Infrastruktuuri ja resurssit – muutoksen jarruista muutos­kyvykkyyden vauhdittajiksi

Nopeasti muuttuva maailma ja markkinat pakottavat organisaatiot ennennäkemättömään muutokseen. Usein kehityksen esteenä ovat hitaasti muovautuvat infrastruktuuri ja resurssit – erityisesti resurssien joustava allokointi, laatu ja niukkuus. Tässä kirjoituksessa tarkastelen suomalaisten organisaatioiden nykytilaa ja edelläkävijöiden keinoja vastata näihin haasteisiin.

Suuntaa resurssit joustavasti

Kysynnän syklit ovat eri liiketoiminta-alueilla usein erilaisia. Silloin olisi muutoskyvykkyyden kannalta edullista, että resursseja voidaan siirtää joustavasti sinne, missä tulosta tehdään.

Tämä on kuitenkin erittäin vaikeaa useimmissa organisaatioissa. Suomalaisten organisaatioiden muutoskyvykkyyttä kartoittaneen tutkimuksemme mukaan vain 34 % työntekijöistä kokee, että resursseja ja voimavaroja suunnataan organisaatiossa joustavasti tarpeiden mukaan. Yksi selittävä tekijä on se, että Suomessa työ on järjestetty perinteisesti roolipohjaisesti, ja uuden ajattelun lisäksi tarvittaisiin osaamispohjaista työnsuunnittelua, rakenteita ja johtamista tukemaan osaamisen liikkumista organisaatioiden sisällä.

Tyytyväisimpiä resurssien allokointiin muutoskyvykkyyden näkökulmasta vaikuttaisivat olevan ne johtajat, joiden organisaatio on omaksunut itseohjautuvien tiimien ja ketterän kehittämisen lähestymistapoja. Näitä menetelmiä käytetään kuitenkin edelleen pääsääntöisesti IT-alalla, kehitysfunktioissa ja pienemmissä organisaatioissa. Merkittävä haaste ja mahdollisuus onkin, miten tällaisia toimintaperiaatteita saadaan vahvistettua myös suurissa organisaatioissa.

Myös resurssien saatavuus vaatii kykyä ennakoida ja varautua erilaisiin skenaarioihin. Raaka-aineiden saatavuusongelmiin varautuminen korostuu esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa – mutta kaikenlaisissa organisaatioissa tulisi varautua siihen, millaista osaamista tulevaisuudessa tarvitaan.

Mikä on strategisen tärkeää osaamista?

Muutoskyvykkäimmät organisaatiot kehittävät henkilöstön ja organisaation osaamista systemaattisesti. Tutkimuksemme mukaan kuitenkin vain alle puolet (48 %) henkilöstöstä kokee työnantajan panostavan jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen.

Mihin sitten tulisi panostaa? Osaamistarpeita pitäisi arvioida sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä peilaten yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Näiden strategisten osaamistarpeiden tunnistaminen on oleellista, kun halutaan rakentaa muutoskyvykästä organisaatiota.

Tällä hetkellä esimerkiksi tekoälyyn liittyvät koulutukset ovat keskeisiä monella alalla. Pelkkä asiaosaaminen ei kuitenkaan riitä. On kehitettävä myös muutoksen metataitoja, kuten resilienssiä, oppimista, ongelmanratkaisua sekä vuorovaikutus- ja tunnetaitoja. Näiden taitojen avulla työntekijät voivat menestyä ympäristössä, jossa jatkuva muutos on osa arkea.

Oleellista tämän päivän ympäristössä ei olekaan se, kuka jo osaa parhaiten – vaan kuka oppii oppimaan parhaiten. Koska kukaan ei pysty tarkalleen määrittämään, mitä taitoja tulevaisuudessa tarvitaan, kyky oppia uusia asioita nousee kilpailutekijäksi sekä yksilö- että organisaatiotasolla.

Oikeat ihmiset solmukohtiin

Lisäksi tutkimuksessamme haastatellut johtajat korostavat oikeiden ihmisten merkitystä. Organisaation keskeisissä solmukohdissa tarvitaan henkilöitä, jotka ovat aidosti innostuneita muutoksesta ja kykenevät työskentelemään pitkäjänteisesti sen eteen.

Sekä innostus että kyynisyys tarttuvat, ja siksi olisi hyvä, että tarttuvaa innostusta olisi eri puolilla organisaatiota.

”Muutosmanagereita meillä ei ole, mutta meillä on ihmisiä, jotka ymmärtävät olevansa muutosmanagereita”, kertoi eräs tutkimukseemme vastannut johtaja.

Tietojärjestelmien tulisi tukea kehittämistä, ei estää sitä

Tietojärjestelmät ja digitaaliset ratkaisut nähdään lähes aina kriittisinä resursseina. Näin on paitsi toimintakyvyn, myös turvallisuuden ja kehityspotentiaalin näkökulmasta.

Vaikka vanhojen liiketoimintakriittisten järjestelmien uusiminen saattaa olla hidasta ja vaikeaa, se on muutoskyvykkyyden kannalta usein tärkeää. Tutkimuksemme mukaan vain 43 % työntekijöistä kokee, että käytössä olevat tietojärjestelmät tukevat työn ja toiminnan tehokasta kehittämistä. Vuosikausia rakentuneet massiiviset ratkaisut eivät välttämättä enää palvele liiketoiminnan tarpeita ja huonontavat työntekijäkokemusta.

Pelkkä tietojärjestelmän hankkiminen ei kuitenkaan enää yksinään riitä. Tavoitellut hyödyt jäävät vähäisiksi, mikäli vain implementoidaan uutta teknologiaa. Tarvitaan myös muutoksen johtamista, prosessien uusimista ja henkilöstön sitoutumista muutokseen.