Automaation perusteita ja miksi siitä kannattaa kiinnostua?

Rutiinien automatisoiminen ohjelmistoilla poistaa matriisista virheet ja pelastaa maailman. Tai näin voi helposti tulkita niin perinteistä kuin sosiaalistakin mediaa seuratessaan. Ennen kuin voi osallistua keskusteluun automaatioväitteiden todenperäisyydestä, on hyvä ottaa haltuun muutamat perustermit

Automaation äärimmäinen ilmenemismuoto vaikuttaisi nykytiedon valossa olevan ”hyperautomaatio”. Gartner käytti sanaa "Hyperautomation" vuonna 2019 listatessaan vuoden 2020 kuumimpia teknologiatrendejä. Hyperautomaatio tarkoittaa yksinkertaisuudessaan sitä, että liiketoiminnan tarpeista lähtien pyritään automatisoimaan kaikki mahdollinen ja automaatiot toteutetaan käyttämällä erilaisia tekniikoita yhdessä.

Toinen, jo pidempään käytetty termi on liiketoimintaprosessien automaatio (Business Process Automation, BPA). BPA:ssa suunnitellaan prosessi alusta loppuun liiketoiminnan ja sen tarpeiden perusteella. Vasta sen jälkeen mietitään, mitkä prosessin osat automatisoidaan kokonaan, osittain – tai ei ollenkaan, jolloin käyttäjä edelleen suorittaa kaikki tehtävät.

Poistetaan turha työ, ei työtä kokonaan

Automaation tulisi poistaa työntekijältä turhaa manuaalista työtä, ei poistaa hänen työtään kokonaan, kuten monesti ajatellaan. Automaatio voi tehdä kokonaan tai osittain jonkin prosessin vaiheen, jolloin työntekijän aika vapautuu tuottavampaan työhön.

Hyvä esimerkki rutiinin automatisoinnista on asiakkaamme, jonka työntekijät tarkastivat yritysrekisteristä verkkosivujen kautta, onko kumppaniksi aiottu organisaatio ennakkoperintärekisterissä. Asiakkaalla on tuhansia yhteistyökumppaneita, joiden rekisteröinnin tila piti tarkastaa neljä kertaa vuodessa, ja tämä tuotti tietysti mittavan määrän manuaalista työtä.

Rakensimme asiakkaalle Microsoftin vähäkoodisilla eli low-code-automaatiovälineillä prosessin, jossa tietojen tarkistukset tapahtuvat täysin automaattisesti. Ajastettu tarkastus käynnistyy itsestään, hakee tiedot asiakkaan tietojärjestelmästä, tarkastaa rekisteröinnin tilan Patentti- ja rekisterihallituksen avoimen rajapinnan kautta ja tallentaa tilatiedon takaisin asiakkaan hallintajärjestelmään.

Näin manuaalinen työ saatiin poistettua prosessista lähes kokonaan. Henkilöstön vastuulle jäi vain virhetilanteiden tarkistaminen. Virhetilanne voi olla esimerkiksi sellainen, jossa automaatio ei saa mitään tulosta annetuilla tiedoilla. Tällöin tiedot annetaan käyttäjälle, joka tekee manuaalisen tarkastuksen.

Lue myös blogi: Nykyaikaiset liiketoiminnan sovellukset ovat välineitä voimaantumiseen ja kasvuun, eivät enää muureja ihmisten välissä

Hypetetyistä hypetetyin: RPA

Automaatiosta puhuttaessa ei voi välttyä termiltä RPA eli Robotic Process Automation. RPA on noussut jonkinlaiseksi sateentekijäksi, ja sillä yritetään toisinaan ratkaista myös sellaisia haasteita, joissa automaation hyödyntämiseen on nykyään modernimpiakin tapoja. Yksinkertaistettuna RPA:ssa ohjelmistorobotilla tai ohjelmistoautomaatiolla matkitaan ihmisen tekemiä toiminteita. Käytännössä siis automaatio tekee saman kuin ihminen tekisi esimerkiksi web-sivun käyttöliittymän kautta. Toki automaatio on ihmiskättä nopeampi, mutta esimerkiksi julkiselle web-sivulle tehdyt muutokset saattavat ”rikkoa” automaation toiminnan.

Edellä kuvatussa asiakasesimerkissämme myös RPA:lle tuli tilaus, kun havaittiin ettei PRH:n rajapinta palauttanutkaan kaikkien organisaatioiden tietoja, vaikka ne rekisterissä olivatkin. Tähän väliin Digia toteutti RPA:lla automaation, joka käy vielä YTJ:n verkkosivulta tarkistamassa tilanteen – simuloi siis suoraan ihmistä, joka tarkastuksen tekisi, mutta automaattisesti ja huomattavasti nopeammin.

Pienestä liikkeelle

Toinen esimerkki automaatiosta voidaan ottaa vaikkapa hinnankorotuksesta, jossa asiakkaamme halusi automatisoida asiakkaidensa informoimisen. Alkutilanteessa työntekijä kirjoitti kirjeen, keräsi kaikkien sähköpostiosoitteet ja mietti, kuinka saisi lähetettyä tiedon sähköpostilla ilman, että kaikkien yhteystiedot näkyvät sähköpostissa. Työvaiheita oli lukemattomia. Automatisoidulla työnkululla saman voi tehdä muutamalla hiiren klikkauksella, ja jokainen vastaanottaja saa omilla tiedoillaan varustetun kirjeen sähköisessä muodossa. Automatisoidun prosessin voi toteuttaa low-code-työkaluilla päivässä tai kahdessa, ja se on sen jälkeen käytettävissä aina tarpeen vaatiessa.

Automaation taso riippuu tarpeesta, ja yleisimmin riittää kevyempikin automaatioratkaisu kuin kaikenkattava ”hyperautomaatio”. Pienimuotoisempia automaatioita voi nykyaikaisilla työkaluilla tehdä ketterästi iteroiden, jolloin jonkun prosessin automatisointi yleensä nopeuttaa koko prosessin läpimenoaikaa.

Lue myös blogi: Päättäjä, jääkö ATK jälkeen bisneksesi kehitystarpeista?

Automaation takaisinmaksu?

Avaintermi automaatiossa kuten kaikissa muissakin teknologiainvestoinneissa on sijoitetun pääoman tuotto. Tarvitaan suorituskykyilmaisimia automaatioiden ja niiden suorituskyvyn seurantaan. Asiakkaan on nähtävä sijoitetun pääoman tuottoprosentti, jotta on mahdollista todistaa, että investointi tuo arvoa liiketoiminnalle. Sijoitetun pääoman tuotto ei koske vain rahaa, vaan myös työaikaa. Vaikeammin mitattavia, mutta yhtä tärkeitä suureita ovat myös työmotivaation kasvaminen, henkilöstön vaihtuvuuden vähentyminen ja perehdytykseen kuluvan ajan lyhentyminen, kun automaatio ohjaa työntekijää sen sijaan, että monimuotoiset säännöt ja prosessit pitäisi painaa mieleen.

Haluamme organisaatiomme arvokkaimman osan, sen työntekijöiden käyttävän aikansa työhön, jota he tekevät parhaiten ja josta he nauttivat. Kaikki tehtävät, jotka ovat tylsiä ja vievät kallista aikaa, tulisi automatisoida. Ehkä näin voimme esimerkiksi lisätä henkilöstölle työpäivään sen kaivatun tauon, joka auttaa pitämään heidät motivoituneina ja työkykyisinä?

Digian Low-code-lähettiläät-blogisarjassa avaamme matalakoodisen eli low-code-kehittämisen mahdollisuuksia liiketoiminnan digitalisoimiseen. Blogeissa joukko eritaustaisia Digian asiantuntijoita kuvaa omia kokemuksiaan siitä, kuinka parempaa digiarkea rakennetaan low-code-työkaluilla aiempaa ketterämmin ja monenlaisten ihmisten yhteistyönä. Löydät kaikki Low-code-lähettiläiden tekstit täältä.