Millainen on tyypillinen ERP-projekti?

Yksinkertaisimmillaan ERP-projekti voi olla nopea käyttöönotto ja laajimmillaan merkittävä hankekokonaisuus. Tyypillistä ERP-projektia ei ole ja pilviteknologia muuttaa hankinta- ja käyttöönottoprosessia entisestään.

Digia toteuttaa vuosittain useita eri kokoluokan ERP-käyttöönottoja. Me toimittajat olemme siis asian äärellä päivittäin. Asiakastarinoitamme voit lukea täältä. Yksittäinen asiakasorganisaatiomme taas saattaa vastaavasti olla koko elinkaarensa aikana vain yhden tai kahden ERP-projektin kanssa tekemisissä. Taitavat asiakkaan projektihenkilöt saattavat työuransa aikana kohdata 3-6 ERP-hanketta. On siis ilmeistä, että toimittajilla on suurempi kokemus ERP-projekteista kuin asiakkailla keskimäärin.

Yksinkertaisimmillaan ERP-projekti on voinut olla nopea valitun ratkaisun käyttöönotto ja laajimmillaan merkittävä, tavoiteohjattu muutosjohtamisen hankekokonaisuus. Budjetit ovat vaihdelleet joistain kymmenistä tuhansista euroista useisiin miljooniin, aikataulut vastaavasti parista kuukaudesta pariin vuoteen. Myös saavutetut hyödyt vaihtelevat vastaavasti ja tälle alisteisesti investointien takaisinmaksuajat, joita me toimittajat pyrimme epätoivoisesti mallintamaan. Tässä kuitenkin usein epäonnistumme johtuen projekteihin liittyvän välillisen tekemisen vaikutusten huomioinnin haasteellisuudesta.

Mistä ERP-projektien erilaisuudet johtuvat?

Tyypillistä ERP-projektia ei ole, sillä jokainen projekti riippuu asiakkaan tilanteesta ja tavoitteista. Teknologiat ja toimittajien kyvykkyydet vaihtelevat. Myös asiakkaan aiemmat kokemukset, oma innostus ja osaaminen vaikuttaa lopputulokseen.

Melko tyypillisesti ERP-projektista aletaan puhua jo silloin, kun asiakas korvaa taloushallinnon järjestelmänsä liittymineen. Toisaalta myynnin ohjaukseen, asiakaspalveluun ja toiminnanohjaukseen – sisältäen koko materiaalihallinnon – liittyvät hankkeet ovat mielestäni vasta ERP-projekteja.

Osa hankkeista lähtee liikkeelle pakosta; jokin aiemmin pitkään käytössä ollut teknologia ei enää tulevaisuudessa ole ohjelmistovalmistajan tukema. On tultu tien päähän ja järjestelmäprojekti on välttämättömyys. Toisinaan organisaatiossa on tapahtunut muutoksia, joiden vaikutuksesta käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus alkaa näyttäytyä liian kalliilta suhteessa sen käytöstä saatavaan hyötyyn. On löydettävä kustannustehokkaampi vaihtoehto korvausinvestoinnilla.

Oma suosikkini on kuitenkin toiminnan kehittämiseen tähtäävä muutos. Jokin strateginen kärkihanke organisaatiossa vaatii uudenlaista toimintatapaa ja uudet teknologiat toimivat joko tämän mahdollistajana tai katalysaattorina. Kärkihankkeita voi olla useita. Nämä johdonmukaisesti niputtamalla syntyy koko organisaation toimintatapoja muuttavaa tekemistä, parempaa kilpailukykyä, parempaa asiakaspalvelua, virtaviivaisempia prosesseja, kokonaan uusia palvelualueita ja palveluita, vähemmän virhetilanteita ja päällekkäistä tekemistä, parempaa ennustettavuutta ja nopeampaa päätöksentekoa. Tällöin ollaan hyötyhakuisessa ERP-projektissa, jolla parhaimmillaan on vaikutusta ja merkitystä asiakkaille, kumppaneille, henkilöstölle ja tätä kautta koko organisaatiolle alihankintaketjuineen – jopa yhteiskunnalle.

Lue myös: Mikä NetSuite on ja mihin kaikkeen se taipuu?

Uusi maailma – uusi tapa toimia

Hankintakonsultit suosivat tavoiteprosessien mallintamista yksittäisen prosessioptimoinnin sijaan. Vasta tavoiteprosessien valmistuttua siirrytään laadukkaan projektijohtamisen ja toimittajaehdokkaiden valintojen kautta tarjousmenettelyyn ja teknologia- sekä toimittajavalintaan. Asiakkaille kerrotaan, että vain 20 prosenttia ERP-projekteista on tietojärjestelmähanketta, muu investointi suuntautuu edellä mainitun lisäksi muutosjohtamiseen.

Näin oli ennen. Miksi nyt on toisin?

Ennen määriteltiin ja sitten toteutettiin. Nyt pilviteknologia on käytössä heti ja se samainen teknologia on omiaan luomaan uusia mahdollisuuksia ja prosesseja. Itse suosin nopeaa teknologia- ja toimittaja valintaa perustuen projektin avainhenkilöihin, toimintamalleihin ja asiakasreferensseihin. Jos muut organisaatiot ovat saavuttaneet valitulla teknologialla valitun kumppanin kanssa nopeasti hyviä tuloksia, miksi näistä ei kannattaisi ottaa oppia?

Uudet pilviteknologiat: liiketoiminta-alustat, toimialavertikaalit, ekosysteemiä ja alustan mahdollisuuksia valmiiksi rikastavat erilaiset sovellukset, integraatioalustat, verkkokaupat ja ketterä mobiilikehitys mahdollistavat ekosysteemejä, joissa perinteiset ERP-projektien konsultointi- ja hankintamallit eivät enää toimi. Teknologia kaikkine mahdollisuuksineen on käytössä heti ja teknologiatoimittajasta on tullut tämän uuden maailman airut: eri mahdollisuuksien esittelijä ja yhteiseen kumppanuuteen perustuva luotettu taho, jonka kanssa toiminnallista hyötyä haetaan tiiviillä vuoropuhelulla ja ketterällä kehittämisellä.

Lue myös: Näin valitset sopivan NetSuite-kumppanin

Ekosysteemeissä digiarvoa tuottavat ratkaisut rakentuvat teknologian ääreen kyyristymällä ja eri mahdollisuuksia yhdessä asiakkaan ja toimittajan kanssa oivaltamalla. Se on uusi kiehtova maailmankuva, johon kannattaa rohkeasti tarttua.

ERP-projektit ovat tulevaisuudessa toiminnan tavoitteista lähteviä, tuloshakuisia kehitys- ja muutoshankkeita, joissa teknologia on käytössä alustana heti.

Ja mikä parasta: onnistuminen ja epäonnistuminen sekä epäonnistumisista oppiminen ja virheiden korjaaminen tapahtuu tulevaisuudessa yhdessä ja nopeasti.