Skip to content

Case Seure

Robotiikalla keskeinen rooli HR-työtä helpottavien ratkaisujen kehittämisessä


Seure on aktiivisesti etsinyt uusia, ketteriä toimintamalleja, joilla pärjätään muuttuvassa toimintaympäristössä. Robotiikalla on ollut tässä keskeinen rooli.

 

Haaste

Seure etsi ratkaisua kohdentaa HR-asiantuntijoiden arvokasta työaikaa lisäarvoa mahdollistaviin asioihin. Yhdeksi pullonkaulaksi tunnistettiin poissaoloilmoitusten vastaanotto ja siihen liittyvät manuaaliset prosessit. Alussa ilmoitus tehtiin asiakaspalvelun palveluaikoina puhelimitse ja käsiteltäviä ilmoituksia oli keskimäärin 200 päivittäin.

Mitä teimme

 

Millä teimme

 

Ohjelmistorobotiikka on yksi merkittävä työkalu liiketoiminnan kehittämisen keinovalikoimassa. Parhaimmillaan se avaa uusia mahdollisuuksia, tuottavuuden ja lisäarvon kasvaessa samanaikaisesti.

Antti Nummiranta, teknologia- ja kehitysjohtaja, Seure Henkilöstöpalvelut Oy

Ratkaisu

Seure on elänyt parin viime vuoden ajan vahvaa liiketoiminnan murrosta kasvun ollessa hurjaa. Seure on aktiivisesti etsinyt uusia, ketteriä toimintamalleja, joilla pärjätään muuttuvassa toimintaympäristössä. Robotiikalla on ollut tässä keskeinen rooli. Digia ja Seure ovat tammikuusta 2019 lähtien tehneet yhteistyötä uusien HR-työtä helpottavien ratkaisujen kehittämiseksi. Seuren ensimmäinen rekrytoitu robotti, Teppo, aloitti työnsä jo alkukeväästä 2019.

Seuren teknologia- ja kehitystoiminnoista vastaava johtaja Antti Nummiranta näkee, että heidän tehtävänään on ollut robotiikan käytön mahdollistaminen Seuren liiketoiminnan tarpeissa. Yksi onnistuneen robotisoinnin kulmakivistä on, että työn äärellä olevat asiantuntijat ovat keskeisessä roolissa toteutuksissa. Tällöin kehittyy kuin itsestään sisäinen vainu siitä, millaisia töitä on järkevää valjastaa robotin tehtäväksi. Kun pää on kerran saatu avattua, ei robotisoitavien kohteiden löytämisestä tule loppua.

Miia Holma, ohjelmistorobotiikka-asiantuntija Seurella määrittelee kehityksen tavoitteen: "Tavoitteenamme on käyttää robotiikkaa laajasti erilaisissa rutiinitehtävissä, jotta asiantuntijoillemme jää enemmän aikaa haastavien tilanteiden ratkaisemiseen sekä samalla mahdollistamme ketterän uusien palveluidemme kehityksen ja innovoinnin."

Hyödyt

Robotiikka vapauttaa työaikaa lisäarvoa tuottavaan ja asiakasta palvelevaan työhön. Tuottavuuden parantamisen lisäksi laatu paranee, kun robotit eivät suostu tekemään virheitä. Täydellisessä maailmassa käytettävissä olevat tietojärjestelmät tuottaisivat täydellisen ehyet sähköiset prosessit. Arkimaailmassa tätä ihmeellisyyttä harvoin kokee, joten robotiikka on tuonut järjestelmiin kipeästi kaivattuja täydentäviä ominaisuuksia.

Koneälyn mukaantulo robotiikkaan luo kiinnostavia entistä pidemmälle vietyjä mahdollisuuksia toimistoautomaatioon. Seuressa seurataan tätäkin kehitystä valppaana. Seuren resurssikeskuspalvelun tuoteomistaja Laura Kuivalainen on kokenut yhteistyön Digian kanssa vahvasti kumppanuushenkisenä. Molemmilla toimijoilla on kokeilukulttuurin ilmapiiri ja on lähdetty yhdessä etsimään ennakkoluulottomasti ratkaisuja niin Seuren omiin sisäisten prosessien kuin heidän asiakkaidenkin tarpeisiin. Robotiikka on yksi hyvä elementti myös siinä vaiheessa, kun lähdetään ketterästi ja kustannustehokkaasti kehittämään yhtiölle kokonaan uusia palvelutuotteita. Digia on koettu luotettavaksi ja asiantuntevaksi yhteistyökumppaniksi myös tällaisessa liiketoiminnan kehityksessä.

Seurella robotiikka nähdään mahdollisuutena, kun:

  • Olemassa olevien tietojärjestelmien puutteita halutaan kehittää
  • Tietojärjestelmien välinen integraatio halutaan toteuttaa kustannustehokkaalla, nopealla ja ketterällä tavalla
  • Uusia palveluita halutaan kehittää ja pilotoida matalalla kynnyksellä
  • Halutaan kasvattaa omaa reagointi- ja muutoskykyä muuttuvassa markkinassa
  • Optimoidaan omaa kilpailukykyä, kustannustehokkuutta ja lisäarvon tuottamista

Teppo

Tehtävä:
Poissaoloilmoitusten vastaanotto

Kuvaus tehtävästä:
Teppo-robotti vastaanottaa tekstiviesti-ilmoituksen, lukee sen, kirjaa poissaolon, vapauttaa vuoron ja alkaa etsimään korvaavaa työntekijää vapautuneeseen vuoroon ja ilmoittaa muutoksista sekä työntekijälle että asiakkaan toimipisteelle.

Tavoite:
Tavoitteena on maksimoida prosessin automatisaatioastetta robotille, jolloin asiakaspalvelun suurin pullonkaula saadaan ratkaistua.

Robotin kuvaus

Nimi:
Teppo Robotti​

Tekniset avainsanat:
OIVA, Open RPA, Lean RPA, Paraller, Python​

Avain arvot:
Asiakas- ja työntekijäkokemuksen kehitys ja lisäarvon tuottaminen, tuottavuuden kasvattaminen

Vaikutus:
Vapauttanut työaikaa lisäarvoa tuottavaan asiakaspalvelutyöhön. Tuottavuuden laatu parantunut sekä työhyvinvointi lisääntynyt.

Teppo numeroina

Työtunnit päivässä: 24

Projektiaika (viikoissa): 8

ROI (Investoinnin takaisinmaksuaika kk): 12

Prosentuaalinen keskiarvo kaikista ilmoituksista, jotka Teppo käsittelee: 40%