Liiketoiminnan kehitys asettaa IT:lle uusia vaatimuksia – toiminnanohjaus ja CRM avainasemassa

Asiakkaiden toiveet ohjaavat kehittämään parempia IT-ratkaisuja

Orient Occident pyrkii keskittämään IT-vastuut muutamille, tarkkaan valituille kumppaneille. Niin yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä kuin CRM:kin ovat Digian käsissä. Luottamuksen pohjalla ovat Digian näkemyksellisyys ja asiakkaan liiketoiminnan hyvä tuntemus. Kaiken keskiössä on paremman palvelun tarjoaminen Orient Occidentin asiakkaille.

Orient Occident on vuonna 1919 perustettu sisustustekstiilien, lattianpäällysteiden ja mattojen palveleva maahantuoja. Suomalaisen perheyrityksen kädenjälki näkyy niin Suomen eduskunnassa, Viking Linen ja Tallinkin laivoilla kuin useissa Suomen nimekkäimmissä hotelleissa ja ravintoloissa Kalastajatorpasta Graniittilinnaan.

Orient Occidentin liiketoiminta pyörii Digia Enterprise -toiminnanohjausjärjestelmässä: Logistiikka, myynti- ja ostotilaukset, varasto ja taloushallinto. Järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2007. Toimitusjohtaja Mikko Puputti työskenteli tuolloin perheyrityksen kehittämispäällikkönä, ja oli mukana projektipäällikkönä valitsemassa uutta ERP-järjestelmää.

”Silloin käytiin aika perusteellisesti eri järjestelmiä läpi. Halusimme suomalaisen kumppanin, jolla on tuotekehitys Suomessa”, toimitusjohtaja Puputti kertoo.

”Digia Enterprise -toiminnanohjaus oli lopulta paras kokonaisuus. Löytyi järjestelmä, joka on meille soveltuva, ja niiltä osin kun piti tehdä muutoksia, Digia oli joustava. Tarjolla oli siis hyvä ’valmispaketti’, jonka kumppani pystyi kuitenkin sovittamaan prosesseihimme”, Mikko Puputti kertoo.

Huolellinen taustatyö ja valintaprosessi kantoivat pitkälle. Digia Enterprise palveli monta vuotta Orient Occidentin tarpeita lähes sellaisenaan, ja vain pienille kehitystöille on ollut tarvetta. Viimeisen parin vuoden aikana tilanne kuitenkin muuttui.

”Asiakaskunnastamme alkoi kummuta tarpeita erilaisille uusille palveluille”, Mikko Puputti kuvailee.

”Koska haluamme toimia erittäin asiakaslähtöisesti, päätimme lähteä aktiivisesti kehittämään palveluitamme. Sitä kautta IT on viimeisen parin vuoden aikana noussut isompaan rooliin osana strategiaamme, ja myös toiminnanohjaukselle syntyi muutostarpeita”, Mikko Puputti kertoo.

 Jotta toiminnanohjaus vastaisi paremmin muuttuvan liiketoiminnan haasteisiin, Digia Enterprise päätettiin päivittää uudempaan versioon.

Joustavat järjestelmät takaavat paremman palvelun asiakkaille

Esimerkkinä uusista palveluista Mikko Puputti mainitsee verkkokaupan, jonka Orient Occident toteuttaa vuoden 2016 aikana.

”Digia Enterprise -versionvaihto mahdollisti uuden tuotetiedonhallinnan käyttöönoton. Sen ansiosta verkkokaupassa on yksityiskohtaiset tuotetiedot esimerkiksi materiaalista ja muista ominaisuuksista sekä ajantasaiset tiedot varastosaldoista ja toimitusajoista”, Mikko Puputti kertoo.

Versionvaihdon yhteydessä Digia Enterpriseen yhdistettiin myös Unifaun-kuljetustenhallintajärjestelmä. ”Kun toimitukset hoidetaan alusta loppuun sähköisesti, syntyy vähemmän toimitusvirheitä ja toimitusten seurattavuus on parempi”, Mikko Puputti kertoo.

Kolmas suuri uudistus oli omista konesaleista luopuminen ja käyttöpalveluun siirtyminen.

”Uskomme, että ratkaisu tuo meille pidemmällä aikavälillä lisää joustoa ja ketteryyttä. Meidän ei tarvitse ylläpitää ylimitoitettua palvelintilaa varmuuden vuoksi. Jos tarvitsemme lisää kapasiteettia palvelimille tai haluamme ottaa käyttöön uusia sovelluksia, se on helposti sovittavissa, ja aika päätöksestä toteutukseen on lyhyt”, Puputti kuvailee.

Toisaalta kyse on arjen toimintavarmuudesta.

”Jos palvelimiin tulisi yhtäkkiä ongelmia, minulla on aika korkea luotto asiantuntijoihin, jotka tietävät, miten tilanne korjataan – verrattuna siihen, jos kyseessä olisivat omat palvelimme, joiden ongelmia alkaisimme selvitellä”, Puputti tiivistää.

Uudistusten kautta tavoitellaan joustavaa järjestelmäkokonaisuutta, joka tukee toiminnan kehittämistä ja mahdollistaa uusien palveluiden ja sovellusten helpon käyttöönoton.

Kaikki tämä tähtää yhteen asiaan: parempaan palveluun suunnittelijoille, arkkitehdeille ja jälleenmyyjille – Orient Occidentin asiakkaille.

Paikallinen kumppani auttaa ottamaan kaiken irti CRM:stä

Loppuvuodesta 2015 Orient Occidentin asiakkuudenhallintajärjestelmä, Microsoft Dynamics CRM, siirrettiin Digialle, kun ylläpito vanhalla toimittajalla päättyi.

Puputti kuvailee CRM:ää yritykselle kriittiseksi tietopankiksi.

”CRM:ssä on kaikki tieto asiakkaistamme. Aiemmin asiakastiedot olivat meillä useassa eri paikassa. Yksi selkeä järjestelmä sujuvoittaa ja nopeuttaa toimintaa. Tieto on ajantasaisesti kenen tahansa saatavilla. Se on tärkeää siinä tilanteessa, kun jonkun on tuurattava toista – ja arkipäivän työssä ylipäätään”, Mikko Puputti kertoo.

CRM on olennaisessa roolissa paitsi myynnin ja markkinoinnin ohjaamisessa, myös projektien seuraamisen kannalta. Projekteja voi olla käynnissä satoja samaan aikaan. Ajantasainen tieto niistä löytyy toiminnanohjauksesta ja CRM-järjestelmästä.

"CRM:n haltuunotto Digialle sujui nopeasti ja meni oikein hyvin ilman pienintäkään kitkaa. Nyt jatkamme yhdessä CRM:n käytön kehittämistä”, Mikko Puputti kertoo.

Dynamics CRM -järjestelmä on Orient Occidentilla käytössä pilvipalveluna, mikä tuo Puputin mukaan järjestelmään tiettyä dynaamisuutta.

”Pyrimme välttämään räätälöintiä, mutta Microsoft Dynamics CRM -järjestelmässä on niin paljon ominaisuuksia, että se on aika helppoa. Päivityksiä tulee pari kertaa vuodessa, ja päivitysten myötä käyttöön tulee usein uusia, kiinnostavia ominaisuuksia”, Puputti kertoo ja mainitsee esimerkkinä Social Engagement -toiminnon.

”Olimme hiljattain avanneet yrityksellemme sosiaalisen median tilit. Digian kontaktihenkilön kanssa tuli tästä puhetta ja hän kysyi, tiesimmekö, että CRM:ssä on Social engagement -työkalu sosiaalisen median hyödyntämiseen. No, emme tienneet. Ryhdyimme sitten yhdessä miettimään, kuinka voisimme hyödyntää työkalua”, Mikko Puputti kertoo.

”Digia on meille paikallinen kumppani, jonka kautta saamme ison yrityksen järjestelmän käyttöön ja toisaalta apua sen soveltamiseen meille sopivalla tavalla. Digialaiset tuntevat meidät vuosien yhteistyön jälkeen ja tietävät, miten juuri me saamme parhaan hyödyn irti järjestelmästä”, Puputti kiteyttää.

IT-vastuiden keskittäminen syventää ymmärrystä – mutta vaatii luottamusta

Orient Occident pyrkii keskittämään IT-vastuut yhä selkeämmin muutamille, valituille kumppaneille.

”Meillä ei ole omaa tietohallintoa. Se tarkoittaa, että tarvitsemme IT-kumppaneita, jotka varmistavat tietojärjestelmiemme luotettavan toiminnan. Kumppaniverkosto ei saa kuitenkaan olla liian iso. Hallittavan kokoinen verkosto takaa kustannustehokkuuden ja ketteryyden”, Puputti kiteyttää.

Muun muassa tästä syystä Enterprise-toimittajana tutuksi tullut Digia oli luonteva valinta, kun CRM-järjestelmälle etsittiin toimittajaa: päivittäinen toiminta on helpompaa, kun voi asioida yhden ja saman kumppanin kanssa. Orient Occidentilla on Digia Enterprisen kyljessä käytössä vielä Digian Ote-sovellukset varaston käsipäätteissä.

Mikko Puputti uskoo, että mitä paremmin kumppanit tuntevat toisensa, sitä parempia ratkaisuja yhdessä osataan kehittää.

”Kun keskittää enemmän asioita samalle taholle, opitaan tuntemaan toisemme ja kumppaneiden välinen ymmärrys syvenee. Totta kai se vaatii luottamusta. Se luottamus pitää ansaita ja kyllä, digialaiset ovat lunastaneet luottamuksemme. Arvostan esimerkiksi sitä, että voimme puhua aika suoraan,” Mikko Puputti pohtii.

Hänen mielestään on inhimillistä, että IT-projekteissa ilmenee ajoittain haasteita.

”Olennaista on, kuinka haasteet ratkotaan, ja kuinka toimintaa ylläpidetään ja kehitetään yhdessä isossa kuvassa. Sitä ei joku pieni ongelma projektissa kaada”, Puputti tiivistää.

Digian ja Orient Occidentin kumppanuudesta hän kiittää myös Digian sitoutumista Enterprise-järjestelmän kehittämiseen.

”Olemme olleet tyytyväisiä siihen, että Digialla on vuosien aikana panostettu järjestelmään ja kehitetty sitä. Digia Enterpriselle on tullut koko ajan uusia käyttäjiä ja se on pysynyt elinvoimaisena. Ei lähdetä rönsyilemään, vaan yhteisiä asioita kehitetään pitkäjänteisesti”, Mikko Puputti pohtii.

”Ja toinen asia: ihmiset. Ihmiset selvästi tykkäävät olla Digialla töissä. Siitäkin syntyy pitkäjänteisyyttä: Digialla on opittu tuntemaan meidät, ja saamme teiltä näkemyksellistä kumppanuutta. Se tiivistyy molemminpuolisena luottamuksena", Mikko Puputti kiteyttää.