Case Kaukokiito

HR-järjestelmä henkilöstön ehdoilla – Kaukokiito vaihtoi hajallaan olevan tiedon keskitettyyn Microsoft D365 for Talent -järjestelmään


Kuljetuspalveluita tarjoavalla Kaukokiidolla ei aiemmin ollut HR-järjestelmää käytössään, jolloin henkilöstöön liittyvä tieto oli hajallaan organisaatiossa. Tämän myötä henkilöstöön liittyvän kokonaistilanteen hahmottaminen oli haastavaa. Yhteistyössä Digian kanssa Kaukokiito otti käyttöön Microsoft Dynamics 365 for Talent -ratkaisun – ja uudisti samalla myös HR-prosessejaan.

mita-teimme.pngMitä teimme

Digialla oli heti alkuun se tulokulma, ettei tehdä pelkästään järjestelmää vaan pyritään samalla kehittämään sisäisiä HR-prosesseja. Se tuntui mielenkiintoiselta mahdollisuudelta. Työkalun käyttöönoton myötä prosessimme tulivat hyvin pitkälti päivitettyä.

Tuuli Kiiski, HR Partner, Kaukokiito Oy



HR-järjestelmä henkilöstön ehdoilla – Kaukokiito vaihtoi hajallaan olevan tiedon keskitettyyn Microsoft D365 for Talent -järjestelmään

Kaukokiito päätti laittaa henkilöstönhallintansa kuntoon ja otti Digian avulla käyttöönsä Microsoft D365 for Talent -ratkaisun. Pelkän järjestelmäprojektin sijaan samalla uudistuivat myös HR-prosessit.

Toiminnanohjausjärjestelmän merkitys yrityksille on selvä, mutta se tarkastelee sisäistä toimintaa vain liiketoiminnan ja tuotannon näkökulmasta. Siinä missä ERP kerää tietoa, miten liiketoiminnalla menee, antaa hyvä henkilöstönhallintajärjestelmä tietoa siitä, miten ihmiset organisaatiossa voivat.

Kuljetuspalveluita tarjoavalla Kaukokiidolla ei aiemmin ollut HR-järjestelmää käytössään, jolloin henkilöstöön liittyvä tieto oli hajallaan organisaatiossa. Tämän myötä henkilöstöön liittyvän kokonaistilanteen hahmottaminen oli haastavaa.

”Myös GDPR-asetus asetti reunaehtoja henkilötietoihin liittyvälle datalle ja käsittelyllä, arkistoimiselle ja hallinnalle. Sen vuoksi halusimme tuoda turvalliseen, selkeään ja loogiseen paikkaan kaiken sen tiedon, joka koskettaa henkilöstöä”, kertoo Kaukokiidon HR Partner Tuuli Kiiski.

Henkilöstönhallintajärjestelmää ei haluttu hankkia vain HR-tiimin tarpeisiin vaan tavoitteena oli alusta asti tarjota esimiehille helppokäyttöisiä työkaluja henkilöstöön liittyvien työtehtävien hoitamiseen.

”Halusimme, että uusi järjestelmä auttaisi esimiehiä esimerkiksi resurssien tai vuokratyövoiman käytön suunnittelussa ja ennakoivassa työkykyjohtamisessa.”

Samalla järjestelmä lisää läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, sillä Kaukokiidon henkilöstö pääsee muokkaamaan ja tarkastelemaan työnantajan heistä keräämää tietoa.

”Talent mahdollistaa meille myös kehityskeskustelujen toteuttamisen sähköisessä muodossa. Tämä oli yksi nimenomaan henkilöstöstä lähtöisin olevista toiveista, jonka pystyimme nyt uuden järjestelmän avulla toteuttamaan”, Kiiski lisää.

Tuttu teknologia tutun kumppanin kanssa

Kaukokiito päätyi valitsemaan ratkaisuksi Microsoft Dynamics 365 for Talent -järjestelmän. Yksi merkittävistä tekijöistä päätöksen taustalla oli se, että Kaukokiito käytti jo valmiiksi laajasti Microsoftin tuotteita. Vaakakupissa painoivat myös halu valita ajassa kehittyvä ratkaisu.

”Tuntui loogiselta valita samaan tuoteperheeseen kuuluva HR-ratkaisu. Lisäksi Microsoft on selkeästi panostanut Talent-ratkaisun käyttöönottoon, jolloin koimme, että Talent on vahvasti ajassa kehittyvä HR-järjestelmä.”

Talent toimii Kaukokiidolla myös rekrytointiympäristönä. Attract-ominaisuuden avulla hakija pystyy jättämään työhakemuksensa sähköisesti sekä seuraamaan, missä prosessin vaiheessa se Kaukokiidolla etenee.

”Järjestelmä mahdollistaa myös meidän osaltamme helpomman kommunikoinnin hakijoiden suuntaan. Lisäksi esimiehet ja rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt näkevät reaaliaikaisesti, ketkä työpaikkoja ovat hakeneet. Järjestelmä myös helpottaa rekrytointiprosessiamme, sillä mukana on usein useita henkilöitä, jotka sijaitsevat maantieteellisesti eri toimipisteissä”, Kiiski luettelee.

Myös perehdytysprosessin hallinnoiminen hoidetaan Kaukokiidolla nyt Talent-järjestelmän avulla.

Pioneeriasema haastoi, mutta myös antoi

Käyttöönottoprojekti alkoi toukokuussa 2018. Tilanne oli kaikkien osapuolten osalta erityinen, sillä Talent-ratkaisu oli Microsoftillakin vielä uusi tuote ja käyttöönottoprojektit siis vielä harvassa. Pioneeriasema oli kuitenkin Kaukokiidolla tiedossa ja siitä otettiin kaikki hyöty irti.

”Annoimme runsaasti Microsoftille kehitysehdotuksia järjestelmän käytettävyyteenl iittyen sekä autoimme muun muassa suomen kielen kielikäännöksissä”, Kiiski kertoo.

Projektissa ei ollut kyse vain uuden järjestelmän käyttöönotosta vaan laajemmasta toiminnan kehityksestä.

”Digialla oli heti alkuun se tulokulma, ettei tehdä pelkästään järjestelmää vaan pyritään samalla kehittämään sisäisiä HR-prosesseja. Se tuntui mielenkiintoiselta mahdollisuudelta”, Kiiski sanoo.

”Kyseenalaistimme ja hioimme projektin aikana olemassa olevia HR-prosesseja, ja pohdimme, tehdäänkö asioita loogisesti ja järkevästi vai voisiko jotain tehdä vieläkin fiksummin ja liiketoimintaa paremmin tukien. Työkalun käyttöönoton myötä prosessimme tulivat hyvin pitkälti päivitettyä.”

Järjestelmää kehitetään yhä yhteistyössä Digian kanssa erityisesti esimiehiltä tulevien kehitysideoiden ja tarpeiden pohjalta. Lisäksi Kaukokiidolla ollaan kiinnostuneita Talentiin tulevista uusista ominaisuuksista.

”Kehitysaskelia ovat esimerkiksi raportoinnin kehittäminen, sillä Talent mahdollistaa laadukkaan HR-raportoinnin ja tiedolla johtamisen. Haluamme viedä järjestelmää eteenpäin jatkuvan parantamisen periaatteella.”