Case eSett

eSettillä oli aiemmin käytössä Microsoft Dynamics AX -toiminnanohjausjärjestelmä. Sen tuki oli loppumassa, joten järjestelmä päätettiin päivittää moderniin pilvessä toimivaan Microsoft Dynamics 365 -ERP-järjestelmään. Toiminnan vaativa luonne asetti it-järjestelmälle ja uudistukselle paljon vaatimuksia.

”Meidän ydinjärjestelmämme on todella kriittinen. Sillä liikutellaan suuria rahasummia, ja järjestelmässä on tiiviit integraatiot operatiiviseen järjestelmään ja esimerkiksi pankkijärjestelmään”, kertoo hankkeen toteutuksesta eSettin puolella vastannut talouspäällikkö Kaisa Nirkko.

eSett oli jo vuosia tehnyt yhteistyötä Digian kanssa aiemman ERP-järjestelmän kanssa. Yhteistyöstä oli hyvät kokemukset, ja Digia valittiin hoitamaan myös järjestelmän uudistaminen. Hankkeessa huomioitiin monia eSettin roolin asettamia erityisvaatimuksia.

Ensinnäkin tietoturvan vaatimukset olivat erittäin korkeat. Digian projekteissa tehdään sisäinen tietoturvan auditointi, ja eSettin hankkeessa tätä täydennettiin useilla ulkopuolisilla auditoinneilla. Järjestelmän tietoturvaa parannettiin myös useilla erikoisjärjestelyillä ja -prosesseilla.

Toinen keskeinen vaatimus on järjestelmän korkea luotettavuus 24/7-periaatteella – ja aivan erityisesti viikoittaisina laskutuspäivinä. Ahonen kertoo, että Digian kanssa onkin sovittu näille päiville hyvin lyhyt ylläpidon vasteaika, jolloin mahdolliset haasteet voidaan hoitaa nopeasti.

Kolmas keskeinen vaatimusalue on taloushallinnon toiminnan tehokkuus. Ahonen kertoo, että eSett on jo vuosien ajan automatisoinut systemaattisesti taloushallinnon prosessejaan. Nämä automatisoinnit toteutettiin myös uuteen järjestelmään, ja toimintaa pyrittiin entisestään tehostamaan. Tässä auttoi Digian asiantuntijoiden pitkä kokemus Microsoft Dynamics -ratkaisuista sekä kansainvälisestä laskutuksesta ja verotuksesta.

Lue myös, miten Fingrid on tehostanut taloushallinnon prosessejaan

eSettin uudistushanke aloitettiin haastavaan aikaan, keskellä pandemiaa syyskuussa 2020. Fyysisiä tapaamisia ei ollut mahdollista järjestää käytännössä lainkaan, joten projekti vietiin läpi etäyhteyksillä ja videoneuvotteluilla. Ahonen kertoo, että yhteistyö sujui tästä huolimatta erinomaisesti.

”Meillä oli avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri. Olimme todella tyytyväisiä Digian ja meidän asiantuntijoiden keskusteluyhteyteen”, kertoo Ahonen. Projektissa väistämättä eteen tulevia haasteita ja kysymyksiä ratkottiin hyvässä yhteistyössä, jolloin työ eteni vauhdikkaasti. ”Meidän kaikkien mielestä yhteistyö toimi todella hyvin”, kiittää myös Nirkko.

Projektin haasteena oli, että integraatiotyön tarve paljastui odotettua suuremmaksi. eSettille päätettiinkin hankkeessa rakentaa moderni integraatioalusta.

”Integraatioryhmä oli todella hyvä ja ajatteli asioita parhaiden käytäntöjen kautta. Työssä ei jumiuduttu vanhaan vaan mietittiin alusta saakka, miten meidän integraatiomme olisi paras toteuttaa. Ne saatiinkin toimimaan todella hyvin”, Nirkko kertoo.

Ahonen kertoo, että projekti saatiin valmiiksi aikataulussa ja jopa hieman etuajassa vuoden 2021 lokakuussa integraatioiden aiheuttamasta lisätyöstä huolimatta. ”Myös käyttöönotto sujui hyvin ja asiakasvaikutukset olivat minimissä”, hän toteaa.

eSettillä ollaan erittäin tyytyväisiä valmiiseen järjestelmään. Ahonen arvostaa sitä, että pilvisiirtymän myötä taloushallinnon järjestelmä pysyy jatkuvasti ajan tasalla, jolloin tarve suurille kertapäivityksille pitkälti poistuu.

Nirkko kiittää myös uusien integraatioiden tuomia parannuksia. ”Aiemmin integraatiot olivat kuin musta aukko, jonka sisälle ei ollut näkyvyyttä. Nyt näemme, missä laskut menevät, miten prosessi etenee ja onko siinä virheitä. Tämä on selkeä parannus”, hän kertoo. Modernin integraatioalustan myötä myös tulevia integrointitarpeita voidaan hoitaa nopeasti ja tehokkaasti.

”Järjestelmät ovat toimineet luotettavasti. Nyt on sellainen tunne, että taloushallinnon järjestelmämme ovat hyvällä mallilla”, Ahonen kiittää.

Lue Kuopion Energian talousjohtajan resepti onnistuneeseen projektiin