Vanhalle ERP:lle uusia temppuja? – Osa 2

Blogisarjamme tässä osassa esittelemme esimerkkejä toteuttamistamme prosessien ja manuaalisen työn automatisoinneista low-code-välineillä.

Lähes jokaisen yrityksen ja organisaation arki on täynnä toistuvia rutiineja. Talousraporttien tulosten manuaalinen vertailu ja kuukausittainen tallentaminen taloudenhallintajärjestelmästä pilvisovelluksiin vie turhaan kallista työaikaa. Erilaiset hyväksynnät kuten kululaskut, lomat, tositteet ja tunnit kiertävät paperilla pöydältä toiselle eikä kellään ole käsitystä siitä, missä lippulappujen kanssa mennään. Kun tehtaalla laitteet vaativat nopealla aikataululla huoltoa tai esimerkiksi sairaalahuone siivouspalvelua, on ensimmäinen askel perinteisesti ollut lähteä tavoittelemaan huoltotoiminnasta vastaavaa henkilöä puhelimitse. Myymälöissä päänvaivaa taas aiheuttaa järjestelmään päivitettyjen hintojen tehokas siirtäminen tuotteisiin ja asiakkaiden näkyville.

Keväinen blogini avasi vähäkoodisen sovelluskehityksen ja mobiilisovellusten mahdollisuuksia ERP:n laajentamisessa ja käytön yksinkertaistamisessa. Tässä kirjoituksessa seikkaillaan prosessien automatisoinnin parissa. Tavoitteenani on neljällä esimerkillä avata mahdollisuuksia, joita Microsoftin low-code-automaatiotyökalu Power Automate tuo liiketoimintaprosessien tehostamiseen ja manuaalisen työn automatisointiin erityisesti olemassa olevien ERP-järjestelmien kyljessä. Kuten kollegani Antti taannoisessa kirjoituksessaan kuvasi, voidaan low-code-automaatioiden avulla minimoida käsin tehtävä työ, vapauttaa aikaa tärkeämmille ja motivoivammille tehtäville, nopeuttaa prosesseja ja vähentää virheitä.

Talousraporttien tallentaminen pilveen ohjelmistorobotiikan avulla

Erilaisten talousraporttien tallentaminen pilvipalveluihin on monessa yrityksessä kuukausittain toistuva rutiininomainen riesa – kirjaudut järjestelmään, teet valinnat oikean raportin tulostamiseksi, tallennat raportin omalle laitteellesi ja lopulta tuot dokumentin SharePoint-sivulle. Ja sama rumba uudestaan seuraavassa kuussa.

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) on erinomainen työkalu säännöllisiin väliajoin toistuvien manuaalisten prosessien automatisointiin. Toteuttamassamme ratkaisuesimerkissä kuukausittain automaattisesti käynnistyvä pilvityönkulku lähettää ohjelmistorobotille raportin tulostamiseksi tarvittavat tiedot kuten Dynamics 365 Finance and Operations -ERP-järjestelmän osoitteen, käytettävän yrityksen, sekä aikavälin, jolta raportti tulisi tulostaa. Tämän jälkeen robotti matkii käyttäjän toimintaa.

Tositteet automaattisesti hyväksyttäväksi oikeisiin kanaviin

Erilaiset hyväksyntäprosessit kuten lomapyyntöjen, dokumenttien tai laskujen hyväksynnät ovat tyypillisesti hitaita, ja päätökset viivästyvät. Vaikka useimmat organisaatiot ovatkin jo osittain digitalisoineet hyväksyntäprosessinsa, tekevät manuaaliset työvaiheet niistä edelleen tehottomia.

Power Automaten avulla hyväksynnän lähettämisen voi automatisoida käyttötapauksen mukaan erilaisille kanaville kuten Teamsiin, sähköpostiin, hyväksyntäsovellukseen tai puhelimeen tekstiviestinä. Näin hyväksyjä voi toimia itselleen luonnollisimmassa ja kulloiseenkin tilanteeseen sopivimmassa toimintaympäristössä.

ERP-järjestelmästä lähetetty hyväksyntäpyyntö ilmestyy hyväksyntäsovelluksen lisäksi Teamsiin, josta tositteen voi joko hyväksyä, hylätä, pyytää muutosta tai delegoida toiselle käyttäjälle. Hyväksyntäprosessien logiikkaa voi helposti muuttaa aina tarpeen mukaan. Hyväksyjäksi voi määrittää yhden henkilön tai joukon – tai hyväksyjän voi myös määrittää automaattisesti tositteen tietojen, esimerkiksi laskun loppusumman, perusteella. Mikäli hyväksyntäkierto on monitasoinen, voi automaatio hoitaa tositteen lähettämisen seuraavalle portaalle, kun edellinen hyväksyntä on suoritettu. Automaattiset muistutusviestit hyväksyttävästä tositteesta parantavat hyväksyntäprosessien tehokkuutta. Näkyvyyttä prosessien kulkuun voidaan parantaa myös ketterästi rakennettavien mobiilisovellusten avulla.

Hälytykset kriittisistä palvelupyynnöistä

Liiketoiminnassa on tilanteita, jotka vaativat nopeaa tiedonkulkua ja toimintaa. Kyseessä saattaa olla työmaalla rikki mennyt nosturi, tehtaalla huoltoa vaativa tuotantolaite tai sairaalan potilashuone, joka halutaan nopeasti seuraavan potilaan käyttöön.

Dynamics 365 Finance and Operations ERP-järjestelmään luotu kriittinen huoltopyyntö voi low-code-työkaluilla rakennetun automaation avulla lähettää ilmoituksen huoltohenkilökunnalle kokonaan ilman manuaalisia työvaiheita. Automaatio nopeuttaa tiedonkulkua, vähentää virheitä ja vapauttaa henkilökunnan aikaa huoltopyyntöjen lähettelemisestä tärkeämpiin tehtäviin.

Hintojen automaattinen päivitys digitaalisille hintanäytöille

Vaikka useissa vähittäiskaupan myymälöissä on jo siirrytty käyttämään sähköisiä hintanäyttöjä tulostettavien paperiversioiden sijaan, on hintojen päivittymisessä edelleen sijaa automaatiolle.

Tyypillisesti ERP-järjestelmässä päivittyneistä hinnoista on jouduttu manuaalisesti luomaan hintatiedosto, joka on sitten ajettu hintanäytöille. Power Automate -työkalulla prosessi voidaan kuitenkin automatisoida siten, että hinnan päivittäminen järjestelmässä päivittää haluttuna ajanhetkenä hinnan myös myymälän sähköiseen hintanäyttöön – täysin ilman manuaalista työtä.

Automaatiot ketterästi joka lähtöön

Power Automate on osa Microsoftin low-code-alustaa eli Power Platformia. Se on helppokäyttöinen graafinen työkalu liiketoimintaprosessien automatisointiin ilman varsinaista koodaamista. Se sisältää satoja yhdistimiä jo valmiiksi rakennettuna eri järjestelmiin ja palveluihin – myös asiakkaiden omissa konesaleissa pyöriviin.

Kuvasin yllä vain muutamia esimerkkejä toteutuksista, joilla olemme parantaneet olemassa olevan toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyyttä ja käyttökokemusta. Vaikka juuri sinun organisaatiosi haaste olisi täysin ainutkertainen, syntyvät ratkaisut low-code-välineillä ERP:n kylkeen nopeasti ja tehokkaasti.

Digian tuotteistama Power Platform for Dynamics 365 ERP Starter Kit on palvelu, joka toimii loistavana ponnahdusalustana Power Platformin käyttöönotolle Dynamics ERP:iä hyödyntävissä organisaatioissa. Olethan siis yhteydessä, niin keskustellaan aiheesta lisää.

Digian Low-code-lähettiläät-blogisarjassa avaamme matalakoodisen eli low-code-kehittämisen mahdollisuuksia liiketoiminnan digitalisoimiseen. Blogeissa joukko eritaustaisia Digian asiantuntijoita kuvaa omia kokemuksiaan siitä, kuinka parempaa digiarkea rakennetaan low-code-työkaluilla aiempaa ketterämmin ja monenlaisten ihmisten yhteistyönä. Löydät kaikki Low-code-lähettiläiden tekstit täältä.