Neljä askelta kohti hallittua kansalaiskehittämistä

Low-coden ja sovelluskehityksen demokratisoinnin mukanaan tuomat haasteet taklataan tehokkaalla hallintamallilla ja -työkaluilla.

Nykypäivän vähäkoodisten eli low-code-alustojen mahdollistama sovelluskehitys, niin kutsuttu kansalaiskehittäminen voi tuoda bisneksellesi muutamia perustavanlaatuisia hyötyjä:

• Liiketoimintayksiköiden, funktioiden ja yksittäisten asiantuntijoiden tarvitessa enemmän digityökaluja voivat käyttäjät osallistua tarvitsemiensa ratkaisujen ketterään kehitykseen – joskus jopa itse rakentaa ne
• Organisaatiosi saa kustannustehokkaat ratkaisut juuri oikeaan tarpeeseen, vaikka sovelluksia ja automaatioita pullonkaulojen avaamiseksi tarvittaisiin yhä nopeammalla tahdilla eivätkä valmisratkaisut soveltuisi kaikkiin tilanteisiin
• Sovellusviidakon keskellä tuskaileville työntekijöillesi, asiakkaillesi ja sidosryhmille saadaan rakennettua yhtenäinen käyttäjäkokemus, jossa tieto kulkee saumattomasti riippumatta siitä, missä taustajärjestelmässä data sijaitsee

Onko low-code jo käytössä – ja tiesitkö siitä?

Microsoftin low-code- eli Power Platform -työkalut sovellusten ja automaatioiden rakentamiseen saattavat olla sinunkin organisaatioillasi jo käytössä – tiesitpä siitä tai et. Microsoft 365-, aiemmin Office-nimellä tunnettuihin lisensseihin sisältyy vähintäänkin oikeus käyttää, nykyään useimpiin myös oikeus itse luoda automaatiota, sovelluksia ja työkaluja datan käsittelyyn. Nämä mahdollisuudet on organisaatioissa usein ainakin joku käyttäjäryhmä myös jo hyödyntänyt, koska perustoiminteetkin antavat jo paljon eväitä oman työn tehostamiseen. Esimerkiksi henkilökohtaisten prosessiautomaatioiden kuten RPA:n (Robotic Process Automation) tekemiseen tarkoitetut ratkaisut tulevat Windows 10:n mukana ilman lisäveloitusta.

Mittavat hyödyt tuovat mukanaan myös riskejä

Kiistämättömistä hyödyistään huolimatta low-code-alustat ja niiden avulla rakennetut sovellukset ja automaatiot sisältävät myös riskejä. Hurjimmillaan Office-lisensseillä käytettävillä Power Platform -automaatiotyökaluilla voi vaikka ladata kaikki organisaation tiedot Sharepointista ja vahingossa julkaista ne yrityksen ulkopuolelle.

Yleisimmin low-code-kysymyksiä ja -huolta aiheuttavatkin juuri sovellusten tietoturvallisuus. Myös vastuut esimerkiksi tietohallinnon ja liiketoimintojen välillä​, tiedon varastointi ja hallinta ja sovellusten pääsyoikeuksien ja elinkaarten keskitetty hallinta saattavat mietityttää. ​​Nämä haasteet ja niihin liittyvät ennakkoluulot on low-code-matkaansa aloittelevassa tai sille jo lähteneessä organisaatiossa hyvä tiedostaa alkumetreillä ja ottaa alustan käyttö ja hyödyntäminen hallintaan.

Askel askeleelta hallitulle low-code-polulle

Low-code-sovelluksilla ja -automaatioilla organisaation dataa voi siis helposti muokata, siirtää, kopioida, luoda ja rikastaa. Mahdollisuuksien moninaisuus ja toteutustyön helppous aiheuttaa myös sen, että datasta, tuosta nykypäivän öljystä on pidettävä hyvää huolta. Hallittavuudeltaan Microsoftin Power Platform on selkeästi low-code-alustojen parhaimmistoa, sillä sen hallinta- ja ylläpitotyökalut ovat monia muita alustoja huomattavasti kattavammat ja monipuolisemmat. Microsoft Power Platform -alustalle rakennettujen sovellusten ja automaatioiden ja niiden sisältämän datan hallintaan onkin otettavissa muutama helppo askel.

Askel #1: data haltuun

Digitalisaatiokeskustelussa yleisesti ollaan lähes aina tekemisissä datan kanssa. Automaatio oikein hallittuna on hyvä renki, mutta vahingossa tai vahingontekomielessä sillä saa hallitsemattomissa ympäristöissä aikaan rumaa jälkeä. Parilla todella yksinkertaisella perusasialla päästään jo pitkälle.

Ensimmäinen askel on huolehtia, että yrityksen tärkeimmät tiedot eivät sijaitse Microsoft-alustan oletusympäristössä, sillä siihen ja siellä sijaitseviin tietoihin on lähtökohtaisesti pääsy ihan kaikilla. Kun tietojen tallennusympäristö on valittu, on vielä olennaista varmistaa, että näiden ympäristöjen pääsyoikeudet ovat kunnossa ja että hallinta toteutettu asianmukaisesti Azuren pääsynhallintatyökaluilla.

Askel #2: sovellusten tietoturvakäytännöt ja elinkaaren hallinta selviksi

Kun tieto on turvattu, on seuraavaksi pidettävä huolta itse sovelluksista, joissa tietoa käytetään ja hyödynnetään. Varmista siis sovellusten jatkumo, vaikka ne toteuttanut kehittäjä esimerkiksi päättäisi lähteä yrityksestä. Poista turhat tai käyttämättömät sovellukset ja automaatiot. Ne syövät tallennustilaa ja saattavat aiheuttaa tietoturvaongelmia. Lisäksi jokainen ratkaisu, sovellus ja automaatio tulee dokumentoida, jotta tiedetään sen olevan sääntöjenmukainen ja että ylläpito jatkuu, vaikka ylläpitäjä vaihtuisikin.

Askel #3: Power Platform -alustalle läpinäkyvä hallinta ja hallinnan raportointi

Kolmas askel hallittuun kansalaiskehittämiseen on läpinäkyvyys. Raportoi kaikki low-code-alustalle toteutetut ratkaisut ja jaa tilannekuva kaikille käyttäjille – yrityksen koosta riippumatta. Raportointi toteutetaan Power Platformissa Power BI -analytiikkatyökalulla, ja raportti on helposti jaettavissa halutulle käyttäjäjoukolle. Avoimuus siihen, mitä muut ovat tehneet auttaa huomaamaan poikkeamat, herättää kehitysideoita ja luo oivalluksia.

Askel #4: Datan oikeellisuus ja sen hallinta

Kun alustaan liittyvät askeleet on otettu, on aika keskittyä itse datan laadun varmistamiseen. Siihen Power Platform tarjoaa myös erinomaisia työkaluja. Alla muutamia esimerkkejä toteutetuista automaatioista.

1. Henkilötunnusten näkyvyys sovelluksissa
   GDPR eli EU:n tietosuoja-asetus lienee jo kaikille tuttu juttu. Esimerkiksi käyttäjien tai asiakkaiden henkilötunnukset eivät saisi näkyä kuin niille henkilöille, jotka niitä oikeasti tarvitsevat. Power Platformin työkaluilla tiedon näkyvyys voidaan rajata käyttöoikeusryhmille automaattisesti.
2. Automaattiset poistot ja tiedon anonymisointi
   Halutuin kriteerein voidaan automaattisesti poistaa tiedot sovelluksista kokonaan tai anonymisoida osa tiedoista esimerkiksi tilanteissa, jossa tiettyä asiakasta ei ole kontaktoitu yli vuoteen tai asiakasyrityksen toiminta on kokonaan loppunut.
3. Asiakas- tai kumppaniyritysten tietojen säännönmukaiset tarkistukset esimerkiksi ALV-rekisteristä voidaan automatisoida. Näin vähennetään manuaalista työtä ja vapautetaan aikaa tuottavampiin ja mielekkäämpiin tehtäviin.
4. Automaatio yhdistettynä Power Platformin tekoälyominaisuuksiin voi helpottaa myös kulukuittien syöttämistä. Kuittien toimittaminen hoituu matkapuhelimen sovelluksella ja kameralla. Taustalla tiedot luetaan kuitilta ja syötetään haluttuun paikkaan automaattisesti. Virheiden määrä vähenee, datan laatu paranee ja naputtelun tuska minimoidaan.

Jos kiinnostuit aiheesta tai low-code-kehittämisen käytännöt ja hallinta organisaatiossasi mietityttävät, kerro siitä meille. Katsotaan yhdessä, miten saadaan teillä hommat hanskaan!

Digian Low-code-lähettiläät-blogisarjassa avaamme matalakoodisen eli low-code-kehittämisen mahdollisuuksia liiketoiminnan digitalisoimiseen. Blogeissa joukko eritaustaisia Digian asiantuntijoita kuvaa omia kokemuksiaan siitä, kuinka parempaa digiarkea rakennetaan low-code-työkaluilla aiempaa ketterämmin ja monenlaisten ihmisten yhteistyönä. Löydät kaikki Low-code-lähettiläiden tekstit täältä.