digian, meillä on nyt teknologinen stäkki kunnossa. Ja kun koronavirusepidemia saadaan kuriin, on tie tulevaisuuteen auki”, naurahtaa Heini lopuksi.