Skip to content
ERP D365

Case UFF

Kymmeniä tunteja vähemmän manuaalista työtä Dynamics 365 Business Centralin avulla 

UFF uudisti taloushallinnon järjestelmänsä ottamalla käyttöön Digian toimittaman Microsoft Dynamics 365 Business Centralin ja DaaS-raportointipalvelun. Uusien järjestelmien ansiosta raportointi voitiin osittain automatisoida ja manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi.

Lue tiivistelmä (tekoälyn generoima, ihmisen tarkastama)

  • UFF uudisti taloushallinnon järjestelmänsä ottamalla käyttöön Microsoft Dynamics 365 Business Centralin ja Digian DaaS-raportointipalvelun, mikä mahdollisti raportoinnin automatisoinnin.
  • Manuaalinen työ väheni merkittävästi, erityisesti viikkoraportoinnissa – säästöä kertyy kymmeniä työtunteja kuukaudessa.
  • Tiukka projektijohtaminen ja luottamus Digiaan varmistivat onnistuneen käyttöönoton ja loivat pohjan jatkokehitykselle.
 
 

UFF on suomalainen kiertotalouden toimija ja ilmastotyön ja kehitysyhteistyön parissa työskentelevä hyväntekeväisyysorganisaatio. Järjestö hallinnoi koko maan kattavaa vaatekeräyspalvelua ja lähes kolmeakymmentä kierrätettyjen vaatteiden myymälää Helsingistä Ouluun. Lisäksi se tekee tärkeää viestintätyötä kiertotalouden ja ympäristötietoisuuden kasvattamiseksi. 

Vuonna 2023 järjestö päätti uudistaa taloushallinnon sovelluksensa. Elinkaarensa lopussa olleiden pisteratkaisujen tilalle haluttiin kokonaisvaltainen järjestelmä, joka tukisi tehokasta työnohjausta ja vähentäisi manuaalisen työn määrää.  

Kilpailutuksen kautta ratkaisuksi valittiin Digian toimittama Microsoft 365 Business Central ja DaaS-raportointipalvelu (Data-as-a-Service).

Mitä teimme

  • Taloushallinnon järjestelmä
  • Data ja analytiikka
  • Integraatiot ja data

Millä teimme

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Digia DaaS
  • ExFlow ja pankkiohjelma 

Tarkkoja tuntimääriä emme ole laskeneet, mutta uskallan arvella, että meiltä säästyy kymmeniä työtunteja kuukaudessa uusien järjestelmien ansiosta.

Tiina Kuusela, henkilöstön kehityspäällikkö, UFF

Dynamics 365 ja DaaS-raportointipalvelu vastasivat järjestön tarpeisiin

Hankkeesta vastanneiden pääkirjanpitäjä Kristiina Vuorimiehen ja henkilöstön kehityspäällikkö Tiina Kuuselan mukaan järjestelmän valinnassa painotettiin korkeaa automaatioastetta, työnohjaustoiminnallisuuksia ja integroitavuutta. Lisäksi raportointia haluttiin kehittää aiempaa automaattisemmaksi ja UFF:n eri osastojen toimintaa paremmin tukevaksi.  

D365 Business Central vastasi järjestön toiminnallisiin vaatimuksiin, ja sen rinnalla tarjottu DaaS lupasi ratkaista raportoinnin haasteet. Digian tiimistä löytyi puolestaan osaaminen ottaa huomioon järjestön erityistarpeet, kuten moninaiset ALV-käytännöt. 

”Toimitettu ratkaisu vastasi pitkälti odotuksiamme ja loi pohjan jatkokehitykselle, jota teemme edelleen”, Vuorimies sanoo. 

Merkittävää ajansäästöä manuaalista työtä vähentämällä

UFF:n hankkeesta saavuttamat hyödyt ovat olleet merkittäviä. Manuaalisen työn määrä talous- ja henkilöstöhallinnossa on vähentynyt, ja esimerkiksi paperien arkistoinnista on voitu luopua lähes kokonaan. 

Erityisen huomattavaa ajansäästö on ollut kuitenkin viikkoraportoinnissa. Aiemmin taloushallinnossa käsin kootut raportit muodostuvat nyt automaattisesti kirjanpitoaineistosta, ja eri osastoilla on mahdollisuus vastata itsenäisesti raportointitarpeisiinsa.  

Myös muilla osa-alueilla on saavutettu huomionarvoisia parannuksia.  

”Tarkkoja tuntimääriä emme ole laskeneet, mutta uskallan arvella, että meiltä säästyy kymmeniä työtunteja kuukaudessa uusien järjestelmien ansiosta”, Kuusela kertoo. 

Tiukka projektijohtaminen tuki hankkeen valmistumista

Järjestelmähanke alkoi alkuvuodesta 2024, ja käyttöönoton ensimmäinen vaihe saatiin valmiiksi saman vuoden kesäkuussa. DaaS-raportointiratkaisu otettiin tuotantokäyttöön alkuvuodesta 2025. 

Sekä Vuorimies että Kuusela kiittelevät Digian tiimiä jämptistä projektijohtamisesta hankkeen aikana. 

”Tämä oli meille suuri muutos, sillä taloushallinnon järjestelmien lisäksi uusimme samalla myös palkanlaskennan- sekä kulu- ja matkalaskuohjelmistot. Digia auttoi varmistamaan, että pysyimme käyttöönoton osalta aikataulussa, vaikka joiltakin osin alkuperäisiä suunnitelmia pitikin muuttaa”, Vuorimies kertoo.

Luottamus Digian tiimiin syntyi heti projektin alkaessa

Luottamus Digiaan kumppanina syntyi heti hankkeen alussa ja se vain vahvistui projektin edetessä. Vuorimies ja Kuusela kertovat, ettei haasteiden kanssa tarvinnut painiskella yksin, vaan Digian tiimiltä sai apua ja tukea aina tarvittaessa.  

Vaikka saavutetut hyödyt ovat olleet merkittäviä, uskotaan UFF:lla, että työn tehokkuutta voidaan vieläkin parantaa. Järjestelmän kehittämistä onkin jatkettu pienempien kokonaisuuksien osalta myös projektivaiheen jälkeen.   

”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Digian kanssa tehtyyn yhteistyöhön, ja uskomme sen jatkuvan pitkään niin jatkokehityksen kuin tukipalveluidenkin osalta”, Vuorimies sanoo.

Pysy ajankohtaisena

Teknologia muuttaa maailmaa kiihtyvällä vauhdilla. Digia Horizon -uutiskirje pitää sinut ajan tasalla uusimmista ilmiöistä ja siitä, miten teknologia auttaa rakentamaan älykästä liiketoimintaa.