Skip to content
Microsoft Palveluliiketoiminta ERP Power Platform

Case Telinekataja

Tehokkuusloikka laskutuksessa Power Apps’ien ja tekoälyn avulla

Telinekataja otti vuonna 2018 käyttöön Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations -toiminnanohjausjärjestelmän. Yksi tärkeä syy järjestelmän valintaan oli Microsoft-ekosysteemin laajennettavuus. Osana järjestelmän jatkuvaa kehitystä Digia rakensi Telinekatajalle kaksi sovellusta työmääräinten automaattiseen käsittelyyn hyödyntäen Power Platformia ja AI Builderia. Nyt 60 % Telinekatajan työmääräimistä käsitellään automaattisesti.

 

Telinekataja tarjoaa rakennusteline- ja sääsuojaratkaisuja sekä muita tilapäisrakenteita rakennusalan ja teollisuuden yrityksille. Vuonna 1965 perustettu perheyritys toimii Suomen lisäksi Ruotsissa ja Virossa. Yrityksen toimintaa ohjaavat laatustandardit, asiakaslähtöisyys ja vastuullisuus. Vuonna 2023 Telinekataja työllisti 227 henkeä ja toimitti ratkaisuja yli 1000 työmaalle.

Vuonna 2018 Telinekataja otti käyttöön Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations -ERP-järjestelmän Digian toimittamana. Uusi järjestelmä korvasi aiemmin käytössä olleet erilliset taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmät.

”Tärkeä syy D365:n valintaan oli sen laajennettavuus, minkä katsoimme mahdollistavan yksittäisten liiketoimintaprosessien tehokkaan ja turvallisen digitalisoinnin tulevaisuudessa”, muistelee järjestelmän pääkäyttäjä kehitysasiantuntija Inka Satukangas.

Osana Digian tuottamia jatkuvia palveluita yritykset käyvät jatkuvaa keskustelua D365-ratkaisun kehittämisestä. Kesällä 2023 keskustelu johti suunnitelmaan ERP:in integroitavista sähköisistä työmääräimistä. Noin puoli vuotta myöhemmin saatiin ajatus tekoälyä hyödyntävästä PDF-lukijasta.

 

Telinekataja-logo

 

Mitä teimme

  • Sovellukset työmääräinten automaattiseen käsittelyyn
  • Toiminnanohjausjärjestelmän (2018)
  • Jatkuvat palvelut

Millä teimme

  • Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations
  • Power Apps
  • Power Automate
  • AI Builder 
On ollut hienoa nähdä, miten näiden ratkaisujen avulla tieto voidaan digitalisoida silloin kun ja siellä missä se syntyy.

Inka Satukangas, Dynamics 365 -pääkäyttäjä, Telinekataja

Paperisista työmääräimistä mobiilisovellukseen Power Platformin avulla

Telinekatajan työmailla käytettiin aiemmin paperisia työmääräimiä. Työntekijät täyttivät suoritteen jälkeen lomakkeen, ja työnjohto hyväksytti ne oman aikataulunsa mukaisesti asiakkaalla. Tämän jälkeen työnjohto toimitti hyväksytyt määräimet skannattuina laskutukseen. Laskutuksessa niiden sisällöt syötettiin ERP-järjestelmään ja toimitettiin lasku asiakkaalle.

Prosessi sisälsi monta manuaalista työvaihetta, minkä lisäksi käsin kirjattujen lomakkeiden tulkinta aiheutti usein lisätyötä laskutuksessa. Yhden työmääräimen matka laskulle saattoi kestää jopa useita viikkoja.

Digian tiimi kehitti paperisten lomakkeiden tilalle mobiilisovelluksen Power Appsia hyödyntäen. Nyt Telinekatajan asennustiimit täyttävät tiedot sovellukseen ja ottavat asiakkaalta kuittauksen välittömästi. Sovelluksesta tieto kulkeutuu Power Automaten avulla suoraan laskutukseen. Sovellus valmistui hieman alle puolessa vuodessa, mistä suurin osa kului käyttäjätestaukseen.

”Työmääräimien sähköistämisen avulla olemme saavuttaneet merkittäviä tehoja laskutukseen. Nyt työmääräimen matka laskulle kestää enää korkeintaan viikon, eikä meidän työaikamme kulu kirjauksiin ja niiden tarkistamiseen”, kertoo Telinekatajan laskutuspäällikkö Minna Vuorio. 

”Laskutustiimimme käsittelee manuaalisesti keskimäärin 10 työmääräintä tunnissa, nyt ne tulevat meille valmiiksi käsiteltyinä. On helppo laskea, miten suuresta tehokkuusloikasta on kyse. Puhumattakaan siitä ajansäästöstä, mikä syntyy työmailla, kun tieto saadaan digitaaliseen muotoon välittömästi.” 

Minna Vuorio, laskutuspäällikkö, Telinekataja

PDF-muotoisten työmääräinten automaattinen käsittely AI Builder -toteutuksella

Uuden sovelluksen valmistumisen aikoihin Telinekatajalla alkoi laajuudeltaan mittava projekti. Mobiilisovellusta ei ehditty ottaa projektissa käyttöön, vaan työmääräimien kirjauksiin päätettiin käyttää sen sijaan PDF-dokumentteja. Projektin oltua käynnissä noin puoli vuotta, työmääräimien määrä kasvoi merkittävästi. Käsiteltäviä dokumentteja saattoi syntyä peräti 100 viikossa, mikä näkyi jälleen laskutuksessa valtavana määränä manuaalista työtä.

Asia nostettiin jälleen esille keskusteluissa Digian kanssa. Ratkaisuksi keksittiin AI Builderin ja Power Automaten avulla toteutettava tekoälysovellus, joka lukee PDF-muotoiset työmääräimet ja siirtää tiedot automaattisesti laskutukseen. Tekoälysovellus valmistui nopeasti, ja kolme kuukautta ensimmäisen suunnittelupalaverin jälkeen laskutuksen käytössä oli tuotantovalmis ratkaisu.

”AI Builder -sovellus toimii hienosti ja on helppo käyttää. Valmiit PDF-työmääräimet vain siirretään omaan kansioonsa Teamsissä, josta tekoäly ottaa ne automaattisesti käsittelyyn. Valmiit dokumentit se siirtää omaan kansioonsa ja toiseen kansioon ihmiselle tarkastettavaksi ne, joita se ei ole voinut jostain syystä käsitellä”, projektin laskutuksesta vastaava Joona Palokangas sanoo. 

Vaikuttavat tulokset puhuvat puolestaan

Molempien ratkaisujen vaikutus Telinekatajan laskutuksen tehokkuuteen on ollut merkittävä. Manuaalisen työn määrää on onnistuttu vähentämään merkittävästi ja laskut saadaan entistä nopeammin liikkeelle.

”Laskutustiimimme käsittelee manuaalisesti keskimäärin 10 työmääräintä tunnissa, nyt ne tulevat meille valmiiksi käsiteltyinä. On helppo laskea, miten suuresta tehokkuusloikasta on kyse. Puhumattakaan siitä ajansäästöstä, mikä syntyy työmailla, kun tieto saadaan digitaaliseen muotoon välittömästi”, Vuorio kertoo.

Kahden sovelluksen ansiosta noin 60 % Telinekatajan työmääräyksistä pystytään tällä hetkellä käsittelemään automaattisesti. Lukua on tarkoitus parantaa entisestään laajentamalla AI Builderin käyttöä muihin vastaaviin projekteihin ja nostamalla sähköisten työmääräinten käyttöastetta.

Digian kanssa yhteistyö sujuu

Idean synnyttyä Telinekataja nosti asian esille kuukausipalaverissa Digian tiimin kanssa ja hanke käynnistyi. Alle puoli vuotta myöhemmin oli käsissä tuotantovalmis sovellus, ja AI Builder -sovellus syntyi vielä nopeammin.

Telinekatajan ja Digian yhteistyö ERP-järjestelmän ympärillä on tiivistä, ja digialaiset ovat hyvin perillä asiakkaansa liiketoiminnasta. Tämä on edesauttanut sovellushankkeiden nopeaa valmistumista. Erityisesti Digian osaava projektipäällikkö ja Telinekatajaa palveleva tiimi saavat Satukankaalta kiitosta.

"Molemmissa sovellushankkeissa – ja muussakin yritystemme välisessä yhteistyössä – Digian tiimillä on pysynyt ohjat hyvin käsissä. Heidän tapansa tehdä määrittelytyötä ja dokumentoida asioita on sellainen, mistä olen oppinut itsekin paljon."

Myös Digian liiketoimintajohtaja Jarkko Savolainen kiittelee tiimiä sujuvasta yhteistyöstä Telinekatajan kanssa.

”Telinekataja on pitkäaikainen Microsoft Dynamics 365 -asiakkaamme. Olen iloinen, että pääsemme tuottamaan Telinekatajalle konkreettista liiketoimintahyötyä Microsoftin tekoälykyvykkyyksiä hyödyntävien ominaisuuksien avulla.”

Microsoft Dynamics 365 -ympäristössä yksittäisten prosessien digitalisointi on tehokasta

Microsoft Dynamics 365 on osoittautunut Telinekatajalle lupausten veroiseksi digitalisaatioalustaksi, jota voidaan tehokkaasti laajentaa Power Platformin sekä AI Builderin kaltaisten low-code-ratkaisujen avulla.

"On ollut hienoa nähdä, miten näiden ratkaisujen avulla tieto voidaan digitalisoida silloin kun ja siellä missä se syntyy", Satukangas kertoo.

Nyt Telinekatajalla onkin jo käynnissä uusi Power Apps -hanke Digian kanssa. Tällä kertaa kyse on sähköisestä työmaapäiväkirjasta.