Skip to content
Data-analytiikka Pilvialustat Microsoft Vähittäis- ja tukkukauppa ERP

Case R-kioski

R-kioskille rakennettiin erittäin vaativa 250 yrityksen ERP-järjestelmä – ”Projekti onnistui erinomaisesti halutussa aikataulussa ja budjetissa”

R-kioskilla oli tarve uudistaa toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hoidetaan sekä R-kioski Oy:n omaa että noin 250 franchising-yrityksen taloushallintoa ja liiketoimintaa. Hankkeeseen haettiin erittäin kokenutta kumppania, ja toimittajaksi valittiin Digia. Vaativa projekti onnistui halutussa aikataulussa ja budjetissa, ja lopputulos oli laadukas, kiittää R-kioskin CIO, CDO ja CPO Maria Sjöroos.

R-kioski on yrittäjävetoinen convenience-ketju, jolla on Suomessa jo yli sadan vuoden historia. Ketjuun kuuluu eri puolilla maata noin 360 R-kioskia. Yhtiö on osa laajempaa Reitan Convenience -konsernia, joka palvelee asiakkaita noin 2 000 myymälässä Pohjoismaiden ja Baltian markkinoilla.

R-kioskin liiketoimintamallissa franchising-yrittäjille tarjotaan kattavat taustapalvelut, jotta yrittäjät voivat keskittyä omaan ydintoimintaansa ja asiakkaiden palvelemiseen. Kauppiaille tarjotaan myös kaikki tarvittavat järjestelmät, ja käytössä on yhteinen yrittäjiä palveleva toiminnanohjausjärjestelmä. Sen tietoja tarvitsevat kaikki kauppiaiden käyttämät järjestelmät kuten esimerkiksi täydennysjärjestelmä, kassajärjestelmä ja raportointijärjestelmä.

R-kioskin CIO, CDO ja CPO Maria Sjöroos kertoo, että tämä tekee IT-ympäristöstä erittäin vaativan. ”Kauppiasyrityksiä on noin 250, mikä on massana todella suuri. R-kioski Oy on kauppiaiden tukiorganisaatio, joka sopimuksellisesti hoitaa yrittäjien puolesta erilaisia palveluja. Laskemme ja maksamme kaikkien yritysten palkat, teemme kirjanpidon ja koostamme tuloslaskelmat.”

Haastetta lisää se, että R-kioskeissa tehdään tyypillisesti suuri määrä pienehköjä kertaostoksia ja kauppiaat tilaavat toimittajilta paljon pieniä määriä eri tuotteita. Se tuottaa järjestelmiin valtavat transaktiomäärät. Sjöroos kertoo, että tämä asettaa kovia vaatimuksia ERP-järjestelmän suorituskyvylle.

Taloushallinnon lisäksi järjestelmällä hoidetaan myös kaikkien kioskien, tuotteiden ja kampanjoiden perustietojen ylläpitoa sekä välitetään kioskien tilaukset ja laskut. Myös niissä massat ovat suuria.

Mitä teimme

Millä teimme

En ole montaa ERP-projektia nähnyt, jossa on pysytty aikataulussa, budjetissa ja sovitussa laajuudessa ja jossa laatu on samalla ollut hyvä. Koko meidän tiimimme on sitä mieltä, että projekti meni todella hyvin.

Maria Sjöroos, CIO, CDO ja CPO, R-kioski

Vaativaan järjestelmäuudistukseen tarvittiin osaava ja kokenut toimittaja

Aiemmin R-kioski käytti yrittäjien palvelemiseen Microsoftin vanhempaa Dynamics AX -toiminnanohjausjärjestelmää. Sen tekninen elinkaari oli kuitenkin päättymässä.

R-kioski päätti siirtyä Microsoftin pilvipohjaiseen Dynamics 365 -ERP-järjestelmään. Näin voitiin hyödyntää aiempaan järjestelmään tehtyä kehitystyötä ja toisaalta R-kioski Oy:n tukiorganisaation käyttäjille kerääntynyttä käyttökokemusta.

R-kioski totesi, että erittäin vaativan järjestelmän toimittajaksi tarvitaan kokenut toimija, ja hankkeesta lähettiin tietopyyntö muutamille it-alan toimittajille.

”Tämä ERP-järjestelmä on meidän toimintamme sydän. Järjestelmässä on kaikki master data, joka lähtee eri järjestelmiin integraatioiden kautta. Järjestelmä ottaa myös vastaan kaikki tiedot muualta ja konvertoi niitä esimerkiksi suoratoimittajille. Se kaikki tekee ERP-järjestelmästä erittäin kompleksisen”, Sjöroos kertoo.

Tietopyynnön ja jatkokeskustelujen perusteella R-kioski valitsi kumppanikseen Digian. ”Kun vertasimme Digian kokemusta ja osaamista tällaisista järjestelmistä ja etenkin D365 Commerce -osuudesta muihin toimijoihin, se antoi yhden selkeän syyn valintaan”, Sjöroos toteaa.

Hanke valmistui nopeasti, laadukkaasti ja budjetissa

Hanke alkoi tammikuussa 2023 ja eteni nopeaa vauhtia. Käyttöönotto ajoitettiin alun perin tammikuulle 2024, mutta se siirrettiin maaliskuun alkuun, jotta testaukseen jäisi enemmän aikaa, eikä käyttöönotto tulisi päällekkäin taloushallinnon alkuvuoden kiireiden kanssa.

”Projekti onnistui hyvin, ja myös hankkeelle valittu aikataulu piti. Projekti ei kestänyt kauan, kun ajatellaan työn laajuutta. Myös budjetti piti Digian osalta erinomaisesti”, Sjöroos kiittää. Taustalla on Digian pitkälle kehitetty toimitusmalli, jolla pystytään tekemään laadukasta työtä ripeässä aikataulussa. Sjöroos esittää erityiskiitoksen myös R-kioskin palkkaamalle ammattilaisprojektipäällikölle.

Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi hankkeessa uudistettiin myös R-kioskin liiketoiminnan analytiikka ja raportointi. Aiemmin raportointiin käytetiin vanhaan ERP-järjestelmään liitettyä ratkaisua, jota ei voinut enää liittää uuteen järjestelmään. Se korvattiin modernilla Microsoft Power BI -ratkaisulla.

Hankkeen kompleksisuuden vuoksi R-kioski halusi rakentaa ERP- ja raportointiratkaisuja rinnakkain niin, että kehitystiimeissä oli osin samoja henkilöitä. Sjöroos kiittää Digian joustavuutta siinä, että hankkeen resursointia säädettiin koko ajan palvelemaan parhaiten R-kioskin tarpeita.

”Digialla on todella osaavia konsultteja ja asiantuntijoita”

R-kioskilla ollaan tyytyväisiä uuteen moderniin ja laadukkaaseen järjestelmään. ”Monet asiat toimivat jouhevammin, ja esimerkiksi tiedonsiirtoja voidaan hallita aivan eri tavalla kuin aiemmin. Dynamics 365 keskustelee myös hyvin Microsoftin Power BI:n ja Power Appsin kanssa, joilla hoidamme joitakin tehtäviä”, Sjöroos kertoo.

Hän kuitenkin toteaa, että kyseessä on vasta uudistuksen ensimmäinen osa. Uusi järjestelmä mahdollistaa entistä enemmän tehtävien automatisointia.

Hyvä esimerkki on uusien tuotteiden ja kampanjoiden perustaminen, joka vaatii tietojen manuaalista lisäämistä esimerkiksi kassajärjestelmiin ja markkinointimateriaaleihin. Sjöroos kertoo, että uusi ERP-järjestelmä mahdollistaa tällaisten vaiheiden automatisointia, mikä voi helpottaa käytännön työtä tuntuvasti.

Sjöroos kiittää hyvin sujunutta yhteistyötä Digian kanssa. Hanke asetti toimittajan osaamiselle paljon vaatimuksia, ja Sjöroos kertoo R-kioskin toiveiden täyttyneen.

”Digian toiminta ja laatu vastasivat niitä odotuksia, joita meillä oli ennen valintaa. Digialla on todella osaavia konsultteja ja asiantuntijoita. Meidän työntekijämme ovat saaneet heiltä paljon tukea ja oppineet heiltä paljon”, Sjöroos kiittää.

R-kioski arvosti myös Digian hyvää yhteistyötä Suomen Microsoftin kanssa, joka antoi tukea joihinkin hankkeen piirteisiin. Nyt Digian ja R-kioskin yhteistyö jatkuu esimerkiksi jatkuvissa palveluissa ja järjestelmän jatkokehityksessä.

”Olemme tosi ylpeitä tämän projektin onnistumisesta. En ole montaa ERP-projektia nähnyt, jossa on pysytty aikataulussa, budjetissa ja sovitussa laajuudessa ja jossa laatu on samalla ollut hyvä”, kiittää Sjöroos.

”Koko meidän tiimimme täällä R-kioskilla on sitä mieltä, että projekti meni todella hyvin.”