Skip to content
Teollisuus Pilvialustat Microsoft ERP Elintarviketeollisuus

Case Valio

Microsoft Dynamics 365 taipuu Valion toimittajahallintajärjestelmäksi

Valio tarvitsi ratkaisun toimittajahallintaansa, jotta tieto ei olisi enää hajallaan sähköposteissa ja Exceleissä. Ratkaisuksi valikoitui Microsoft Dynamics 365, jonka avulla Valio hallitsee nyt kattavasti sekä toimittajia että hankittavia raaka-aineita.

 

Valio etsi toimittajahallintaan ratkaisua, joka olisi mahdollisimman visuaalinen, selkeä ja melko paljon automatisoitu.

”Meillä oli se tilanne, että toimittajien yhteystiedot olivat usean hankinta-asiantuntijan tai ostajan sähköpostissa. Meillä ei ollut keskitettyä paikkaa, josta myös kollegat olisivat voineet löytää toimittajien tietoja. Halusimme selkeän järjestelmän, johon koota tiedot, jotta ne eivät olisi enää pelkkien sähköpostien ja Excel-taulukoiden varassa”, hankinta-asiantuntija Pia Kivelä Valiolta kertoo. 

Valio kartoitti ratkaisuvaihtoehtoja useamman järjestelmätoimittajan kanssa.

”Meidän vaatimustemme ja Digian D365-tiimin järjestelmän esittelyn perusteella totesimme, että Dynamics 365 olisi meille paras ja selkein järjestelmä. Jo lyhyen demon perusteella meille selvisi, että se oli kaikista visuaalisin ja pystyi kaikista parhaiten tarjoamaan ratkaisun meidän tarpeisiimme”, Kivelä kertoo.

Microsoft Dynamics 365:llä hallitaan toimittajia sekä hankittavia raaka-aineita kattavasti. Järjestelmässä on kaikkien Valion toimittajien tiedot ja ostettaviin materiaaleihin liittyvät tiedot. Siellä on myös kaikki tiedot Valion toimittajille asettamista vaatimuksista sekä niiden status. Järjestelmästä saadaan toimittajien yhteystiedot, toimittajareklamaatiot, -auditoinnit ja –arvioinnit.

Lisäksi sieltä näkee myös kaikkien ostettavien raaka-aineiden vaatimukset, esimerkiksi lastenruokaraaka-aineita tai luomuraaka-aineita koskien. Kaiken kukkuraksi järjestelmässä tehdään myös projektiseurantaa, eli tiedot toimittajan kanssa käynnissä olevasta projektista ja sen etenemisestä.

Mitä teimme

Millä teimme

Järjestelmäprojekti sujui erittäin hyvin. Huomasimme kyllä, että Digian D365-tiimillä oli paljon kokemusta vastaavista projekteista, koska kokonaisuus oli niin hyvin hallinnassa.

Pia Kivelä, Valio Oy

Järjestelmäprojekti sujui mallikkaasti

“Järjestelmäprojekti sujui erittäin hyvin. Minulla ei ole mitään huonoa sanottavaa. Kaikki alkoi ajallaan ja oli selvästi aikataulutettu ja jäsennelty. Yhteydenpito ja viestintä oli selkeää ja johdonmukaista. Huomasimme kyllä, että Digian D365-tiimillä on paljon kokemusta vastaavista projekteista, koska kokonaisuus oli niin hyvin hallinnassa”, Kivelä kehuu.

Dynamics 365 -järjestelmä otettiin käyttöön Valiolla marraskuussa 2018. Käyttöönottovaiheessa on aina oma haasteensa, jotta saadaan kaikki ottamaan uusi järjestelmä päivittäiseen käyttöön.

“Meillä oli kyllä tiedotettu järjestelmästä etukäteen paljon. Henkilöstö odotti järjestelmän käyttöönottoa innokkaasti ja halusi nähdä, millainen se on. Toki silti on ollut jonkin verran haasteita siinä, että kaikki henkilöt eivät ole vielä sisäistäneet, että meillä on uusi järjestelmä ja mitä kaikkea sillä voi tehdä koulutuksesta huolimatta”, Kivelä kertoo.

Järjestelmän hyödyt ovat tulleet nyt jo konkreettisesti esille.

“Aikaisemmin toimittajien yhteystiedot pyörivät sähköposteissa ja kunkin ostajan omalla vastuulla. nyt meillä on esimerkiksi harjoittelija, joka toteuttaa yhtä pientä projektia, johon tarvitaan yhteyshenkilöitä toimittajille, ja hän löytää tiedot suoraan järjestelmästä. Eikä hänen tarvitse kysyä tietoja keneltäkään erikseen. Lisäksi seuraamme Dynamicsista meidän mittareita koontinäyttöjen avulla. Hyvinkin paljon helpottanut arkea”, Kivelä kertoo.

“Digia tietää tasan tarkkaan, mitä tekee”

Valiolla on oltu hyvin tyytyväisiä Digiaan järjestelmäkumppanina.

“Digia on ihan loistava kumppani. Todella ketterä mutta kuitenkin hyvin johdonmukainen ja systemaattinen. Ja tietää tasan tarkkaan mitä tekee. Heillä on selkeä visio, että määritellään vaatimukset hyvinkin tarkasti. Digian kanssa ei tule suuria muutoksia budjettiin tai työmäärään, koska jo projektin alkuvaiheessa on yritetty ottaa kaikki huomioon”, Kivelä kehuu.

“Meille luvattiin paras projektitiimi ja kiitos kuuluu kyllä Digialle siitä, että lupaus pidettiin. Oli kyllä ihan loistava projektiryhmä. Erityisesti se oli hienoa, miten he jaksoivat paneutua perusteellisesti päivittäiseen tekemiseemme, jotta he pystyivät toteuttamaan juuri meidän tarpeisiin sopivan ratkaisun”, Kivelä jatkaa.

Kouluarvosanaksi Pia Kivelä antoi Digian projektista täyden 10.

Tulevaisuuden suunnitelmat

Valio aikoo kehittää järjestelmää myös tulevaisuudessa.

“Varmaa on se, että haluamme järjestelmään myös tiedon siitä, kuinka paljon euroja kullekin toimittajalle meiltä menee eli kuinka suuri volyymi hankinnoistamme kullekin toimittajalle kuuluu. Nyt meillä on saatavilla se eri järjestelmässä mutta haluaisimme myös sen Dynamicsiin”, Kivelä kertoo.

“Alustavasti aiomme jollain aikataululla alkaa selvittää mahdollisuutta siihen, miten saisimme laajennettua järjestelmän käyttöä myös toimittajan suuntaan, jotta heillä olisi myös mahdollisesti pääsy omiin tietoihinsa”, hän lisää.