Haasteena manuaalisen työn määrä – ratkaisuna automaation mahdollistava ERP
Ennen Digian kanssa yhteistyössä käyttöönotettua toiminnanohjausjärjestelmää Kymijoen Ravintopalveluilla oli käytössään järjestelmä, jota oli käytetty 1990-luvulta saakka. Kymijoen Ravintopalveluista tuli osakeyhtiö vuonna 2004, minkä myötä oli tarve saada käyttöön oikeasti tuotantoa ohjaava järjestelmä. Hankintaprosessi alkoi vuonna 2008, ja eri osa-alueiden (hinta, projekti, tuki, ylläpito, elinkaari ja tärkeät toiminnallisuudet) pisteytyksen sisältämän kilpailutuksen myötä Kymijoen Ravintopalvelut päätyi aloittamaan yhteistyön Digian kanssa vuonna 2010.
Tavoitteena oli työn tehostaminen korvaamalla manuaalinen ja käsin tehtävä työ järjestelmän mahdollistaman automaation avulla. Järjestelmävaihdos oli merkittävä asia myös vuonna 2010 Kotkaan valmistumassa olevaa, useita valmistuskeittiöitä yhteen tuotantolaitokseen yhdistävää keskuskeittiö Kapyysia silmällä pitäen.
Yhteistyö alkoi määrittelyllä sekä Digia Enterprise 4.2 -version ja siihen integroidun web-asiakasportaalin käyttöönotolla. Tämän jälkeen on tehty suuri harppaus, kun vuonna 2018 otettiin käyttöön Digia Enterprise 8.0 -versio ja vuonna 2019 uuden version selainkäyttöteknologiaan perustuva täysin modernisoitu tilausportaaliratkaisu. Nyt ollaan hyvällä tasolla järjestelmien hyödyntämisen ja teknologian suhteen.
Toiminnanohjausjärjestelmän alle yhdistettiin kaikki raaka-aineet eli nimikkeet ja versiot hintoineen ja ravintoainetietoineen. Ne viedään reseptiikkaan, joka puolestaan viedään ruokalistoille, joista muodostuu käytännössä tuotannon työ, varaston tilaukset ja lähetykset sekä hinnoittelu ja ravintoainelaskenta. Kaikkien asiakkaiden myyntitilaukset vastaanotetaan webissä julkaistujen ruokalistojen kautta. Kaikki edellä mainittu tieto viedään raportointiin. Raportointiosuus on Qlik Sensessä. ”Olemme olleet raportointiosuuteen todella tyytyväisiä. Olemme saaneet juuri sellaiset raportit kuin meidän yhtiömme tarvitsee”, sanoo Kymijoen Ravintopalveluiden tietohallintapäällikkö Virpi Niveri.