case kuopion energia

Jatkuva toimintaympäristön muutos vaatii mukana kehittyvät järjestelmät


Kuopion Energia haluaa pysyä tiiviisti digitaalisessa kehityksessä mukana. Energiayhtiö valmistautui hyvissä ajoin taloushallinnon järjestelmätuen päättymiseen ja otti käyttöön Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -ratkaisun. Samalla Kuopion Energia jatkoi jo aiemmin hyvin sujunutta yhteistyötään Digian kanssa.

Olimme edellisen uudistuksen kohdalla tehneet kattavan selvityksen teknologioista ja kumppaneista. Meille oli luonnollista jatkaa Microsoft-tuoteperheen parissa yhteistyössä Digian kanssa.

Eliisa Säntti, talousjohtaja, Kuopion Energia

milla-teimme.pngMillä teimme

 



Jatkuva toimintaympäristön muutos vaatii mukana kehittyvät järjestelmät

Kuopion Energia haluaa pysyä tiiviisti digitaalisessa kehityksessä mukana. Energiayhtiö valmistautui hyvissä ajoin taloushallinnon järjestelmätuen päättymiseen ja otti käyttöön Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -ratkaisun.

Teknologinen kehitys saattaa ottaa isoja harppauksia pienenkin ajan sisällä ja yritysten onkin jatkuvasti tarkasteltava järjestelmäkokonaisuuttaan ja pohdittava, vastaavatko ne nykypäivän ja tulevaisuuden vaatimuksia.

Yli 110-vuotiaalla Kuopion Energialla on pitkä historia kaupungin energian tuotannossa. Konsernilla on noin 130 työntekijää, sekä 59 000 sähkö- ja 6 100 kaukolämpöasiakasta. Pitkä ikä ei näy kuitenkaan kankeutena, sillä energiayhtiö haluaa pysyä tiiviisti digitaalisessa kehityksessä mukana.

Kuopion Energia uudisti taloushallinnon järjestelmänsä 2017 ja siirtyi silloin käyttämään Microsoft Azure -pilvessä sijaitsevaa Microsoft AX-järjestelmää. Vuoden 2019 alussa oli jälleen muutoksen aika, sillä Kuopion Energialla haluttiin varautua hyvissä ajoin AX:n tuen loppumiseen lokakuussa 2021.

Kuopion Energialle oli luonnollista jatkaa Microsoftin tuoteperheen parissa.

”Olimme edellisen uudistuksen kohdalla tehneet kattavan selvityksen teknologioista ja kumppaneista. Meille oli luonnollista jatkaa Microsoft-tuoteperheen parissa ja ottaa käyttöön uusin ratkaisu”, kertoo Kuopion Energian talousjohtaja Eliisa Säntti.

Projektissa implementoitiin Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sekä ExFlow -ostolaskujen kierrätysjärjestelmä. Integraatiot toteutettiin Microsoft Logic Apps -teknologialla. Ratkaisukokonaisuus mahdollistaa jatkossa nykyaikaisen, uusinta teknologiaa edustavan pilviteknologian hyödyntämisen ja ajantasaisen järjestelmän ilman isoja ponnistuksia vaativia päivitysprojekteja.

Myös yhteistyön jatkaminen Digian kanssa oli helppo päätös.

”Digia on ollut sopimusten ja lupausten mittainen toiminnassaan. Meillä ei ollut mitään syytä vaihtaa toimittajaa, koska yhteistyö on sujunut hyvin”, Säntti lisää.

Uusi työkalu säästi aikaa tietojen ja konfiguraatioiden siirrossa

Kuopion Energialla oli hyvät lähtökohdat uudistusprojektiin, sillä suurin työ prosessien päivittämisen suhteen oli tehty jo aiemman AX-projektin yhteydessä. Nyt saatettiinkin keskittyä toiminnallisuuksien parantamiseen. Yksi lähemmin tarkasteltava kokonaisuus olivat erilaiset taloushallintoon integroidut järjestelmät ja näiden liittymien tarpeellisuus.

”Prosessit säilyivät suurimmaksi osin samankaltaisina. Kävimme läpi järjestelmän liittymät siitä näkökulmasta, oliko niiden osalta uusia tarpeita tai lopetettavia” kertoo Kuopion Energian Controller, Petri Pomell.

Projektissa päästiin myös koeponnistamaan Microsoftin Data Upgrade-työkalua, jolla saatiin vietyä vanhan AX-installaation tiedot ja konfiguraatiot uuteen ratkaisuun.

”Valtaosa tiedoista saatiin tuotua sellaisenaan uuteen järjestelmään. Toki teimme laaja-alaisesti tarkistuksia, että kaikki asetukset olivat kunnossa. Tämä oli käyttöönoton kannalta hyvä ratkaisu”, Pomell kommentoi.

”Data Upgrade-työkalun käyttö poisti projektista merkittävän määrän migraatiotyötä. Erityisesti asiakkaan aikaa säästyy merkityksellisempiin asioihin ja lisähyötynä historia tulee automaattisesti uuteen järjestelmään”, kertoo projektissa työskennellyt konsultti Katariina Vilkuna Digialta.

Onnistuneen projektin resepti on yksinkertainen

Projektin haastavimmat vaiheet koettiin vuoden alussa, kun tilinpäätöskiireiden perään osui kaksi isompaa testausrupeamaa. Aikataulu kuitenkin piti ja järjestelmä saatiin onnistuneesti käyttöön aikataulussa toukokuussa 2020.

Onnistuneen käyttöönoton jälkeen katseet ovat jo tulevassa. Yhteistyö Digian kanssa jatkuu ylläpidon ja pienkehityksen merkeissä. Uudesta ratkaisukokonaisuudesta halutaan ottaa kaikki hyöty irti muun muassa ottamalla käyttöön sellaisia ominaisuuksia, jotka eivät olleet mukaan vielä käyttöönotossa. Myös esimerkiksi automatisointia halutaan lisätä.

”Projektin aikana tunnistimme muutos- ja kehityshankkeita, jotka on priorisoitu ja joiden parissa jatkamme nyt eteenpäin. Muun muassa meille uutena tullut ExFlow -ostolaskujen kierrätysjärjestelmä vaatii vielä jatkokehitystä,” Pomell kertoo.

Onnistuneen projektin resepti on Säntin ja Pomellin mukaan yksinkertainen.

”Hyvä suunnittelu, realistinen aikataulu ja resursointi olivat avainasemassa projektin onnistumisessa. Resursoinnissa tulee huomioida, että etenkin käyttöönottovaiheessa on lisäapua saatavilla. On todella tärkeää, että yrityksen koko henkilökunta on sitoutunut projektin läpivientiin”, Säntti ja Pomell summaavat.