Skip to content
Microsoft Palveluliiketoiminta ERP Integraatiot ja API

Case Retta Group

Pohjoismaiden suurimpiin kuuluva kiinteistöalan konserni siirtyi taloushallinnossa moderniin pilviaikaan

Retta on Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen ja hallintaan erikoistunut konserni. Digia toteutti yhtiölle modernin pilvipohjaisen taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmän. Rettalle sopivin ratkaisu oli Microsoftin kevyempi Dynamics 365 Business Central. ”Olin todella tyytyväinen digialaisten aktiivisuuteen ja osaamiseen”, kertoo Rettan IT-sovelluksista vastaava Heidi Lehessalo.

Retta-konserni on tuttu lukemattomille suomalaisille, sillä yhtiö isännöi tai hallinnoi noin 7 500 taloyhtiötä ympäri maata. Myös Suomen suurimpiin kuuluva kiinteistönvälitysyhtiö Huoneistokeskus kuuluu Retta Groupiin. Konsernilla on myös kiinteistöalan vakuutuksia tarjoava yritys sekä tytäryhtiö Ruotsissa.

Tälle laajalle konsernille oli tarve hankkia uusi taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmä. ”Meillä oli käytössä aika vanha ERP-järjestelmä, joka oli elinkaarensa päässä. Halusimme siirtyä uudempaan ja modernimpaan teknologiaan”, kertoo Retta Groupin talouspäällikkö Minna Sorsa.

”Haimme modernia ja kehittyvää järjestelmää, jossa esimerkiksi integraatioiden tapaisia asioita on huomioitu jo valmiiksi”, toteaa kehityspäällikkö Eric Puchner.

Hän kertoo, että järjestelmän jatkuva päivittyminen on Rettalle tärkeää. Viranomaisvaatimuksiin ja verotukseen tulee kiinteistöalalla aika ajoin muutoksia, jotka täytyy huomioida järjestelmissä ja talousraportoinnissa. Retta halusikin siirtyä pilvessä toimivaan järjestelmään, joka pysyy jatkuvasti ajan tasalla.

Mitä teimme

Millä teimme

Olin todella tyytyväinen digialaisten aktiivisuuteen ja osaamiseen. Nyt meillä on laadukas järjestelmä, jota on mukava käyttää. En ole kuullut siitä muita kuin tyytyväisiä kommentteja.

Heidi Lehessalo, Head of Applications and Data, Retta Group

Kevyempi Business Central oli sopivin vaihtoehto

Retta päätyi valinnassaan Microsoftin toiminnanohjausjärjestelmään. ”Vertailimme Microsoft Dynamics 365 Finance ja -Business Central -järjestelmiä. Valitsimme niistä kevyemmän Business Centralin, koska sen ominaisuudet olivat meille riittävät”, kertoo Rettan IT-sovelluksista ja tietovarastoista vastaava Heidi Lehessalo.

Yksi syy tähän oli se, että Rettalla taloushallinnon ERP-järjestelmällä hoidetaan vain erillisyhtiöiden kirjanpito ja koko konsernin tulos konsolidoidaan toisessa järjestelmässä. Myös osto- ja myyntilaskut hoidetaan pääsääntöisesti muualla. Lisäksi Retta käyttää erillisiä järjestelmiä talouspalvelujen tuottamiseen asiakkaille isännöinnin ja kiinteistöjohtamisen liiketoiminnoissa. Business Central oli sopivin vaihtoehto konsernin tarpeisiin.

Puchner kertoo, että valinnasta keskusteltiin myös Microsoftin kanssa. Näin saatiin vahvistus sille, että Business Centralin kehitystyö jatkuu myös tulevaisuudessa.

Digia nousi tarjousvaiheessa toimittajien joukosta myönteisesti esille. ”Meille oli tärkeää, että konsultti osaa ajatella asioita myös talouden näkökulmasta”, toteaa Sorsa. Hän kertoo, että Digian talouspuolen ymmärrys kävi ilmi jo tarjousvaiheen keskusteluissa.

”Myös toimitusvarmuus oli meille tärkeää. Digia on sen verran suuri toimittaja, että sen suhteen ei tule ongelmia”, Sorsa kertoo.

”Digian asiantuntijat tekivät loistavaa työtä”

Järjestelmän toteuttaminen aloitettiin tammikuussa 2023. Puchner kertoo, että Retta pyrki minimoimaan järjestelmän räätälöinnit. Joitain muutoksia kuitenkin tarvittiin, ja ne saatiin hoidettua hyvin projektin aikana.

”Haluan tässä kehua Digian asiantuntijoita. He ratkoivat asioita hienosti ja tekivät loistavaa työtä”, kiittää Puchner. ”Digian projektipäälliköllä oli homma jämptisti hallussa. Hän piti yllä sopivaa vauhtia ja myös kyseenalaisti asioita, kun siihen oli tarvetta.”

Lehessalo arvosti myös avointa viestintää. ”Vaikeimmistakin aiheista voitiin keskustella rakentavasti. Pidin sitä todella positiivisena”, hän kiittää.

Käyttöönoton ajankohdaksi valittiin syyskuu 2023, ja sitä ennen hoidettiin käyttäjien koulutus. ”Käyttöönotto sujui hyvin. Syyskuun lopussa talousraportointi hoidettiin jo normaalisti uudella järjestelmällä”, kertoo Sorsa.

”Jos käyttöönotossa sattuikin tulemaan yksittäisiä haasteita, Digia ratkoi ne samalla tehokkuudella kuin järjestelmän rakennusvaiheessa”, Puchner kiittää.

”En ole kuullut järjestelmästä muita kuin tyytyväisiä kommentteja”

Uusi taloushallinnon ERP-järjestelmä on osoittautunut toimivaksi, ja Rettalla ollaan siihen hyvin tyytyväisiä. ”Kirjanpitäjiltä on tullut palautetta, että uusi järjestelmä on helppokäyttöinen ja looginen”, kertoo Sorsa.

Rettalla on myös saatu hyötyä modernin järjestelmän hyvistä ominaisuuksista. ”Kontrollerit ovat pitäneet siitä, että he pääsevät uudessa järjestelmässä katsomaan pääkirjanpitoa. Voimme myös aiempaa paremmin tehdä erilaisia raportteja, kun siihen on tarvetta”, Sorsa toteaa.

Retta pitää tärkeänä myös sitä, että järjestelmä on nyt teknisesti modernisoitu ja että pilvijärjestelmä pysyy ajan tasalla. Näin vältytään suurilta kertapäivityksiltä ja ongelmilta, joita aiheutuisi puuttuvista ominaisuuksista.

”Nyt kun tekninen pohja on kunnossa, järjestelmää ja taloushallintoa on mahdollista jatkokehittää. Selvitämme esimerkiksi automatisoinnin mahdollisuuksia robotiikan ja tekoälyn avulla”, Puchner kertoo.

”Kyllä tämän hankkeen perusteella voin lämpimästi suositella Digiaa. Meillä on ollut hyvä yhteistyö, ja kaikki on toiminut hyvin”, kiittää Puchner.

”Olin todella tyytyväinen digialaisten aktiivisuuteen ja osaamiseen. Nyt meillä on laadukas järjestelmä, jota on mukava käyttää. En ole kuullut siitä muita kuin tyytyväisiä kommentteja. Meille jäi projektista oikein positiivinen kuva ja jatkamme yhteistyötä Digian kanssa”, kiittää Lehessalo.