NetSuite automatisoi prosesseja ja toimii kriittisen tiedon master-järjestelmänä
Asfalttikallion ratkaisussa NetSuite toimii kaiken liiketoimintakriittisen tiedon master-järjestelmänä, jossa data tuotetaan tai johon se tuodaan, ja josta se välitetään eteenpäin muihin sovelluksiin.
Monet taloushallinnon arkisista toimenpiteistä onnistuu ilman raskaita manuaalisia työvaiheita. Digian AI- ja automaatiopalvelu Dolphin perustaa projektit NetSuiteen, josta sama rakenne jaetaan integraatioiden kautta muihin tietojärjestelmiin. Samalla NetSuite ottaa vastaan talouden tapahtumavirrat muista sovelluksista ja sujuvoittaa taustatarkistusten tekemistä ulkoisista järjestelmistä.
NetSuiten ansiosta myös työntekijä- ja urakkailmoitukset pystytään tekemään Verottajalle yhdestä paikasta. Aiemmin aikaa vieneen kuukausittain toistuvan tehtävän suorittamiseen menee uuden järjestelmän myötä enää korkeintaan yksi työpäivä.
"Projekti perustetaan kerran NetSuitessa, josta tiedot kulkeutuvat samassa muodossa muihin järjestelmiin. Automaattisia rekisteritarkistuksia ulkopuolinen ei välttämättä heti huomaa, mutta ne olivat aiemmin hidasta käsityötä ja pyörivät nyt itsestään taustalla”, Jansson kertoo.
Kuukausikatkon läpimenoaika lyheni noin puolella
Järjestelmäuudistus on muuttanut työskentelyä huomattavasti. Manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi talouden tukitoiminnossa, mikä on vapauttanut työaikaa muihin tehtäviin ja vähentänyt inhimillisten virheiden määrää. Myöskään poikkeamien ja puutteiden havaitseminen ei ole enää muistinvaraista, vaan järjestelmä nostaa muistutukset suoraan asianomaisten työpöydälle. Samalla kuukausikatkon läpimenoaika on lyhentynyt Janssonin arvion mukaan puoleen.
Yrityksen johdon kannalta tehokkuuden ja datan tarkkuuden parantuminen on puolestaan tehnyt liiketoiminnan seurannasta ja ennustamisesta luotettavampaa sekä dynaamisempaa.
"Asioiden selvittäminen ja korjaaminen on kuin yö ja päivä verrattuna entiseen. Sillä merkittävä vaikutus myös datan laatuun ja sen kautta raportointiin", Jansson kertoo.
Tiivis yhteistyö ja avoin kommunikaatio takasivat onnistuneen lopputuloksen
Projektin vaikeuskerrointa lisäsi se, että toteutus aloitettiin Asfalttikallion sesongin ollessa käynnissä ja organisaatio halusi lisäksi viedä valtavan määrän historiadataa uuteen järjestelmään. Huolellisen projektisuunnittelun ja toimivan yhteistyön ansiosta nämä eivät kuitenkaan muodostaneet ongelmaa.
Onnistumisen salaisuus oli Janssonin mukaan tiivis matalan kynnyksen kommunikaatio ja joustava työnjako tiimien välillä. Keskeistä oli myös Asfalttikallion tiimin sitoutuminen hankkeeseen.
”Teimme tätä yhdessä ja sama tavoite mielessä. Digian tiimi haastoi meitä miettimään, onko jokin todella tarpeellista juuri nyt, ja me haastoimme heitä ajattelemaan laatikon ulkopuolelta. Avoin ilmapiiri loi meille parhaan mahdollisen ratkaisun."
Yhteistyö jatkuu: tekoäly tiiviimmin osaksi työnkulkuja
Yhteistyö Digian kanssa jatkuu edelleen säännöllisten keskusteluiden ja pienkehityksen merkeissä. Tällä hetkellä työn alla on muun muassa NetSuiten natiivien ja kolmannen osapuolen kehittämien AI-toiminnallisuuksien laajempi hyödyntäminen.
”Digia on kumppanina sellainen, jolta uskaltaa kysyä ja jonka kanssa voi keskustella. Ilman avointa haastamista järjestelmästä ei saa kaikkea irti. On tärkeää, että rinnalla on kumppani, joka tuntee modernit teknologiat ja jonka kanssa voi pallotella uusia mahdollisuuksia", Jansson sanoo.
Haluatko kuulla, miten voimme auttaa sinua? Ota yhteyttä tai lue lisää NetSuite-järjestelmästä.
