Case Premix

Ennen NetSuiteen siirtymistä Premix oli tilanteessa, jossa yrityksen käytössä oli jopa kolme erillistä ERP-järjestelmää palvelemassa eri tarpeita: taloudenhallintaa, asiakkuudenhallintaa sekä valmistusta. Nämä erilliset järjestelmät eivät kommunikoineet keskenään, joten muutos oli dataohjautuvaksi tähtäävälle organisaatiolle välttämätön. Kansainväliselle yritykselle prosessien sekä järjestelmien yhtenäistäminen kaikissa lokaatioissa toi myös kustannussäästöjä. Eri järjestelmien yhtenäistäminen tuki tiedolla johtamisen tavoitteita sekä kokonaisuuden hallintaa ja samalla yritys pystyi rakentamaan ennakoivasti myös tulevaisuuden kasvua tukevia järjestelmiä ja automatisoitua tiettyjä rutiinitöitä.

Järjestelmien uudistusprojektiin lähdettiin vaiheittain ja ensimmäinen siirtymä NetSuiteen tehtiin taloudenhallinnassa. Digia on ollut kumppanina projektissa alusta alkaen. Asteittainen siirtymä oli tietoinen valinta, joka helpotti toteutusta ja pienensi riskejä, kun eteen tulevia haasteita voitiin korjata jo ennen seuraavien toiminnallisuuksien käyttöönottoa. ”On helpompaa jatkaa uusilla moduuleilla, kun ne liitetään samaan järjestelmään. Digian kanssa työskentelystä teki helppoa myös tiimin vahva ymmärrys liiketoiminnastamme, taustastamme ja tarpeistamme – tämä on kasvattanut luottamustamme Digiaan kumppanina ja toimii hyvänä pohjana yhteistyölle”, Järveläinen toteaa.

Nyt suuri osa premixiläisistä käyttää NetSuitea jossain muodossa, kun tuotehallinta, päivittäinen tilaus-toimitusketjun hallinta ja CRM ovat kaikki samassa järjestelmässä. Kriittisin muutos on ollut tilaus-toimitusketjussa: nyt niin varasto, asiakaspalvelu, tilausten ja laskujen käsittely sekä tilausten lähetys tapahtuu samalla alustalla. Aiemmin myös asiakasdataa löytyi useammasta järjestelmästä, joiden väliltä puuttui yhteys ja tieto ei kulkenut. Uudistuksen jälkeen Premixin asiakasvastaavilla on mahdollisuus seurata asiakkaan koko polkua ja tarjota uusia mahdollisuuksia dataan perustuen. ”NetSuite on käyttäjäystävällinen valinta ja järjestelmämme on nyt aivan eri aikakaudelta kuin aiemmin. Tämä on muovannut myös meidän brändiämme melko konservatiivisella teollisuuden alalla – asiakkaammekin ovat huomanneet, että haluamme hyödyntää moderneja työkaluja meidän arjen hallinnassa”, Järveläinen kertoo.

Premixille rakennettuun NetSuite-toteutukseen on tehty jonkin verran heidän erityistarpeisiinsa soveltuvia räätälöintejä. Esimerkiksi varastonhallintaan Digia räätälöi Premixille työkalun, jolla varastosta saadaan kerättyä oikeat lavat ja erät sujuvasti ilman turhaa näpyttelyä. Tiettyjä rutiinitoimenpiteitä automatisoimalla on saatu varmuutta toimintaan. Myös työnjakoon on nyt saatavissa reaaliaikainen näkymä: Premixillä tiedetään nyt tarkkaan mitä tapahtuu, mitä pitää tehdä seuraavaksi ja kuinka työtä olisi hyvä johtaa ja jakaa. Kaikki tieto on saatu yhteen, eikä henkilöstön tarvitse enää vaihdella eri järjestelmien välillä.

”NetSuite on ollut meille hyvä valinta, jonka laajennettavuus on ollut meille selkeä etu. Näin vuoden käytön jälkeen voin sanoa, että olemme nähneet ison osan suunnitelluista ja tavoitelluista hyödyistä, ajatellen esimerkiksi datalla johtamista. Käyttäjämme ovat myös olleet todella aktiivisia prosessin aikana – tämä on ollut meille iso investointi, joten on tärkeää saavuttaa luvattu toimivuus”, Järveläinen summaa. Järjestelmän muutos on näkynyt premixiläisten arjessa monella tapaa, ja henkilöstön koulutus on ollut avainasemassa muutoksen onnistumisessa. Esimerkiksi myynnin kanssa on järjestetty käyttöönottovaiheessa viikoittain klinikoita, joissa aktiivisella dialogilla ja harjoittelulla uusi järjestelmä on saatu toimimaan ja muutos vietyä läpi.

Yllätyksiltä ei koskaan täysin vältytä, mutta Digian aktiivisuus ja yhdessä kehittäminen saavat kiitosta. ”Digian konsulttien kanssa kommunikaatio ja työskentely on projektin aikana pelannut erittäin hyvin. Digialaisista on huokunut aito kiinnostus Premixin toimintaa kohtaan ja voimme luottaa siihen, että konsultit esittävät meille parhaita mahdollisia ratkaisuja. Kaikkea ei voi suunnitella etukäteen ja ongelmien tullessa vastaan digialaiset ovat reagoineet nopeasti ja tukea on aina saanut”, kertoo Järveläinen.