Miten onnistua tukkukaupan ERP-projektissa? Huomioi nämä 3 näkökulmaa

Prosessien digitalisoiminen on tukkukaupan toimijoille avain tulevaisuuden menestykseen. Esimerkiksi erilaisista lomakkeista ja niiden skannailusta eroon pääseminen ei vain sujuvoita arkea, vaan erilaisten työvaiheiden digitalisoiminen mahdollistaa parhaimmillaan myös prosessien automatisoinnin. Kaikissa tilanteissa automatisointi ei ole realistista vielä tänään, mutta valmius sille pitää rakentaa kilpailukyvyn säilyttämiseksi.

Ideaalitilanteessa erilaisten tilaus-toimitusketjujen digitalisoiminen parantaa asiakaskokemusta merkittävästi. Käyttäjät ovat arjessaan jo tottuneet sujuvaan ja saumattomaan verkkokauppaan, eikä b2b-maailma ole tästä kehityksestä irrallaan – kun ostajat ovat tottuneet tiettyyn palvelun tasoon, pitää se tuoda saataville myös b2b-tukkukauppojen ostajille. Kaiken tämän tekeminen kustannustehokkaasti vaatii moderneja järjestelmiä.

ERP-järjestelmä sekä nykypäivän että tulevaisuuden tarpeisiin

Mihin sitten pitää kiinnittää huomiota, kun pohditaan järjestelmän vaihtoa tai hankintaa?

Ensiksi on tärkeää tehdä kartoitus omista työkaluista ja ohjelmistoista, mitä on jo käytössä, miltä Roadmap ja pilvistrategiamme näyttää? Mitkä ohjelmistot ja järjestelmät ovat meille tärkeitä ja mitkä pitää olla ajan hermolla? Palveleeko ERP-järjestelmämme tämän päivän tarpeita, onko järjestelmällä vielä elinkaarta jäljellä? 

Tässä vaiheessa voidaan havahtua tilanteeseen, jossa todetaan, että vanha järjestelmä ei tue uutta verkkokauppaa, tilaus-toimitusketjun digitalisointia tai uusia sovelluksia, joilla varastotyöskentelyä voidaan helpottaa. Onko tämä se järjestelmä, jolla jatketaan vai onko aika vaihtaa pykälää parempaan? Muutokseen ei kannata lähteä hätiköiden, sillä ERP-projekti ei ole helppo ja pieni homma, vaan kokonaisvaltainen muutos, joka koskettaa niin yrityksen henkilöstöä kuin sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä. ERP:n vaihto voi olla kuin kirjoituskoneesta tietekniikkaan tehty hyppäys – kynnys, jonka jälkeen tutulla ja totutulla tavalla ei voi enää toimia. 

 Lue asiakastarinastamme, miten Hedengren päivitti kirjavan joukon eri järjestelmiä yhteen moderniin ERP-ratkaisuun.

Miksi, Mitä ja Kuinka?

ERP-projektin, kuten minkä tahansa kokonaisvaltaisen muutosmatkan, onnistumisen kannalta on välttämätöntä asettaa projektille selkeät tavoitteet. Miksi hankkeeseen lähdetään, mitä sillä tavoitellaan ja kuinka se on toteutettavissa resurssimielessä? Kaikkiin näihin kysymyksiin täytyy saada vastaukset ennen projektin aloittamista.

ERP-investointi täytyy olla perusteltu ja strategisten tavoitteiden mukainen - uudistus mahdollistaa yrityksen liiketoiminnan mukautumisen ja kehittymisen strategian suuntaan. Valinta ei ole pieni – yrityksen pitää sitoutua liiketoiminta-alustaan, jossa sen keskeiset liiketoimintajärjestelmät toimivat ja integroituvat muihin järjestelmiin.

Ota nämä huomioon

Onko tästä tehtävästä sitten mahdollista selvitä ilman tyytymätöntä projektinjohtajaa ja vielä tyytymättömämpää henkilöstöä? On. Olen omassa työssäni vetänyt läpi onnistuneita ERP-projekteja niin ostajan kuin toimittajankin penkiltä, esimerkiksi asiakkaamme Penope, ja nämä näkökulmat huomioimalla ollaan jo oikealla polulla:

1. Ihmisnäkökulma:

Teknologinenkin muutos on aina muutosta ihmisten toimintatapoihin ja sille on varattava tarpeeksi aikaa. Uuden järjestelmän käytön opettelu samalla, kun on ne oikeat työtkin hoidettavana, ei ole helppoa. Siirtymävaihe on taakka koko organisaatiolle ja onnistuminen vaatii sitä, että jo alkuvaiheessa määritellään tarvittavat toimenpiteet ja resursoidaan ihmisille tarpeeksi kalenteriaikaa.

Loppujen lopuksi, eihän ERP:n uusiminen muuta mitään – ihmiset tekevät muutoksen ja heidän toimintansa näillä digitaalisilla työvälineillä saa aikaan vaikuttavuuden. Loppukäyttäjät ovat todella tärkeitä ja heidät pitää saada mukaan ja innostumaan muutoksesta - mitä väliä sillä on, jos on hyvät laitteet, jos kukaan ei halua käyttää niitä?

Lue myös blogi: Todellinen muutos ei ole vain rakenteiden vaan myös ihmisten muutosta 

2. Teknologinen näkökulma:

Teknologiaa valittaessa täytyy pohtia muutoksen ROI:ta: onko investointi perusteltu, onko vanhojen järjestelmien päivitys enää mahdollista, onko lisensointi kankeaa, mitä muutostyöt maksavat ja mistä löytyy tekijät? Lähtökohtaisesti pilvinatiivi ratkaisu on toimitusvarmin ja joustavin tapa, kun kustannukset ovat ennakoitavia ja järjestelmän ylläpito ja tuki ovat saatavilla helposti. Muutoksessa voi epäonnistua myös tilanteessa, jossa oman organisaation teknologista ymmärrystä ja osaamista ei kasvateta ja kehitetä. 

Digian teknologiavalikoimasta löytyy Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics ja Digia Enterprise -ratkaisut. Tutustu eri teknologioihin lisää täällä. 

3. Toimittajan valinnan näkökulma:

Myös toimittajan valinta voi viedä ERP-projektin sivuraiteille. Koko projektia pitää ajatella ERP:n elinkaaren kautta – kuinka pitkäksi aikaa haluamme tähän sitoutua? Olemmeko valmiita toimimaan 5, 7 tai 10 vuotta tämän teknologian kanssa? ERP-uudistuksessa käyttöönotto on vain pieni osa koko kuvaa, joten tukipalvelut, ylläpito ja jatkokehitys ovat elintärkeitä – ja tässä kumppanin valinnalla on iso merkitys. Hyvältä toimittajalta löytyy tarpeeksi leveät hartiat auttamaan pulmatilanteissa myös käyttöönoton jälkeen. Esimerkiksi meiltä Digialla löytyy laaja tarjoama, joka tukee ERP-uudistusta kokonaisvaltaisesti, huomioiden muun muassa integraatiot, mobiilin, valvonnan ja palvelunhallinnan. 

Kokonaisvaltainen muutos

ERP-hanke on kokonaisvaltainen muutos, jota ei voi tehdä osissa. Tärkeintä onnistuneessa muutoksessa on kirkastaa tavoitteet ja se, miksi tämä muutos tehdään. Ylimmän johdon sitoutuminen ja kiinnostus projektia kohtaan on onnistumisen edellytys. Myös budjetoinnissa sekä ennen kaikkea resurssoinnissa pitää olla realistinen – onnistunut muutos vaatii aikaa.