Asiakastestauksen merkitys ERP-versionvaihtoprojekteissa

Testaus on merkittävä tekijä ERP-versionvaihtoprojektien onnistumisessa. Asiakkaan on siis ymmärrettävä oman työpanoksensa merkitys ja omaksuttava testaajan rooli. Yhdessä ja hyvällä suunnittelulla testaaminen onnistuu ja voidaan varmistua siitä, että uuden version käyttöönotto sujuu ongelmitta.

ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto vaatii asiakkaalta paljon, ja uuden järjestelmän testaaminen on näissä projekteissa oleellinen osa onnistumista. Asiakkaalla ei uuden järjestelmän kohdalla vielä ole kokemusta järjestelmästä, joten hänen voi olla vaikeampaa testata itsenäisesti.

Versiota päivitettäessä järjestelmä on sen sijaan asiakkaalle tuttu entuudestaan, jolloin hänellä on paremmat edellytykset testaamiseen. Versionvaihtoprojekteissa testaus saattaa kuitenkin jäädä vähemmälle. Miksi järjestelmän testaukseen siis pitäisi panostaa ja mitä testauksessa kannattaa huomioida?

Asiakas on oman järjestelmänsä asiantuntija

Toiminnanohjausjärjestelmät tukevat asiakkaan sisäisiä prosesseja kuten myyntiä, ostoa, tuotannon sekä varaston toimintoja. Näiden järjestelmien toimivuus on siis usein kriittistä asiakkaan liiketoiminnan kannalta. Tämä tarkoittaa sitä, että niin uusien käyttöönotto- kuin versionvaihtoprojektien onnistuminen on asiakkaalle äärimmäisen tärkeää.

Oli sitten kyse uudesta käyttöönotosta tai versionvaihdosta, Digian projektiryhmä testaa järjestelmää ennen kuin asiakas aloittaa testaamisen. Tässä vaiheessa merkittävimmät puutteet huomataan ja korjataan. Järjestelmän laajuudesta johtuen emme kuitenkaan realistisesti pysty löytämään kaikkia virheitä ja poikkeuksia. Näiden havaitsemiseen vaaditaankin laajempaa toiminnallista testausta nimenomaan niin, miten järjestelmää oikeasti käytetään. Mitä enemmän räätäleitä, eli asiakaskohtaisia sovituksia on, sitä enemmän testausta tarvitaan. Asiakkaan työntekijät tuntevat omat sisäiset prosessinsa ja toimintatapansa, joten he ovat järjestelmän oikeita asiantuntijoita.

Versionvaihdossa järjestelmä on voinut muuttua huomattavasti

Testaamisessa yksi näkökulma on järjestelmän toimivuuden takaaminen, mutta käyttöönoton sujuvuus vaatii enemmän kuin pelkän teknisen toimivuuden. Loppukäyttäjien pitää oppia käyttämään järjestelmää. Vaikka versionvaihdossa muutos ei ole yhtä suuri kuin kokonaan uuden järjestelmän käytön aloittaminen, on muistettava, että järjestelmä on saattanut muuttua merkittävästi. Usein käyttöliittymä on voinut muuttua, toiminnot ja ohjelmat saattavat löytyä eri nimillä tai eri paikoista kuin edellisessä versiossa ja asiakaskohtaisia räätäleitä on voitu jättää pois.

Asiakkaan on hyvä huomioida tämä myös loppukäyttäjien kouluttamisessa. Kun testausvaiheessa on mukana suurempi joukko, he oppivat miten uusi versio toimii ja pystyvät opettamaan myös muille käyttäjille uuden version käyttöä. Näin varmistetaan, että versionvaihdossa on otettu huomioon sekä tekninen puoli, että uuden järjestelmän käytön sujuvuus.

Niissä tapauksissa, joissa käyttöliittymä on uusiutunut versioiden välissä, loppukäyttäjien on helpompaa hahmottaa versioiden välinen muutos. Versionvaihtoprojekteissa lisähaasteita tulee silloin, kun käyttöliittymä on sama, jolloin muutokset eivät näy käyttäjille yhtä konkreettisesti. Tässä tapauksessa ei välttämättä ymmärretä, että vaikka järjestelmä näyttäisikin samalta, ”konepellin alla” on voitu tehdä huomattavia muutoksia taustalogiikkaan. Kokeneet vanhan version käyttäjät voivat kokea, että testaaminen ei ole tarpeen, koska he jo osaavat käyttää järjestelmää. Testaamiseen motivoituminen on tällä asenteella vaikeaa. Projektipäälliköiden on siis tiedostettava tämä, painotettava testaamisen merkitystä ja saatava käyttäjiä testaamaan joka tapauksessa.

Testaaminen vaatii asiakkaalta paljon

Asiakkaan puolelta pitää ymmärtää projektin asettamat vaatimukset ja allokoida työntekijöille tarpeeksi aikaa. Testaus jää helposti taka-alalle, jos sitä pitää tehdä omien työtehtävien ohella. Henkilöiden motivoiminen ja kannustaminen testaamiseen on tärkeää. Lisäksi heille on järjestettävä tarpeeksi aikaa tätä varten. Tämä tuntuu olevan yksi kompastuskivi niin versionvaihto- kuin toimitusprojekteissakin, eli aliarvioidaan kuinka paljon aikaa testaaminen vie.

Asiakkaan projektipäällikkö on tässä tärkeässä roolissa, testitilaisuuksien suunnittelu ei nimittäin ole mikään pieni juttu. Hänen on pidettävä huoli siitä, että oikeat ihmiset ovat käytettävissä projektin aikana. Hän varmistaa myös, että tarvittavat henkilöt ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa ja että testaus etenee niin kuin on suunniteltu.

Yhteistyö ja järjestelmällisyys ovat testauksen perusta

Kun testaamisen merkitys on ymmärretty ja tälle on järjestetty tarpeeksi aikaa, seuraavana listalla on testaamisen suunnittelu ja itse testaaminen. Kuten monessa muussakin asiassa, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Järjestelmällinen lähestymistapa ja yhdessä tekeminen ovat tässä avainasemassa. Testaus kannattaa aloittaa testitapausten suunnittelusta. Hyväksi havaittu käytäntö on suunnitella nämä yhdessä testaajien kanssa.

Testitapausten tulisi kattaa koko järjestelmä. Jokaisesta testattavasta ominaisuudesta olisi hyvä olla oma testitapauksensa, jossa on step-by-step ohjeistus siitä mitä tehdään ja missä järjestyksessä. Näin testit ovat yksiselitteisiä ja helposti toistettavissa. Perusketjujen lisäksi poikkeustilanteiden testaaminen on tärkeää. Hyvä nyrkkisääntö on testata yksi poikkeus per testitapaus. Tällä tavalla virheen ilmetessä osataan heti sanoa, mistä se johtui.

Testipalautteiden kirjaaminen on myös suunniteltava hyvin. Poikkeuksia kirjattaessa tärkeää on kuvata mitä oltiin tekemässä ja missä vaiheessa ketjua poikkeus ilmeni. Lisäksi näyttökuvan ottaminen on aina hyvä käytäntö, koska ongelman hahmottaminen on helpompaa kuvasta. Tietenkin myös kaikki onnistuneet testitapaukset pitää dokumentoida. Näin me toimittajana saamme palautetta siitä, mitä on testattu ja miten testit ovat sujuneet.

Yhteisten testitilaisuuksien järjestäminen varmistaa, että testaus etenee ja yhteistyö on sujuvaa. Eri osa-alueiden työntekijöiden kanssa ketjut saadaan testattua alusta loppuun samalla istumalla, mikä lisää tehokkuutta. Lisäksi testaajia kannattaa kannustaa käyttämään järjestelmää monipuolisesti testaustilaisuuksien ulkopuolella, sillä kaikki testaaminen on plussaa.

Perusteelliseen testaamiseen panostaminen varmistaa, että käyttöönoton yhteydessä ei paljastu virheitä, jotka olisi testauksen myötä löydetty ja korjattu ajoissa. Järjestelmällinen testitapausten suunnittelu ja testaaminen yhdessä ovat tässä keskeisessä roolissa. Näin varmistutaan siitä, että järjestelmä toimii kuten pitääkin ja uuden version käyttöönotto sujuu saumattomasti.