Power BI:n käyttöönotto

Power BI:n käyttöönotto on periaatteessa hyvin yksinkertaista – mutta käytännössä tilanne saattaa olla toinen. Hannu Muurinen kokosi 4 kohdan muistilistan käyttöönottoa varten.

Power BI:n käyttöönotto on periaatteessa hyvin yksinkertaista. Lataat vain ohjelman koneellesi tai kirjaudut suoraan Microsoftin sivuilta ohjelmaan ja aloitat käytön.

Käytännössä toteutettuna se ei tapahdu ihan yhtä yksinkertaisesti. Toki ohjelman lataaminen tai kirjautuminen on ihan yhtä helppoa käytännössä kuin teoriassakin, mutta sen varsinainen käyttäminen tehostamassa jokapäiväistä työtä on toinen juttu. Pelkällä ”Lataa ohjelma ja aloita käyttö” -mentaliteetilla et pääse pitkälle.

Haluan avata sinulle tässä blogitekstissä sitä, miten Power BI valjastetaan oikeasti organisaationne tarpeita vastaavaksi kokonaisuudeksi ja kuinka saat johdettua sen laaja-alaisesti organisaationne käyttöön.

1) Miksi organisaationne haluaa Power BI:n käyttöön?

Ihan ensimmäisenä, ennen kuin mitään edes ladataan, tulee vastata kysymykseen miksi. Mitkä ovat yrityksenne tarpeet tiedon visualisoinnin suhteen? Mitä haasteita haluatte ratkaista? Mihin haluatte vastauksia? Mitä prosesseja haluatte tehostaa datan pohjalta?

Power BI:n ratkaisun avulla on mahdollista selvittää asioita, jotka olisi muuten hyvinkin hankala saada selville. Näitä ovat esimerkiksi prosessien todelliset kustannukset, asiakkuuden kannattavuus tai miten myynnin eri toimenpiteet vaikuttavat myyntiin.

Voit siis saada selville trendejä siitä mikä vaikuttaa mihinkin. Esimerkiksi miten myynnin volyymi, kaikki myynnin aktiviteetit ja myynnin tavoitteet vaikuttavat keskenään tehtyyn tulokseen. Monesti nämä asiat ovat ylhäällä eri järjestelmissä: osa löytyy CRM:stä, osa Excelistä ja osa pilvipalveluista. Power BI:n avulla nämä tiedot saadaan yhdistettyä, mikä on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista.

Power BI:ssa edistynyt analytiikka tuo parhaimmillaan mahdollisuuden laskea ennusteita ja todennäköisyyksiä esimerkiksi siitä, miten millainenkin toimintamuutos vaikuttaa organisaatioonne.

2) Olemassa olevan tiedon siirtäminen Power BI:hin

Kun on selvitetty, missä eri paikoissa organisaationne data sijaitsee (CRM, Excel, pilvipalvelut jne), niin se tulee koota yhteen paikkaan, jotta saatte datasta maksimaalisen hyödyn.

Onko organisaatiossanne master dataa? Löytyykö omia järjestelmiä vai ulkoisia tietolähteitä? Nämä ovat ensimmäisiä kysymyksiä, joita tulee itselle esittää. Kun kaikki tieto tietolähteistä on kasattu, niin tyypillisesti luodaan tietokanta, jonne kaikki tiedot integroidaan.

Lopuksi valitaan tapa, jolla tiedot ladataan Power BI:hin, määritellään tietomalli sekä laskentalogiikka ja lopulta valitaan pohjat ja perusteet sille, mitä ja millaisia tiedon visualisointeja organisaationne kannattaa käyttää.

3) Kuinka huomioitte tietoturvan?

Power BI on pilvipohjainen ohjelma. Siksi sitä voi käyttää missä  ja milloin vain ilman raskasta käyttöönottoa tai asennusta. Ohjelman helppokäyttöisyys luo vaatimukset myös hyvälle tietoturvalle.

Kuka voi nähdä mitäkin tietoa? Mitä tietoa jaetaan asiakkaille tai organisaation ulkopuolelle? Tällaiset käyttöoikeudet voi (ja pitää) määritellä hyvin tarkkaan, koska jos kaikki tieto on koko organisaation nähtävillä, niin tällöin myös tietoturva kärsii. Siksi tulee pohtia, minkä tiedon näkeminen on kullekin käyttäjälle relevanttia.

4) Käyttöönottoprosessin johtaminen organisaatioon

Tämä vaihe on käyttöönoton kannalta yhtä kriittinen, kuin ohjelman tekninen käyttöosaaminen. Power BI ei nimittäin tuo yritykselle mitään hyötyjä, jos sitä ei saada osaksi jokapäiväistä työskentelyä.

Siksi on hyvin tärkeää hoitaa käyttöönotto kontrolloidusti ja viestiä selkeästi seuraavat asiat koko organisaatiolle:

• Miksi sitä käytetään
• Mitkä ovat sen tuomat hyödyt yksilön arkeen?
• Mitä tietoa ja sisältöä siellä on?
• Miten tietosisältöä ylläpidetään ja jatkokehitetään?
• Miten tiedot pidetään ajan tasalla?

Jatkuva käytönseuranta on myös hyödyllistä, jotta käyttöä voidaan kehittää ja tehostaa myös tulevaisuudessa. Käyttöönotto ei ole siis ihan yhden iltapäivän juttu.

Lue myös miksi valita pilvipohjainen raportointialusta >>